अपने उद्देश्य के अनुकूल मानक मॉडल की पहचान करें
व्यवसाय में विभिन्न मानक ईमेल रिपोर्ट टेम्प्लेट का उपयोग किया जाता है। अपनी रिपोर्ट के उद्देश्य के आधार पर सही प्रारूप चुनना आपके संदेश को स्पष्ट और प्रभावी ढंग से संप्रेषित करने के लिए आवश्यक है।
साप्ताहिक या मासिक रिपोर्ट जैसी नियमित निगरानी रिपोर्ट के लिए, प्रमुख आंकड़ों (बिक्री, उत्पादन, आदि) के साथ एक तालिका संरचना का विकल्प चुनें।
बजट या संसाधन अनुरोध के लिए, एक परिचय, अपनी विस्तृत आवश्यकताओं, एक तर्क और एक निष्कर्ष के साथ भागों में संरचित एक फ़ाइल लिखें।
संकट की स्थिति में तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, कुछ चौंकाने वाले वाक्यों में समस्याओं, परिणामों और कार्यों को सूचीबद्ध करके एक सीधी और शक्तिशाली शैली पर दांव लगाएं।
मॉडल जो भी हो, पढ़ने की सुविधा के लिए इंटरटाइटल्स, बुलेट्स, टेबल्स के साथ फ़ॉर्मेटिंग का ध्यान रखें। नीचे दिए गए ठोस उदाहरण आपको पेशेवर और प्रभावी ईमेल रिपोर्ट के लिए प्रत्येक स्थिति के लिए सर्वोत्तम प्रारूप चुनने में मदद करेंगे।
तालिकाओं के रूप में नियमित निगरानी रिपोर्ट
नियमित निगरानी रिपोर्ट, उदाहरण के लिए मासिक या साप्ताहिक, के लिए मुख्य डेटा को उजागर करने वाली एक स्पष्ट और सिंथेटिक संरचना की आवश्यकता होती है।
तालिकाओं में प्रारूप महत्वपूर्ण संकेतकों (बिक्री, उत्पादन, रूपांतरण दर, आदि) को कुछ ही सेकंड में व्यवस्थित और पठनीय तरीके से प्रस्तुत करना संभव बनाता है।
अपनी तालिकाओं को सटीक शीर्षक दें, उदाहरण के लिए "ऑनलाइन बिक्री का विकास (मासिक टर्नओवर 2022)"। इकाइयों का उल्लेख करना याद रखें.
आप संदेश को सुदृढ़ करने के लिए ग्राफिक्स जैसे दृश्य तत्वों को शामिल कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि डेटा सही है और गणना सही है।
प्रत्येक तालिका या ग्राफ़ के साथ 2-3 वाक्यों में प्रमुख प्रवृत्तियों और निष्कर्षों का विश्लेषण करने वाली एक संक्षिप्त टिप्पणी संलग्न करें।
तालिका प्रारूप आपके प्राप्तकर्ता के लिए आवश्यक चीज़ों को शीघ्रता से पढ़ना आसान बनाता है। यह नियमित निगरानी रिपोर्ट के लिए आदर्श है जिसमें मुख्य डेटा की सारांश प्रस्तुति की आवश्यकता होती है।
संकट की स्थिति में प्रभावशाली ई-मेल
किसी आपातकालीन स्थिति में त्वरित प्रतिक्रिया की आवश्यकता होने पर, छोटे, प्रभावशाली वाक्यों के रूप में एक रिपोर्ट चुनें।
समस्या की शुरुआत से ही घोषणा करें: "हमले के बाद हमारा सर्वर डाउन हो गया है, हम ऑफ़लाइन हैं"। फिर प्रभाव का विवरण दें: खोया हुआ टर्नओवर, प्रभावित ग्राहक, आदि।
फिर क्षति को सीमित करने के लिए की गई कार्रवाइयों की सूची बनाएं और जिन्हें तुरंत लागू किया जाना चाहिए। एक महत्वपूर्ण प्रश्न या अनुरोध के साथ समाप्त करें: "क्या हम 48 घंटों के भीतर सेवा बहाल करने के लिए अतिरिक्त संसाधनों पर भरोसा कर सकते हैं?"
किसी संकट में, कुछ सीधे वाक्यों में कठिनाइयों, परिणामों और उत्तरों के बारे में तुरंत सूचित करना महत्वपूर्ण है। आपका संदेश संक्षिप्त और प्रेरक होना चाहिए। इस प्रकार की आपातकालीन ईमेल रिपोर्ट के लिए प्रभावशाली शैली सबसे प्रभावी है।
उदाहरण XNUMX: विस्तृत मासिक बिक्री रिपोर्ट
कृपया हमारी मार्च बिक्री की विस्तृत रिपोर्ट नीचे देखें:
- इन-स्टोर बिक्री
इन-स्टोर बिक्री पिछले महीने से 5% कम होकर €1 रह गई। यहाँ विभाग द्वारा विकास है:
- घरेलू उपकरण: €550 का कारोबार, स्थिर
- DIY विभाग: €350 का कारोबार, 000% कम
- उद्यान अनुभाग: €300 का कारोबार, 000% कम
- रसोई विभाग: €50 का कारोबार, 000% तक
उद्यान विभाग में गिरावट का कारण इस महीने का प्रतिकूल मौसम बताया जा रहा है। रसोई विभाग में उत्साहजनक वृद्धि पर ध्यान दें।
- व्यापार लिस्टिंग
हमारी वेबसाइट पर बिक्री €900 पर स्थिर है। ऑनलाइन बिक्री में मोबाइल की हिस्सेदारी बढ़कर 000% हो गई। हमारे नए स्प्रिंग कलेक्शन की बदौलत फर्नीचर और सजावट की बिक्री तेजी से बढ़ी है।
- विपणन क्रियाएँ
ग्रैंडमदर्स डे के लिए हमारे ईमेल अभियान से रसोई विभाग में €20 का अतिरिक्त कारोबार हुआ।
इंटीरियर डिज़ाइन के आसपास सोशल नेटवर्क पर हमारे संचालन ने भी इस सेगमेंट में बिक्री को बढ़ावा दिया।
- निष्कर्ष
दुकानों में मामूली गिरावट के बावजूद, ई-कॉमर्स और लक्षित विपणन संचालन के कारण हमारी बिक्री ठोस बनी हुई है। हमें उद्यान विभाग में मौसमी गिरावट की भरपाई के लिए सजावट और फर्नीचर पर अपने प्रयास जारी रखने चाहिए।
मैं किसी भी स्पष्टीकरण के लिए आपके निपटान में हूं।
निष्ठा से,
जीन ड्यूपॉन्ट विक्रेता पूर्वी क्षेत्र
दूसरा उदाहरण: नई उत्पाद शृंखला के लॉन्च के लिए अतिरिक्त बजट अनुरोध
जून 2024 के लिए निर्धारित हमारे उत्पादों की नई श्रृंखला के लॉन्च के हिस्से के रूप में आपसे अतिरिक्त बजट का अनुरोध करने का मुझे सम्मान है।
इस रणनीतिक परियोजना का लक्ष्य 20 अतिरिक्त संदर्भों की पेशकश करके जैविक उत्पादों के उछाल वाले खंड तक हमारी पेशकश का विस्तार करना है, जहां मांग प्रति वर्ष 15% बढ़ रही है।
इस प्रक्षेपण की सफलता की गारंटी के लिए अतिरिक्त संसाधन जुटाना आवश्यक है। यहां मेरे संख्यात्मक प्रस्ताव हैं:
- टीम का अस्थायी सुदृढीकरण:
- पैकेजिंग और तकनीकी दस्तावेज़ीकरण को अंतिम रूप देने के लिए 2 महीने में 6 पूर्णकालिक डेवलपर्स की भर्ती (लागत: €12000)
- वेब अभियान के लिए 3 महीने के लिए डिजिटल मार्केटिंग एजेंसी का समर्थन (8000€)
- विपणन अभियान :
- सोशल नेटवर्क पर हमारे प्रकाशनों को प्रायोजित करने के लिए मीडिया बजट (5000€)
- ईमेल बनाना और भेजना: ग्राफिक डिज़ाइन, 3 अभियानों के लिए शिपिंग लागत (7000€)
- उपभोक्ता परीक्षण:
- उत्पादों पर फीडबैक एकत्र करने के लिए उपभोक्ता पैनल का संगठन (4000€)
इस रणनीतिक लॉन्च की सफलता के लिए आवश्यक मानव और विपणन संसाधनों को तैनात करने के लिए यह कुल €36 है।
मैं हमारी अगली बैठक के दौरान इस पर चर्चा करने के लिए आपके निपटान में हूं।
आपकी वापसी लंबित,
Cordialement,
जीन ड्यूपॉन्ट
प्रोजेक्ट मैनेजर
तीसरा उदाहरण: बिक्री विभाग की मासिक गतिविधि रिपोर्ट
कृपया मार्च महीने के लिए हमारे बिक्री विभाग की गतिविधि रिपोर्ट नीचे देखें:
- संभावनाओं का दौरा: हमारे बिक्री प्रतिनिधियों ने हमारी ग्राहक फ़ाइल में पहचाने गए 25 संभावनाओं से संपर्क किया। 12 नियुक्तियां तय की गई हैं.
- प्रस्ताव भेजे गए: हमने अपने कैटलॉग से प्रमुख उत्पादों पर 10 वाणिज्यिक प्रस्ताव भेजे हैं, जिनमें से 3 पहले ही परिवर्तित हो चुके हैं।
- व्यापार शो: एक्सपोफार्म शो में हमारे रुख ने लगभग 200 संपर्कों को आकर्षित किया। हमने उनमें से 15 को भविष्य की नियुक्तियों में बदल दिया है।
- प्रशिक्षण: हमारी नई सहयोगी लीना ने हमारे उत्पादों और बिक्री पिचों से परिचित होने के लिए मार्क के साथ एक सप्ताह का फील्ड प्रशिक्षण लिया।
- उद्देश्य: महीने भर में 20 नए अनुबंधों का हमारा व्यावसायिक उद्देश्य हासिल कर लिया गया है। उत्पन्न टर्नओवर की राशि €30 है।
हम अपनी ग्राहक सूची विकसित करने के अपने प्रयास जारी रख रहे हैं, मुझे अपनी सिफारिशें भेजने में संकोच न करें।
निष्ठा से,
जीन ड्यूपॉन्ट सेल्स मैनेजर
उदाहरण चार: विस्तृत साप्ताहिक गतिविधि रिपोर्ट - सुपरमार्केट बेकरी
कृपया 1-7 मार्च के सप्ताह के लिए हमारी बेकरी की विस्तृत गतिविधि रिपोर्ट नीचे देखें:
उत्पादन:
- हमने प्रति दिन औसतन 350 पारंपरिक बैगुएट्स का उत्पादन किया, सप्ताह में कुल मिलाकर 2100।
- हमारे नए ओवन की बदौलत कुल मात्रा में 5% की वृद्धि हुई है, जो हमें बढ़ती मांग को पूरा करने की अनुमति देता है।
- विशेष ब्रेड (ग्रामीण इलाके, साबुत अनाज, अनाज) की हमारी श्रृंखला का विविधीकरण फलदायी हो रहा है। हमने इस सप्ताह 750 बेक किये।
बिक्री:
- कुल कारोबार 2500€ है, जो पिछले सप्ताह की तुलना में स्थिर है।
- विनीज़ पेस्ट्री हमारी सर्वश्रेष्ठ विक्रेता बनी हुई हैं (€680), इसके बाद लंच फ़ॉर्मूले (€550) और पारंपरिक ब्रेड (€430) हैं।
- विशेष ब्रंच ऑफर की बदौलत रविवार की सुबह की बिक्री विशेष रूप से मजबूत थी (€1200 का कारोबार)।
आपूर्ति :
- 50 किलो आटा और 25 किलो मक्खन का रिसेप्शन। स्टॉक पर्याप्त हैं.
- अगले सप्ताह के लिए अंडे और खमीर का ऑर्डर देने के बारे में सोच रहा हूँ।
कर्मचारी:
- जूली अगले सप्ताह छुट्टी पर रहेगी, मैं कार्यक्रम पुनः व्यवस्थित करूँगा।
- बैस्टियन को धन्यवाद जो बिक्री के लिए ओवरटाइम प्रदान करता है।
समस्याओं:
- मंगलवार की सुबह सिक्का तंत्र का टूटना, दिन के दौरान इलेक्ट्रीशियन द्वारा मरम्मत किया गया।
निष्ठा से,
जीन डुपोंट प्रबंधक
पाँचवाँ उदाहरण: अत्यावश्यक समस्या - लेखांकन सॉफ़्टवेयर की खराबी
आज सुबह, हमारे लेखांकन सॉफ़्टवेयर में बग हैं जो चालानों के प्रवेश और सामान्य बही-खाते की निगरानी को रोक रहे हैं।
हमारे आईटी सेवा प्रदाता, जिनसे मैंने संपर्क किया, पुष्टि करते हैं कि हालिया अपडेट सवालों के घेरे में है। वे एक समाधान पर काम कर रहे हैं.
इस बीच, हमारे लिए लेनदेन रिकॉर्ड करना असंभव है और नकदी निगरानी बाधित हो गई है। हम बहुत जल्दी पिछड़ने का जोखिम उठाते हैं।
समस्या को अस्थायी रूप से ठीक करने के लिए:
- अपने चालान/खर्चों को एक आपातकालीन एक्सेल फ़ाइल पर लिखें जिसे मैं पुनः प्राप्त करूँगा
- ग्राहक पूछताछ के लिए, खातों को लाइव सत्यापित करने के लिए मुझे कॉल करें
- मैं आपको प्रगति से अवगत कराने की पूरी कोशिश करता हूं।
हमारा सेवा प्रदाता पूरी तरह से सक्रिय है और अधिकतम 48 घंटों के भीतर इस समस्या का समाधान करने की उम्मीद करता है। मैं जानता हूं कि यह खराबी खराब है, आपकी समझ के लिए धन्यवाद। कृपया मुझे किसी भी जरूरी मुद्दे के बारे में बताएं।
Cordialement,
जीन ड्यूपॉन्ट एकाउंटेंट
