Kapcsolja be olvasóját a bevezetőből
A bevezető döntő fontosságú ahhoz, hogy megragadja olvasója figyelmét, és arra ösztönözze őket, hogy olvassák el a jelentés többi részét. emailben.
Kezdje egy erőteljes mondattal, amely meghatározza a kontextust vagy aláhúzza a fő célt, például: „Új termékcsaládunk sikertelen bevezetése után feltétlenül elemezni kell az okokat, és gyorsan kell cselekednünk”.
Szerkessze ezt a rövid bevezetőt 2-3 kulcsmondatban: jelenlegi helyzet, fontosabb kérdések, perspektíva.
Fogadjon közvetlen stílusra és erős szavakra. A lényeges információkat helyezze el a mondat elejére.
Álláspontja alátámasztására számadatokat is megadhat.
Néhány célzott sorban a bevezetőnek meg kell keltenie az olvasót, hogy olvasson tovább, hogy többet megtudjon. Az első másodpercektől fogva meg kell ragadnia a szavait.
A jól kidolgozott bevezetővel e-mail-jelentése felkelti a figyelmet, és arra ösztönzi az olvasót, hogy az elemzés lényegéhez jusson.
Növelje jelentését releváns látványelemekkel
Az e-mailes jelentésekben a vizuális elemek tagadhatatlanul feltűnőek. Erőteljesen erősítik üzenetét.
Ne habozzon integrálni grafikonokat, táblázatokat, diagramokat, fényképeket, ha releváns adatokkal rendelkezik. Egy egyszerű kördiagram, amely az eladások eloszlását szemlélteti, nagyobb hatással lesz, mint egy hosszú bekezdés.
Ügyeljen azonban arra, hogy világos, gyorsan megérthető látványelemeket válasszon. Kerülje a túlterhelt grafikát. Mindig hivatkozzon a forrásra, és ha szükséges, adjon hozzá magyarázó feliratot.
Győződjön meg arról is, hogy a vizuális elemek olvashatóak maradnak mobileszközön is a kijelző ellenőrzésével. Ha szükséges, készítsen kis képernyőkre alkalmas verziót.
Módosítsa a jelentés vizuális elemeit, hogy felkeltse a figyelmet, takarékosan. A képekkel túlterhelt e-mail elveszti az egyértelműségét. Alternatív szöveg és kép a dinamikus jelentéshez.
A releváns adatok jól kiemelésével látványai felkeltik a szemet, és az e-mailes jelentést szemrevaló és professzionális módon könnyebben érthetővé teszik.
Zárja be a perspektívák megnyitásával
Következtetésének arra kell ösztönöznie olvasóját, hogy tegyen lépéseket a jelentésével kapcsolatban.
Először is gyorsan foglalja össze a legfontosabb pontokat és következtetéseket 2-3 tömör mondatban.
Először jelölje ki azokat az információkat, amelyekre szeretné, hogy a címzett emlékezzen. Használhat bizonyos kulcsszavakat a címekből a szerkezet felidézésére.
Ezután fejezze be e-mailjét a következő lépésekkel: javaslat egy nyomon követési találkozóra, cselekvési terv érvényesítésének kérése, nyomon követés a gyors válasz érdekében...
Következtetésének célja, hogy vonzó legyen, hogy reakciót váltson ki olvasójában. A cselekvési igéket tartalmazó igenlő stílus elősegíti ezt a célt.
Ha a következtetésen dolgozik, perspektívát ad jelentésének, és motiválja a címzettet, hogy válaszoljon vagy tegyen lépéseket.
Példa egy e-mailben küldött jelentésre a technikai problémák eszkalálására és cselekvési terv javaslatára
Kedves Tamás!
Az alkalmazásunkkal kapcsolatos közelmúltbeli negatív vélemények aggodalomra adnak okot, és gyors változtatásokra van szükségem. Reagálnunk kell, mielőtt több felhasználót veszítünk.
Aktuális kérdések
- Az App Store besorolása 2,5/5-re csökkent
- Gyakori hibapanaszok
- Korlátozott funkciók versenytársainkhoz képest
Fejlesztési pálya
Azt javaslom, hogy most a következőkre koncentráljunk:
- A főbb jelentett hibák kijavítása
- Népszerű új funkciók hozzáadása
- Ügyfélszolgálatunkat népszerűsítő kampány
Szervezzünk találkozót a héten, hogy pontosan meghatározzuk a megvalósítandó műszaki és kereskedelmi megoldásokat. Kulcsfontosságú, hogy gyorsan cselekedjünk, hogy visszanyerjük felhasználóiink bizalmát és javítsuk az alkalmazás értékelését.
Várom a visszatérést, Jean
