Você recebeu um convite por e-mail para uma reunião e deseja confirmar sua presença. Neste artigo, informamos por que é importante responder ao convite para confirmar sua presença e como fazê-lo na devida forma.
Anuncie sua participação em uma reunião
Quando você recebe um convite para uma reunião, a pessoa que o enviou pode solicitar uma confirmação por escrito de sua participação nessa reunião. Se, em certos casos, confirmar que sua presença não é solicitada, recomenda-se fazê-lo de qualquer maneira.
Na verdade, uma reunião pode ser complexa de organizar, especialmente quando você não sabe exatamente quantas pessoas comparecerão. Ao confirmar a sua presença, não só irá facilitar o trabalho de preparação do organizador, mas também irá garantir que a reunião é eficiente, não muito longa e adaptada ao número de participantes. Nunca é bom perder 10 minutos no início de uma reunião adicionando cadeiras ou reimprimindo arquivos!
Lembre-se também de não esperar muito para responder, mesmo que nem sempre você possa confirmar sua disponibilidade imediatamente. Quanto mais cedo ocorrer a confirmação, mais ela facilita a organização da reunião (uma reunião não pode ser organizada no último momento!).
O que deve conter um e-mail de confirmação de participação na reunião?
Em um e-mail de confirmação de reunião, é importante incluir o seguinte:
- Obrigado a pessoa por seu convite
- Anuncie claramente sua presença
- Mostre seu envolvimento perguntando se há coisas para preparar antes da reunião
Aqui está um modelo de e-mail a ser seguido para anunciar sua participação em uma reunião.
Assunto: Confirmação da minha participação na reunião de [data]
Sir / Madam,
Agradeço seu convite para a reunião em [propósito da reunião] e de bom grado confirmo minha presença em [data] às [hora].
Por favor, deixe-me saber se há algum item para se preparar para esta reunião. Eu permaneço à sua disposição para qualquer informação adicional sobre este assunto.
Atenciosamente,
[Assinatura]
