अपना डोमेन सेट करें और पेशेवर ईमेल पते बनाएं

 

Google Workspace के साथ पेशेवर ईमेल पते बनाने के लिए, पहला कदम कस्टम डोमेन नाम खरीदना है। डोमेन नाम आपके व्यवसाय की ऑनलाइन पहचान का प्रतिनिधित्व करता है और आपकी ब्रांड छवि को सुदृढ़ करने के लिए आवश्यक है। आप एक डोमेन रजिस्ट्रार से एक डोमेन नाम खरीद सकते हैं, जैसे गूगल डोमेन, आयनोंया OVH. खरीदते समय, एक ऐसा डोमेन नाम चुनना सुनिश्चित करें जो आपके व्यवसाय के नाम को दर्शाता हो और याद रखने में आसान हो।

 

Google Workspace के साथ डोमेन सेट अप करें

 

Domain Name खरीदने के बाद आपको जरूर करना चाहिए Google कार्यक्षेत्र के साथ सेट अप करें Google की व्यावसायिक ईमेल सेवाओं का उपयोग करने में सक्षम होने के लिए। अपना डोमेन सेट अप करने के चरण यहां दिए गए हैं:

  1. अपने व्यवसाय के आकार और विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुरूप एक योजना चुनकर Google कार्यक्षेत्र के लिए साइन अप करें।
  2. पंजीकरण प्रक्रिया के दौरान, आपको अपना कस्टम डोमेन नाम दर्ज करने के लिए कहा जाएगा।
  3. Google कार्यक्षेत्र आपको अपने डोमेन के स्वामित्व को सत्यापित करने और आवश्यक डोमेन नाम सिस्टम (DNS) रिकॉर्ड स्थापित करने के लिए निर्देश प्रदान करेगा। आपको अपने डोमेन रजिस्ट्रार के कंट्रोल पैनल में लॉग इन करना होगा और Google द्वारा प्रदान किए गए एमएक्स (मेल एक्सचेंज) रिकॉर्ड जोड़ना होगा। इन रिकॉर्ड का इस्तेमाल ईमेल को Google Workspace के मेल सर्वर पर रूट करने के लिए किया जाता है.
  1. एक बार जब DNS रिकॉर्ड कॉन्फ़िगर हो जाते हैं और डोमेन सत्यापित हो जाता है, तो आप अपने डोमेन और सेवाओं को प्रबंधित करने के लिए Google कार्यक्षेत्र व्यवस्थापक कंसोल तक पहुंच सकेंगे।

 

अपने कर्मचारियों के लिए वैयक्तिकृत ईमेल पते बनाएं

 

अब जब आपका डोमेन Google Workspace के साथ सेट हो गया है, तो आप अपने कर्मचारियों के लिए वैयक्तिकृत ईमेल पते बनाना शुरू कर सकते हैं। यह करने के लिए, इन उपायों का पालन करें:

  1. अपने व्यवस्थापक खाते का उपयोग करके Google कार्यक्षेत्र व्यवस्थापक कंसोल में प्रवेश करें।
  2. अपने संगठन के उपयोगकर्ताओं की सूची तक पहुँचने के लिए बाएं मेनू में "उपयोगकर्ता" पर क्लिक करें।
  3. नया उपयोगकर्ता खाता बनाने के लिए "उपयोगकर्ता जोड़ें" बटन पर क्लिक करें। आपको प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्रथम और अंतिम नाम और वांछित ईमेल पता जैसी जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता होगी। आपके कस्टम डोमेन नाम के साथ ईमेल पता स्वचालित रूप से बनाया जाएगा (उदाहरण के लिए। एम्प्लॉई@yourcompany.com).
  1. एक बार खाते बन जाने के बाद, आप कंपनी के भीतर उनकी जिम्मेदारियों के आधार पर प्रत्येक उपयोगकर्ता को भूमिकाएँ और अनुमतियाँ सौंप सकते हैं। आप उन्हें उनके पासवर्ड सेट करने और उनके Gmail खाते तक पहुँचने के लिए निर्देश भी भेज सकते हैं।
  2. यदि आप सामान्य ईमेल पते बनाना चाहते हैं, जैसे contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, आप साझा किए गए ईमेल पतों के साथ उपयोगकर्ता समूह सेट कर सकते हैं। यह कई कर्मचारियों को इन सामान्य पतों पर भेजे गए ईमेल प्राप्त करने और उनका जवाब देने की अनुमति देता है।

इन चरणों का पालन करके, आप अपना डोमेन सेट अप कर पाएंगे और Google Workspace का इस्तेमाल करके अपने कर्मचारियों के लिए काम के ईमेल पते बना पाएंगे. ये वैयक्तिकृत ईमेल पते आपकी कंपनी की ब्रांड छवि को बढ़ाएंगे और ईमेल के माध्यम से आपसे संवाद करते समय आपके ग्राहकों और भागीदारों के लिए एक पेशेवर अनुभव प्रदान करेंगे।

Google Workspace में ईमेल खाते और उपयोगकर्ता सेटिंग प्रबंधित करें

 

Google कार्यक्षेत्र व्यवस्थापक कंसोल आपकी कंपनी के भीतर उपयोगकर्ता खातों को प्रबंधित करना आसान बनाता है। व्यवस्थापक के रूप में, आप नए उपयोगकर्ता जोड़ सकते हैं, उनकी खाता जानकारी और सेटिंग संपादित कर सकते हैं या कर्मचारियों के कंपनी छोड़ने पर खाते हटा सकते हैं. इन कार्रवाइयों को करने के लिए, प्रशासन कंसोल में "उपयोगकर्ता" अनुभाग पर जाएं और संबंधित उपयोगकर्ता को उनकी सेटिंग संशोधित करने या उनके खाते को हटाने के लिए चुनें।

 

उपयोगकर्ता समूह और पहुँच अधिकार प्रबंधित करें

 

उपयोगकर्ता समूह आपकी कंपनी के भीतर Google कार्यक्षेत्र संसाधनों और सेवाओं तक पहुंच अधिकारों को व्यवस्थित और प्रबंधित करने का एक प्रभावी तरीका है। आप विभिन्न विभागों, विभागों, या परियोजनाओं के लिए समूह बना सकते हैं और सदस्यों को उनकी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों के आधार पर जोड़ सकते हैं। उपयोगकर्ता समूहों को प्रबंधित करने के लिए, Google Workspace admin console में "समूह" अनुभाग पर जाएं.

समूह साझा दस्तावेज़ों और फ़ोल्डरों तक पहुँच को नियंत्रित करने में भी मदद करते हैं, अनुमति प्रबंधन को सरल बनाते हैं। उदाहरण के लिए, आप अपनी मार्केटिंग टीम के लिए एक समूह बना सकते हैं और उन्हें Google ड्राइव में विशिष्ट मार्केटिंग संसाधनों तक पहुंच प्रदान कर सकते हैं।

 

सुरक्षा नीतियां और संदेश नियम लागू करें

 

Google Workspace आपके ईमेल परिवेश को सुरक्षित रखने और आपके व्यावसायिक डेटा को सुरक्षित रखने के लिए कई विकल्प प्रदान करता है। एक व्यवस्थापक के रूप में, आप अनुपालन सुनिश्चित करने और अपने उपयोगकर्ताओं को ऑनलाइन खतरों से बचाने के लिए विभिन्न सुरक्षा नीतियों और संदेश नियमों को लागू कर सकते हैं।

इन सेटिंग को कॉन्फ़िगर करने के लिए, Google Workspace के एडमिन कंसोल में "सुरक्षा" सेक्शन पर जाएं. यहां नीतियों और नियमों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं जिन्हें आप लागू कर सकते हैं:

  1. पासवर्ड आवश्यकताएँ: खातों को सुरक्षित रखने में सहायता के लिए अपने उपयोगकर्ताओं के पासवर्ड की लंबाई, जटिलता और वैधता के लिए नियम निर्धारित करें।
  2. टू-फैक्टर ऑथेंटिकेशन: यूजर्स को उनके अकाउंट में लॉग इन करते समय सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत जोड़ने के लिए टू-फैक्टर ऑथेंटिकेशन (2FA) को सक्षम करें।
  3. ईमेल फ़िल्टरिंग: स्पैम ईमेल, फ़िशिंग प्रयासों और दुर्भावनापूर्ण अटैचमेंट या लिंक वाले संदेशों को ब्लॉक या क्वारंटाइन करने के लिए नियम सेट करें।
  4. एक्सेस प्रतिबंध: स्थान, आईपी पते या लॉग इन करने के लिए उपयोग किए जाने वाले डिवाइस के आधार पर Google कार्यक्षेत्र सेवाओं और डेटा तक पहुंच प्रतिबंधित करें।

इन ईमेल सुरक्षा नीतियों और नियमों को लागू करके, आप अपने व्यवसाय और कर्मचारियों को ऑनलाइन खतरों से बचाने में मदद करेंगे और लागू नियमों का अनुपालन सुनिश्चित करेंगे।

संक्षेप में, Google कार्यक्षेत्र में ईमेल खाते और उपयोगकर्ता सेटिंग प्रबंधित करना आपके ईमेल वातावरण को सुचारू रूप से और सुरक्षित रूप से चलाने का एक महत्वपूर्ण पहलू है। एक व्यवस्थापक के रूप में, आप उपयोगकर्ता खातों, उपयोगकर्ता समूहों और एक्सेस अधिकारों के प्रबंधन के साथ-साथ अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुरूप सुरक्षा नीतियों और ईमेल नियमों को लागू करने के लिए ज़िम्मेदार हैं।

Google Workspace द्वारा प्रदान किए जाने वाले सहयोग और संचार टूल का लाभ उठाएं

 

Google कार्यक्षेत्र अनुमति देने वाले अनुप्रयोगों का एक एकीकृत सूट प्रदान करता है प्रभावी सहयोग आपकी टीम के सदस्यों के बीच। दूसरे Google Workspace ऐप्लिकेशन के साथ Gmail का इस्तेमाल करके, आप अपने पूरे कारोबार में उत्पादकता और संचार को बेहतर बनाने के लिए अलग-अलग विभागों के बीच तालमेल का फ़ायदा उठा सकते हैं. यहां Gmail और अन्य Google Workspace ऐप्लिकेशन के बीच उपयोगी एकीकरण के कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

  1. Google कैलेंडर: अपने या अपने सहकर्मियों के कैलेंडर में आमंत्रण जोड़कर, सीधे Gmail से मीटिंग और ईवेंट शेड्यूल करें.
  2. Google संपर्क: अपने व्यवसाय और व्यक्तिगत संपर्कों को एक ही स्थान पर प्रबंधित करें और उन्हें स्वचालित रूप से Gmail के साथ समन्वयित करें.
  3. गूगल ड्राइव: गूगल ड्राइव का उपयोग करके बड़े अटैचमेंट भेजें, और दस्तावेज़ों पर सहयोग करें
    वास्तविक समय में सीधे जीमेल से, कई संस्करणों को डाउनलोड या ईमेल किए बिना।
  1. Google कीप: नोट्स लें और सीधे जीमेल से टू-डू लिस्ट बनाएं, और उन्हें अपने सभी डिवाइस में सिंक करें।

 

Google ड्राइव के साथ दस्तावेज़ और फ़ाइलें साझा करें

 

Google डिस्‍क एक ऑनलाइन फ़ाइल संग्रहण और साझाकरण टूल है जो आपके व्‍यवसाय में सहयोग को आसान बनाता है. Google ड्राइव का उपयोग करके, आप प्रत्येक उपयोगकर्ता की अनुमतियों (केवल पढ़ने के लिए, टिप्पणी, संपादन) को नियंत्रित करते हुए अपने सहयोगियों के साथ दस्तावेज़, स्प्रैडशीट, प्रस्तुतियाँ और अन्य फ़ाइलें साझा कर सकते हैं। अपनी टीम के सदस्यों के साथ फ़ाइलें साझा करने के लिए, बस उन्हें Google ड्राइव में सहयोगी के रूप में जोड़ें या फ़ाइल का लिंक साझा करें।

Google ड्राइव आपको साझा दस्तावेज़ों पर वास्तविक समय में काम करने की अनुमति देता है, Google वर्कस्पेस सुइट के अनुप्रयोगों जैसे Google डॉक्स, Google शीट्स और Google स्लाइड्स के लिए धन्यवाद। यह रीयल-टाइम सहयोग आपकी टीम को अधिक कुशलता से काम करने में मदद करता है और एक ही फ़ाइल के कई संस्करणों की परेशानी से बचाता है।

 

Google मीट के साथ ऑनलाइन मीटिंग आयोजित करें

 

Google मीट Google वर्कस्पेस में एकीकृत एक वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग समाधान है जो आपकी टीम के सदस्यों के बीच ऑनलाइन मीटिंग की सुविधा देता है, चाहे वे एक ही कार्यालय में हों या दुनिया भर में फैले हों। Google मीट के साथ एक ऑनलाइन मीटिंग होस्ट करने के लिए, बस Google कैलेंडर में एक ईवेंट शेड्यूल करें और मीट मीटिंग लिंक जोड़ें। आप सीधे Gmail या Google मीट ऐप से एड हॉक मीटिंग्स भी बना सकते हैं।

Google मीट के साथ, आपकी टीम उच्च-गुणवत्ता वाली वीडियो मीटिंग में भाग ले सकती है, स्क्रीन साझा कर सकती है और वास्तविक समय में दस्तावेज़ों पर सहयोग कर सकती है, सब कुछ एक सुरक्षित वातावरण में। इसके अतिरिक्त, Google मीट आपके व्यावसायिक संचार और सहयोग की जरूरतों को पूरा करने के लिए स्वचालित कैप्शन अनुवाद, मीटिंग रूम सपोर्ट और मीटिंग रिकॉर्डिंग जैसी उन्नत सुविधाएँ प्रदान करता है।

अंत में, Google Workspace कई प्रकार के सहयोग और संचार टूल प्रदान करता है जो आपके व्यवसाय को अधिक कुशलता से काम करने और जुड़े रहने में मदद कर सकते हैं। अन्य Google कार्यक्षेत्र ऐप्स के साथ Gmail का उपयोग करके, Google डिस्क के माध्यम से फ़ाइलें और दस्तावेज़ साझा करके, और Google मीट के साथ ऑनलाइन मीटिंग्स होस्ट करके, आप अपने क्रू के भीतर उत्पादकता और सहयोग को बेहतर बनाने के लिए इन समाधानों का लाभ उठा सकते हैं।

इन सहयोगी साधनों को अपनाकर, आप अपने व्यवसाय को हमेशा बदलती दुनिया में प्रतिस्पर्धी बने रहने के लिए सशक्त बना रहे हैं, जहाँ सफलता के लिए एक टीम के रूप में जल्दी से अनुकूल होने और प्रभावी ढंग से काम करने की क्षमता आवश्यक है।