Gmail વડે તમારી સંસ્થાને ઑપ્ટિમાઇઝ કરો
ઉત્પાદકતા મેળવવામાં અનિવાર્યપણે તમારા ઇનબોક્સને વધુ સારી રીતે ગોઠવવાનો સમાવેશ થાય છે. ખરેખર, ખરાબ રીતે સંચાલિત ઈમેઈલ ઝડપથી તાણ અને સમયનો વ્યયનો સ્ત્રોત બની શકે છે. Gmail ના તમારા ઉપયોગને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા માટે, તમારા માટે ઘણી સુવિધાઓ ઉપલબ્ધ છે. તેમાંથી, કીબોર્ડ શૉર્ટકટ્સનો ઉપયોગ એ તમારા ઇમેઇલને લખવા અને મેનેજ કરવાનું સરળ બનાવવા માટે એક સરસ રીત છે. Gmail સેટિંગ્સમાં આ વિકલ્પને સક્રિય કરીને, તમે ઉપલબ્ધ શોર્ટકટ્સની સંપૂર્ણ સૂચિનો સંપર્ક કરી શકશો અને કાર્યક્ષમતા મેળવવા માટે તેનો લાભ લઈ શકશો.
આગળ, લેબલ્સનો ઉપયોગ કરીને ઈમેલનું વર્ગીકરણ કરવું એ તમારા ઇનબોક્સના શ્રેષ્ઠ સંગઠન માટે એક મૂલ્યવાન ટિપ છે. કસ્ટમ લેબલ્સ બનાવીને અને તેમને ઝડપથી ઓળખવા માટે રંગો સોંપીને, તમે તમારા ઈમેઈલને વધુ સ્પષ્ટ અને સંરચિત રીતે વર્ગીકૃત કરી શકશો. ફિલ્ટર્સનો પણ ઉપયોગ કરી શકાય છે આ કાર્યને સ્વચાલિત કરો અને તમારો સમય બચાવો.
તમારા ઇનબૉક્સમાં ગડબડ ન થાય તે માટે, બિનજરૂરી ઇમેઇલ્સને આર્કાઇવ કરવા અથવા કાઢી નાખવાનું મહત્વપૂર્ણ છે. આ તમને મહત્વપૂર્ણ સંદેશાઓ પર વધુ સારી રીતે ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની અને તમારા ઇમેઇલને સંચાલિત કરવાના તણાવને ઘટાડવાની મંજૂરી આપશે. આ ઉપરાંત, "સ્નૂઝ" ફંક્શન એ એક રસપ્રદ વિકલ્પ છે ઇમેઇલ થોભાવવા માટે અને જ્યારે તમે તેની સાથે વ્યવહાર કરવા માટે તૈયાર હોવ ત્યારે તેને પછીથી ફરીથી દેખાડો.
છેલ્લે, ઈમેઈલનો ઝડપથી પ્રતિસાદ આપવા માટે Gmail દ્વારા ઓફર કરાયેલા સૂચવેલા જવાબોનો ઉપયોગ કરવાનું વિચારો. આ સુવિધા તમને પરિસ્થિતિને અનુરૂપ પૂર્વ-લિખિત જવાબો આપીને તમારો સમય બચાવશે. તમે અલબત્ત તમારી શૈલી અને તમારી જરૂરિયાતો અનુસાર તેમને કસ્ટમાઇઝ કરી શકો છો.
આ ટીપ્સ લાગુ કરીને, તમે તમારી સંસ્થા અને તમારી દૈનિક ઉત્પાદકતામાં ઝડપથી સુધારો જોશો.
અસરકારક સહયોગ માટે અદ્યતન સુવિધાઓને માસ્ટર કરો
સહયોગ અને સંદેશાવ્યવહાર એ વ્યવસાય ઉત્પાદકતાના મુખ્ય ઘટકો છે. Gmail આ પાસાઓને સરળ બનાવવા અને તમને તમારા સાથીદારો સાથે અસરકારક રીતે કામ કરવાની મંજૂરી આપવા માટે ઘણી અદ્યતન સુવિધાઓ પ્રદાન કરે છે.
સૌ પ્રથમ, "શેડ્યૂલ મોકલવાનું" કાર્ય તમારા સમયને શક્ય તેટલું મેનેજ કરવા માટે એક મૂલ્યવાન સંપત્તિ છે. ચોક્કસ તારીખ અને સમયે મોકલવા માટે તમારા ઇમેઇલ્સ શેડ્યૂલ કરીને, તમે તમારા મહત્વપૂર્ણ સંદેશાઓ અગાઉથી તૈયાર કરી શકો છો અને અવગણના ટાળી શકો છો. આ ફંક્શન તમારા મેઇલિંગને તમારા પ્રાપ્તકર્તાઓના ટાઇમ ઝોનમાં અનુકૂલન કરવા માટે અને આમ અન્ય દેશોમાં સ્થિત સાથીદારો સાથે વાતચીતની સુવિધા આપવા માટે પણ ઉપયોગી છે.
આગળ, Gmail સાથે Google Meetનું એકીકરણ તમને તમારા ઇનબૉક્સમાંથી જ ઑનલાઇન મીટિંગ હોસ્ટ કરવા અને તેમાં જોડાવા દે છે. તમે Gmail છોડ્યા વિના તમારા સહકર્મીઓ અને ભાગીદારો સાથે વિડિઓ મીટિંગ્સ શેડ્યૂલ કરી શકો છો. આ સુવિધા તમને રિમોટ કોમ્યુનિકેશન અને સહયોગને મોટા પ્રમાણમાં સુવિધા આપે છે, જે તમને વાસ્તવિક સમયમાં વિનિમય કરવા માટે એક સરળ અને અસરકારક સાધન પ્રદાન કરે છે.
ઉપરાંત, Google ડ્રાઇવનો ઉપયોગ એ સાથીદારો સાથે દસ્તાવેજો શેર કરવા અને વાસ્તવિક સમયમાં પ્રોજેક્ટ્સ પર સહયોગ કરવાની શ્રેષ્ઠ રીત છે. સીધા Gmail થી દસ્તાવેજો, સ્પ્રેડશીટ્સ અથવા પ્રસ્તુતિઓ બનાવીને અને શેર કરીને, તમે તમારી ટીમના અન્ય સભ્યો સાથે એકસાથે કામ કરી શકો છો, ઇમેઇલ દ્વારા બહુવિધ સંસ્કરણોની આપલે કર્યા વિના.
છેલ્લે, Gmail માટે ઉપલબ્ધ ઘણા એક્સટેન્શન્સનું અન્વેષણ કરવા માટે નિઃસંકોચ રહો, જે તમને તમારી ઉત્પાદકતા અને સહયોગને વધુ બહેતર બનાવવામાં મદદ કરી શકે છે. બૂમરેંગ, ટ્રેલો અથવા ગ્રામરલી જેવા સાધનો તમારા ઈમેઈલનું સંચાલન કરવા, તમારા પ્રોજેક્ટને ગોઠવવા અથવા તમારી જોડણી અને વ્યાકરણ તપાસવા માટે ખૂબ જ ઉપયોગી થઈ શકે છે.
આ અદ્યતન સુવિધાઓમાં નિપુણતા પ્રાપ્ત કરીને, તમે તમારા સંચાર અને સહયોગ કૌશલ્યોને મજબૂત બનાવશો અને તમારા વ્યવસાયની વાસ્તવિક સંપત્તિ બનશો.
શ્રેષ્ઠ ઈમેલ મેનેજમેન્ટ માટે શ્રેષ્ઠ પ્રયાસો અપનાવો
હવે તમે Gmail ની વિશેષતાઓમાં નિપુણતા મેળવી લીધી છે, તમારા ઈ-મેઈલના શ્રેષ્ઠ સંચાલન માટે શ્રેષ્ઠ પ્રયાસો અપનાવવા જરૂરી છે. આ આદતો તમને વધુ ઉત્પાદક બનવામાં મદદ કરશે અને ભીડવાળા ઇનબોક્સના તણાવને ટાળશે.
પ્રથમ, તમારા ઈમેઈલને તપાસવા અને પ્રક્રિયા કરવા માટે દિવસ દરમિયાન ચોક્કસ સમય સેટ કરવો મહત્વપૂર્ણ છે. તમારા ઇનબોક્સને સતત તપાસવાનું ટાળવાથી, તમે વિક્ષેપો ઘટાડશો અને તમારા પ્રાથમિકતા કાર્યો પર વધુ ધ્યાન કેન્દ્રિત કરશો. તમે, ઉદાહરણ તરીકે, તમારા સંદેશાઓ વાંચવા અને પ્રતિસાદ આપવા માટે બે અથવા ત્રણ સમયના સ્લોટ શેડ્યૂલ કરી શકો છો.
બીજું, સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત ઇમેઇલ્સ લખવાની ખાતરી કરો. સીધા મુદ્દા પર જઈને અને વધુ પડતા લાંબા વાક્યો ટાળીને, તમે તમારા સંદેશાઓને સમજવામાં સરળ બનાવશો અને તમારા અને તમારા પ્રાપ્તકર્તાઓ માટે સમય બચાવશો. ધ્યાન ખેંચવા અને વાતચીતને અનુસરવાનું સરળ બનાવવા માટે સ્પષ્ટ અને પ્રભાવશાળી વિષય રેખાઓનો ઉપયોગ કરવાનું પણ ધ્યાનમાં લો.
પછી, બિનમહત્વપૂર્ણ થ્રેડો માટે સૂચનાઓને અસ્થાયી રૂપે અક્ષમ કરવા માટે "મ્યૂટ" સુવિધાનો ઉપયોગ કરવા માટે મફત લાગે. આ તમને બિન-આવશ્યક સંદેશાઓથી વિચલિત થયા વિના પ્રાથમિકતા ઇમેઇલ્સ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની મંજૂરી આપશે.
છેલ્લે, Gmail અને અન્ય ઉત્પાદકતા સાધનોથી સંબંધિત સમાચાર અને ટિપ્સમાં નિપુણતા મેળવવા માટે તમારી જાતને સતત તાલીમ આપવાનું યાદ રાખો. ઘણી મફત તાલીમ છે ઇન્ટરનેટ પર ઉપલબ્ધ છે, ખાસ કરીને મુખ્ય ઈ-લર્નિંગ પ્લેટફોર્મ પર. તમારા શિક્ષણમાં સમયનું રોકાણ કરીને, તમે તમારી કુશળતા વિકસાવશો અને તમારી વ્યવસાય ઉત્પાદકતામાં વધુ સુધારો કરશો.
આ શ્રેષ્ઠ પ્રથાઓને અનુસરીને અને Gmail ની અદ્યતન સુવિધાઓનો લાભ લઈને, તમે તમારા ઇનબોક્સને અસરકારક રીતે સંચાલિત કરી શકશો અને સાચા નિષ્ણાત બની શકશો.
