Izcilība komunikācijā: Prombūtnes ziņojums administratoriem

Reģistratūras darbinieka loma ir būtiska, lai radītu neaizmirstamu pirmo iespaidu. Labi pārdomāts ziņojums ārpus biroja var turpināt sniegt šo pozitīvo sajūtu pat jūsu prombūtnes laikā.

Izveidojiet sirsnīgu un profesionālu vēstījumu

Tam jāatspoguļo jūsu uzņēmuma tēls un jāpārliecina apmeklētājiem un zvanītājiem, ka viņu vajadzības tiks apmierinātas. Reģistratūras darbinieks, kas atrodas pirmajā līnijā, iemieso uzņēmuma tēlu. Tāpēc jūsu prombūtnes ziņojumā ir jāapvieno skaidra informācija un sirsnīgs sveiciens, kas atspoguļo šo nozīmi.

Jūsu prombūtnes datumi ir skaidri jānorāda. Alternatīvas kontaktpersonas nodrošināšana parāda jūsu tālredzību par pakalpojuma nepārtrauktību. Šai kontaktpersonai jābūt uzticamai un zinošai, jāspēj apstrādāt pieprasījumus, kamēr esat prom.
Jūsu prombūtnes ziņojums ir iespēja vairot klientu un kolēģu uzticību un atzinību. Tas var arī kalpot kā atgādinājums par jūsu uzņēmuma apņemšanos nodrošināt izcilu klientu apkalpošanu.

Tas ir jūsu kā šī uzņēmuma viesmīlīgās sejas lomas paplašinājums. Ievērojot šos padomus, jūs varat nodrošināt, ka jūsu ārpus biroja ziņojums joprojām atspoguļo jūsu profesionalitāti un sirsnīgo personību.

Ziņojuma paraugs reģistratūrā


Temats: [Jūsu vārds], Reģistratūra — prombūtnē no [sākuma datums] līdz [beigu datums]

Sveiki,

Es būšu atvaļinājumā līdz [beigu datums]. Šajā periodā es nevarēšu atbildēt uz zvaniem vai pārvaldīt tikšanās.

Jebkurā steidzamā situācijā vai nepieciešama atbalsta gadījumā [kolēģa vai nodaļas vārds] joprojām ir jūsu rīcībā. Sazinieties ar viņu pa [e-pasts/tālruņa numurs], lai ātri atbildētu.

Kad atgriezīšos, sagaidiet no manis entuziasma pilnu un uzmundrinošu uzņemšanu.

Ar cieņu,

[vārds]

Receptionniste

[Uzņēmuma logotips]

 

→→→Ikvienam, kurš vēlas izcelties profesionālajā pasaulē, padziļinātas zināšanas par Gmail ir vērtīgs padoms.←←←