E-Mail ass dat bevorzugt Kommunikatiounsinstrument fir déi meescht vun eis. E-Mail ass fantastesch well Dir net zur selwechter Zäit wéi Äre Gespréichspartner verfügbar muss sinn fir ze kommunizéieren. Dëst erlaabt eis op lafend Themen weiderzekommen wann eis Kollegen net verfügbar sinn oder op der anerer Säit vun der Welt.

Wéi och ëmmer, déi meescht vun eis erdrénken an enger endloser Lëscht vun E-Mailen. Laut engem Bericht, deen am 2016 publizéiert gouf, kritt a schéckt den duerchschnëttleche Geschäftsbenotzer méi wéi 100 E-Mailen pro Dag.

Zousätzlech Emails ginn ze liicht gemoosst. Déi lescht Sendmail-Studie huet festgestallt, datt 64% vun de Leit eng E-Mail verschéckt oder eng E-Mail gitt, déi Angscht oder ongewollt Verwirrung verursaacht huet.

Wéinst dem Volume vun Emailen mir schécken an empfänken, a well E-Mailen oft falsch interpretéiert sinn, ass et wichteg ze schreiwen an enger klenger a präziser Art.

Wéi richteg ze schreiwen e professionnelle E-Mail

Kuerz an zum Punkt E-Maile schreiwen wäert d'Zäit verbréngen fir E-Mailen ze managen an Iech méi produktiv ze maachen. Andeems Dir Är E-Maile kuerz hält, verbréngt Dir wahrscheinlech manner Zäit op E-Mailen a méi Zäit un aner Aufgaben. Dat gesot, kloer schreiwen ass eng Fäegkeet. Wéi all Fäegkeeten, musst Dir schaffen un senger Entwécklung.

Am Ufank kann et Iech esou laang daueren fir kuerz E-Mailen ze schreiwen wéi laang E-Mailen ze schreiwen. Wéi och ëmmer, och wann dat de Fall ass, hëlleft Dir Är Kollegen, Clienten oder Mataarbechter méi produktiv ze sinn, well Dir manner Knascht an hir Inbox bäidréit, wat hinnen hëlleft méi séier op Iech ze reagéieren.

Andeems Dir kloer schreift, sidd Dir bekannt als een dee weess wat se wëllen an d'Saache gemaach kréien. Béid si gutt fir Är Karriärperspektiven.

Also, wat maacht Dir fir klore, präzis an professionnel E-Mail ze schreiwen?

Identifizéieren Äert Ziel

Kléng E-Mails hunn ëmmer e kloeren Zweck.

All Kéier wann Dir sëtzt fir eng E-Mail ze schreiwen, huelt e puer Sekonnen fir Iech selwer ze froen: "Firwat schécken ech dat? Wat erwaarden ech vum Empfänger?

Wann Dir dës Äntwerten keng Äntwert hutt, kënnt Dir E-Mail net schécken. E-Mail schreiwen ouni datt Dir wësst wat Dir braucht, ze verschwenden Är Zäit an déi vun Ärem Empfänger. Wann Dir wësst net genau wat Dir wëllt, wäert et schwéier sinn fir Iech kloer a präzis auszedrécken.

Benotzt d'"Onething at a time" rule

E-Maile sinn keen Ersatz fir Reuniounen. Mat Geschäftsversammlungen, wat méi Agenda Elementer Dir schafft, wat méi produktiv d'Sëtzung ass.

Mat Emails ass de Géigenteel richteg. Wat Dir méi aner Ënnerbeeldungen an Ärer E-Mail fannt an déi méi Saache sinn intelligibel fir Ären Interlocutor.

Dofir ass et eng gutt Iddi d'Regel "eng Saach gläichzäiteg" ze üben. Gitt sécher datt all E-Mail déi Dir schéckt iwwer eng Saach ass. Wann Dir musst iwwer en anere Projet kommunizéieren, schreift eng aner E-Mail.

Et ass och eng gutt Zäit fir Iech selwer ze froen: "Ass dës E-Mail wierklech néideg?" Elo just déi néideg E-mails präziséieren dem Respekt vun der Persoun, op déi Dir Är E-Mail schéckt.

Praxis vun Empathie

Empathie ass d'Fäegkeet d'Welt duerch d'Ae vun aneren ze gesinn. Wann Dir dëst maacht, verstitt Dir hir Gedanken a Gefiller.

Wann Dir E-Mail schreift, denkt iwwer Är Wierder aus dem Lieser. Mat alles wat Dir schreift, frot Iech:

  • Wéi konnt ech dësen Satz interpretéieren wann ech dat kréien?
  • Gitt et eng zweedeiteg Terme fir ze spezifizéieren?

Dëst ass eng einfach, awer effektiv Upassung un de Wee wéi Dir sollt schreiwen. Denkt un d'Leit déi Iech liesen wäert de Wee transforméieren wéi se op Iech äntweren.

Hei ass en empathesche Wee fir d'Welt kucken ze hëllefen fir ze begleeden. Déi meescht Leit:

  • Sinn beschäftegt. Si hu keng Zäit fir ze roden wat Dir wëllt, a si wëllen Är E-Mail liesen a séier äntweren.
  • Genéisst en Kompliment. Wann Dir eppes Positives iwwert hinnen oder hir Aarbecht soen, da gitt et. Är Wierder ginn net vergeiert.
  • Géif gär Merci gesot ginn. Wann den Empfänger Iech op iergendeng Manéier gehollef huet, erënnert Iech un hinnen Merci ze soen. Dir sollt dëst maachen och wann et hir Aarbecht ass Iech ze hëllefen.

Ofkiirzlech Präsentatiounen

Wann Dir fir d'éischt een E-Mail schéckt, musst Dir dem Empfänger soen wien Dir sidd. Dir kënnt et normalerweis an engem Saz maachen. Zum Beispill: "Et war flott Iech bei [Event X] ze treffen. »

Ee Wee fir Aféierung ze verkierzen ass se ze schreiwen wéi wann Dir Gesiicht zu Gesiicht begéint. Dir wëllt net an e fënnef-Minute Monolog kommen wann Dir een perséinlech begéint. Also maach et net per E-Mail.

Dir wësst net, datt eng Aféierung néideg ass. Vläicht hutt Dir schonn den Empfänger kontaktéiert, awer Dir wësst net, ob si Iech un Iech erënnert. Dir kënnt Är Umeldungsinformatioun an Ärer elektronescher Ënnerschrëft leeschten.

Dëst vermeit Mëssverständnisser. Iech selwer erëm un een virzestellen, deen Iech scho weess, kënnt als ruppeg. Wann hatt net sécher ass ob hatt dech kennt, kënnt Dir hatt einfach Är Ënnerschrëft iwwerpréiwen.

Limitéiert Iech op fënnef Sätze

An all Email, déi Dir schreift, musst Dir genuch Sätze benotzen fir ze soen wat Dir braucht, net méi. Eng nëtzlech Praxis ass fir Iech op fënnef Sätze limitéieren.

Manner wéi fënnef Sätze si brutal a riicht, méi wéi fënnef Sätze Suen.

Et gëtt Zaït wann et net onméiglech ass e Mail mat 5 Sätze ze halen. Awer meeschtens sinn fënnef Sätze genuch.

Féiert d'Disziplin vun de fënnef Sätze no an Dir fannt Dir Iech E-Mailen méi séier ze schreiwen. Dir kënnt och méi Äntwerte kréien.

Benotzt kuerz Wuert

Am Joer 1946 huet den George Orwell Schrëftsteller ugeroden ni e laangt Wuert ze benotzen, wou e kuerze wäert maachen.

Dëse Rot ass nach méi relevant haut, besonnesch wann Dir E-Maile schreift.

Kuerzwiereg weisen Respekt fir Ären Lieser. Mat kuerze Wierder benotzt Dir Är Message einfach ze verstoen.

Dat selwecht gëllt fir Short Sätze a Paragrafen. Vermeiden déi grouss Blocen vun Texter ze schreiwen wann Dir Är Noriicht kloer a liicht ze verstoen ass.

Benotz den aktive Stëmm

Déi aktiv Stëmm ass méi einfach ze liesen. Et encouragéiert och Handlung a Verantwortung. Tatsächlech, an der aktiver Stëmm konzentréieren d'Sätze sech op déi Persoun déi handelt. An der passiver Stëmm konzentréieren d'Sätze sech op den Objet op deem een ​​handelt. An der passiver Stëmm kann et kléngen wéi wann d'Saachen eleng geschéien. Aktiv, Saachen geschéien nëmmen wann Leit handelen.

Stiech op eng Standard Struktur

Wat ass de Schlëssel fir Är Emailen ze kuerz ze halen? Benotzt eng Standardstruktur. Dëst ass eng Schabloun, déi Dir fir all E-Mail schreift Dir schreift.

Zousätzlech fir Är Emailen ze korrigéieren, no enger Standardstruktur hëlleft Iech och séier ze schreiwen.

Mat der Zäit wëlle mir eng Struktur entwéckelen déi Iech fir Iech schaffen. Hei ass eng einfacher Struktur fir Iech ze starten:

  • Bonjour
  • E Kompliment
  • De Grond fir Är Email
  • En Opruff zu Aktioun
  • Eng Closing Message (Closing)
  • Ënnerschrëft

Loosst eis jidderengem kucken.

  • Dëst ass déi éischt Zeil vun der E-Mail. "Moien, [Virnumm]" ass eng typesch Begréissung.

 

  • Wann Dir een fir d'éischte Kéier E-Mail schéckt, ass e Kompliment e super Start. E gutt geschriwwene Kompliment kann och als Aféierung déngen. Zum Beispill :

 

"Ech hunn Är Presentatioun iwwer [Thema] op [Datum] genoss. »

"Ech hunn Äre Blog iwwer [Thema] wierklech hëllefräich fonnt. »

"Et war eng Freed Iech um [Event] ze treffen. »

 

  • De Grond fir Är Email. An dëser Rubrik sot Dir: "Ech wäert eng E-Mail schécken fir iwwer ..." oder "Ech hu mech gefrot ob Dir hëllefe kéint mat ..." Heiansdo braucht Dir zwee Sätz fir Är Grënn ze erklären fir ze schreiwen.

 

  • En Opruff zu Aktioun. Wann Dir den Ursaach fir Är Email erkläert huet, gitt net ugeholl datt den Empfänger weess wat Dir maacht. Gitt spezifesch Instruktioune. Zum Beispill:

"Kënnt Dir mir déi Dateie bis Donneschdeg schécken?" »

"Kënnt Dir dat an den nächsten zwou Woche schreiwen?" "

„Schreif w.e.g. dem Yann doriwwer, a soot mir wëssen, wann s de et gemaach hues. »

Duerch Är Ufro a Form vun enger Fro ze strukturéieren, gëtt den Destinataire invitéiert ze äntweren. Alternativ kënnt Dir och benotzen: "Loosst mech wëssen wann Dir dëst gemaach hutt" oder "Loosst mech wëssen ob dëst fir Iech ok ass." "

 

  • Feierowend. Ier Dir Är E-Mail schéckt, gitt sécher datt Dir e Schlussmessage enthält. Dëst déngt den duebelen Zweck fir Ären Uruff ze widderhuelen an den Empfänger gutt ze fillen.

 

Beispiller vu gudde Schliissler:

“Merci fir all Är Hëllef mat dësem. "

"Ech kann net waarden fir ze héieren wat Dir mengt. »

“Loosst mech wëssen wann Dir Froen hutt. "

  • Fir ze denken un datt Dir Är Ënnerschrëft no kënnt mat engem Message vu Gréiss.

Et kéint "Dir sidd wierklech", "Sensibel", "Have a nice day" oder "Merci".