Pahami pentingnya mengelola akun Gmail yang tidak aktif
Mengelola akun online kami telah menjadi bagian integral dari kehidupan kita sehari-hari. Di antara akun tersebut, Gmail menonjol sebagai salah satu layanan dari utusan paling populer dan paling banyak digunakan. Namun, apa yang terjadi jika kita berhenti menggunakan akun Gmail?
Penting untuk dicatat bahwa meskipun akun Gmail tidak aktif, ia tetap menerima email. Ini dapat menimbulkan masalah, karena lawan bicara Anda mungkin tidak menyadari bahwa alamat email yang mereka tulis tidak lagi dikonsultasikan. Untungnya, Google telah memberikan solusi untuk hal ini: respons otomatis untuk akun yang tidak aktif.
Mulai 1 Juni 2021, Google telah menerapkan kebijakan bahwa data dari akun tidak aktif yang memiliki ruang penyimpanan dapat dihapus jika tidak ada login ke akun Gmail selama 24 bulan. Namun, akun Anda tidak akan dihapus dan akan tetap berfungsi kecuali Anda memutuskan sebaliknya.
Dimungkinkan juga untuk mempersingkat waktu akun Gmail Anda harus dianggap tidak aktif. Anda tidak perlu menunggu 2 tahun untuk mengaktifkan respons otomatis. Pengaturan memungkinkan Anda menyetel tidak aktif menjadi 3 bulan, 6 bulan, 12 bulan, atau 18 bulan. Juga dari pengelola akun yang tidak aktif Anda mengaktifkan respons otomatis.
Cara Mengatur Akun Gmail Menjadi Tidak Aktif dan Mengaktifkan Auto Reply
Penting untuk memahami kapan dan bagaimana akun Gmail dianggap tidak aktif. Mulai 1 Juni 2021, Google telah menerapkan kebijakan menghapus data dari akun tidak aktif yang memiliki ruang penyimpanan. Jika Anda tidak masuk ke akun Gmail Anda selama 24 bulan, Google akan menganggap akun tersebut tidak aktif dan dapat menghapus data yang tersimpan. Namun, Google tidak akan menghapus akun Anda meskipun alamat email Anda tidak digunakan selama lebih dari 2 tahun. Akun Gmail Anda akan selalu beroperasi, kecuali Anda memutuskan sebaliknya.
Ada opsi di pengaturan akun Google Anda untuk meminta penghapusan otomatis alamat Gmail Anda setelah periode tidak aktif yang dipilih. Anda juga dapat memutuskan untuk mempersingkat waktu setelah akun Gmail Anda dianggap tidak aktif. Tidak perlu menunggu 2 tahun untuk mengaktifkan pengiriman respons otomatis. Pengaturan memungkinkan Anda menyetel tidak aktif menjadi 3 bulan, 6 bulan, 12 bulan, atau 18 bulan. Juga dari pengelola akun yang tidak aktif Anda mengaktifkan respons otomatis.
Untuk mengaktifkan respons otomatis ketika seseorang menulis email ke akun Gmail Anda yang tidak aktif, Anda harus menetapkan jangka waktu setelah akun Anda dianggap tidak aktif. Berikut adalah langkah-langkah berbeda yang harus diikuti:
- Buka pengelola akun yang tidak aktif.
- Tentukan durasi dari mana akun Anda harus dianggap tidak aktif.
- Berikan nomor telepon kontak dan alamat email (ketika saatnya tiba, Anda akan menerima peringatan untuk memberi tahu Anda bahwa akun tersebut menjadi tidak aktif).
- Klik Berikutnya untuk mengonfigurasi pengiriman email otomatis, setelah menentukan durasi tidak aktif di pengelola akun yang tidak aktif.
- Pilih subjek dan tulis pesan yang akan dikirim.
Langkah-langkah ini memungkinkan Anda mengatur pesan otomatis jika tidak ada aktivitas. Di halaman yang sama, Anda dapat menunjukkan detail kontak orang-orang yang kemudian dapat mengambil alih akun Anda jika tidak ada aktivitas. Halaman berikutnya memungkinkan Anda untuk memilih apakah Anda ingin akun Anda dihapus atau tidak setelah waktu tidak aktif yang ditetapkan.
Anda dapat mengubah setelan kapan saja dengan membuka Kelola akun Google Anda > Data dan privasi > Rencanakan warisan sejarah Anda.
Pro dan kontra mengaktifkan balasan otomatis pada akun Gmail yang tidak aktif
Mengaktifkan tanggapan otomatis pada akun Gmail yang tidak aktif dapat menjadi solusi praktis untuk memberi tahu koresponden Anda bahwa Anda tidak lagi memeriksa akun ini. Namun, fitur ini memiliki kelebihan dan kekurangan.
Di antara keuntungannya adalah menghindari kebingungan atau frustrasi di pihak koresponden Anda. Mereka tidak akan duduk diam menunggu jawaban yang tidak akan pernah datang. Selain itu, ini dapat membantu Anda menjaga citra profesional, meskipun Anda tidak lagi memeriksa akun tersebut.
Namun, ada juga kerugian yang perlu dipertimbangkan. Misalnya, mengaktifkan balasan otomatis dapat mendorong pelaku spam untuk mengirim lebih banyak pesan ke akun Anda, mengetahui bahwa mereka akan menerima tanggapan. Juga, jika Anda menerima email penting di akun ini, Anda mungkin melewatkannya jika Anda tidak lagi memeriksa akun tersebut.
