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Précisions et modèle de lettre gratuit pour le remboursement de vos frais professionnels. Toutes dépensent dans le cadre des missions qui sont les vôtres. Pour les besoins et activités de votre entreprise sont a sa charge. Le droit du travail prévoit, que ce soit sur présentation de justificatifs ou sous forme d’allocations forfaitaires, que l’on vous rembourse les sommes que vous avez avancées. Néanmoins, la procédure de traitement peut parfois devenir pénible et chronophage. Il vous appartient donc de vous organiser et de veiller à bien récupérer votre argent. Il y’a peu de chance que d’autres s’en préoccupent à votre place.

Quels sont les différents types de frais professionnels ?

Dans le cadre de votre travail, vous pouvez être de temps en temps, soumis à des frais professionnels. Il s’agit des dépenses nécessaires que vous devez avancer durant l’accomplissement de vos fonctions et qui sont liées à l’exécution de votre activité. En majorité, ces notes de frais sont à la charge de l’entreprise.

Les frais dits professionnels peuvent prendre différents aspects dont les plus importants sont :

  • Les frais de transport : lors d’un déplacement en avion, en train, en bus ou en taxi pour une mission ou pour aller à un rendez-vous professionnel ;
  • Les frais kilométriques : si le salarié se sert de son propre véhicule pour un voyage professionnel (calculé par un barème kilométrique ou les nuits d’hôtel) ;
  • Les frais de restauration : pour les déjeuners d’affaires ;
  • Les frais de mobilité professionnelle : liés à la mutation de poste qui entraine une modification du lieu de résidence.

Il y a également :

  • Les frais de documentation,
  • Les frais d’habillage,
  • Les frais d’hébergement
  • Les frais de télétravail,
  • Les frais d’usage des outils NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication),
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Comment se déroule le remboursement des frais professionnels ?

Quelle que soit la nature des dépenses effectuées, les modalités de remboursement des frais peuvent se présenter sous deux formes. Soit elles sont prévues dans le contrat de travail, soit elles relèvent d’une pratique dans l’entreprise.

Le paiement peut se réaliser par remboursement direct des frais réels, c’est-à-dire la totalité des versements engagés. Celles-ci concernent les frais en télétravail, l’usage des outils NTIC, de mobilité professionnelle, ou les frais opérés par des salariés détachés à l’étranger. À ce titre, le salarié transfert ses différentes notes de frais à son employeur. En veillant à les conserver pendant au moins trois ans.

Il est également possible que vous soit versée une indemnité forfaitaire occasionnelle ou périodique. Ce procédé est adopté pour des frais récurrents, par exemple, pour un agent commercial. Dans ce cas, ce dernier n’est pas obligé de justifier ses dépenses. Des plafonds sont fixés par l’administration fiscale et varient suivant la nature des frais (repas, transport, logement provisoire, déménagement, indemnités kilométriques). Toutefois si les limites sont dépassées, l’employeur pourra exiger vos justificatifs. Il est à noter que les dirigeants d’entreprise n’ont pas droit à cette allocation forfaitaire.

Les processus de réclamation du remboursement des frais professionnels

En règle générale, le remboursement de vos frais professionnels se fera après la remise des pièces justificatives au service comptable ou au responsable des ressources humaines. Le solde s’affichera normalement sur votre bulletin de paie suivant et la somme sera versée sur votre compte.

Vous avez à votre disposition un délai de 3 ans pour fournir les justificatifs de vos frais professionnels et ainsi être remboursé. Au-delà de cette période, votre patron n’est plus obligé de les payer. Si par erreur ou par oubli ou qu’importe la raison on ne vous restitue pas votre argent. Il est vraiment préférable d’intervenir rapidement en adressant une lettre de demande de remboursement à votre entreprise.

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Pour vous aider, voici deux modèles de lettre pour faire votre demande. Dans un cas comme dans l’autre. Veillez surtout à joindre les justificatifs originaux et en garder pour vous des copies.

Exemple de lettre pour une demande normale de remboursement de ses frais professionnels

 

Nom Prénom employé(e)
Adresse
Code postal Ville

Société… (Dénomination sociale)
Adresse
Code postal Ville

                                                                                                                                                                                                                      (Ville), le… (Date),

Objet : Demande de remboursement frais professionnels

(Monsieur), (Madame),

Suite aux dépenses engagées lors de mes dernières missions. Et souhaitant à présent bénéficier du remboursement de mes frais professionnels. Je vous fais parvenir par la présente, la liste complète de mes paiements conformément à la procédure.

J’ai donc effectué un déplacement de _____ (lieu de départ) à _____ (lieu de destination du déplacement professionnel) du ________ au _____ (date du déplacement) pour assister à plusieurs conférences importantes pour le développement de notre entreprise. J’ai pris durant mon parcours un avion en aller et retour et fait plusieurs courses en taxi.

À ces dépenses, s’ajoutent mes frais d’hébergement en hôtel et mes frais de repas. Sont joint à cette demande les justificatifs attestant l'ensemble de mes contributions.

Dans l’attente d’une suite favorable de votre part, je vous prie de recevoir, Monsieur, mes salutations respectueuses.

 

                                                                        Signature

 

Exemple de lettre pour la demande de remboursement des frais professionnels en cas de refus de l’employeur

 

Nom Prénom employé(e)
Adresse
Code postal Ville

Société… (Dénomination sociale)
Adresse
Code postal Ville

                                                                                                                                                                                                                      (Ville), le… (Date),

 

Objet : Réclamation de remboursement des frais professionnels

 

Monsieur le Directeur,

Dans le cadre de l’exercice de mes fonctions, j’ai été amené à effectuer plusieurs déplacements professionnels à l’étranger. Salarié en qualité de [fonction], je me suis rendu à [destination] durant 4 jours pour des missions spécifiques liées à mon poste.

Avec la permission de mon responsable hiérarchique, j'ai voyagé avec mon propre véhicule. J’ai parcouru en tout [nombre] kilomètres. À cela s’ajoutent les frais de repas et plusieurs nuits à l’hôtel, pour un montant total de [montant] euros.

La loi stipule que ces dépenses professionnelles doivent être prises en charge par l’entreprise. Or, malgré le fait que tous les justificatifs nécessaires aient été remis au service comptable dès mon retour, je n’ai toujours pas reçu le paiement afférent à ce jour.

C’est la raison pour laquelle je vous demande de bien vouloir intervenir afin que je puisse être remboursé dans les plus brefs délais. Vous trouverez en pièces jointes une copie de l’ensemble des factures qui justifient ma requête.

En vous remerciant par avance pour votre aide, je vous prie de croire, Monsieur le Directeur, à l’assurance de ma parfaite considération.

 

                                                                       Signature

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