તમને મીટિંગમાં આમંત્રણ ઇમેઇલ પ્રાપ્ત થયો છે અને તમારી હાજરીની પુષ્ટિ કરવાની ઇચ્છા છે. આ લેખમાં, અમે તમને જણાવીએ છીએ કે તમારી હાજરીની પુષ્ટિ કરવા માટેના આમંત્રણનો જવાબ આપવો અને તે યોગ્ય ફોર્મમાં કેવી રીતે કરવું તે મહત્વપૂર્ણ છે.
મીટિંગમાં તમારી ભાગીદારીની ઘોષણા કરો
જ્યારે તમે કોઈ મીટિંગમાં આમંત્રણ પ્રાપ્ત કરો છો, તે વ્યક્તિ કે જેણે તેને મોકલ્યો છે તે બેઠકમાં તમારી હાજરીની લેખિત પુષ્ટિની વિનંતી કરી શકે છે. જો ચોક્કસ કિસ્સાઓમાં, તમારી હાજરીની વિનંતી કરવામાં આવતી નથી તેની પુષ્ટિ કરો, તો પણ તે કરવા માટે આગ્રહણીય છે.
ખરેખર, મીટિંગ ગોઠવવાનું જટિલ હોઈ શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે તમને બરાબર ખબર હોતી નથી કે કેટલા લોકો ભાગ લેશે. તમારી હાજરીની પુષ્ટિ આપીને, તમે ફક્ત આયોજકની તૈયારીનું કાર્ય સરળ બનાવશો નહીં, પરંતુ તમે ખાતરી પણ કરી શકશો કે મીટિંગ કાર્યક્ષમ છે, ખૂબ લાંબી નહીં અને સહભાગીઓની સંખ્યાને અનુકૂળ. ખુરશી ઉમેરવા અથવા ફાઇલોને ફરીથી છાપવા જતાં મીટિંગની શરૂઆતમાં 10 મિનિટનો વ્યય કરવો એ ક્યારેય સરસ નથી!
જવાબ આપતા પહેલા ખૂબ લાંબી રાહ જોવી ન રાખવી પણ યાદ રાખજો, ભલે તમે હંમેશાં તમારી ઉપલબ્ધતાની પુષ્ટિ તરત જ કરી શકશો નહીં. અગાઉ પુષ્ટિ થાય છે, તે મીટિંગના સંગઠનને જેટલી વધુ સુવિધા આપે છે (એક બેઠક અંતિમ ક્ષણે ગોઠવી શકાતી નથી!).
મીટિંગ હાજરી પુષ્ટિ ઇમેઇલ શું હોવું જોઈએ?
મીટિંગ પુષ્ટિ ઇમેઇલમાં, નીચેનાનો સમાવેશ કરવો મહત્વપૂર્ણ છે:
- તેના આમંત્રણ માટે વ્યક્તિનો આભાર
- સ્પષ્ટ રીતે તમારી હાજરીની જાહેરાત કરો
- મીટિંગ પહેલાં વસ્તુઓ તૈયાર કરવાની છે કે નહીં તે પૂછીને તમારી સંડોવણી બતાવો
મીટિંગમાં તમારી ભાગીદારીની જાહેરાત કરવા માટે અહીં એક ઇમેઇલ નમૂનો છે.
વિષય: [તારીખ] ની બેઠકમાં મારી ભાગીદારીની પુષ્ટિ
સર / મેડમ,
હું [મીટિંગના ઉદ્દેશ્ય] મીટિંગમાં તમારા આમંત્રણ માટે આભાર વ્યક્ત કરું છું અને [તારીખ] [તારીખ] પર મારી હાજરીની ખુશીથી ખાતરી કરું છું.
કૃપા કરીને મને જણાવો કે જો આ મીટિંગ માટે કોઈ વસ્તુ તૈયાર હોય તો. હું આ વિષય પર કોઈ વધુ માહિતી માટે તમારા નિકાલ પર છું.
આપની,
[સહી]
