Identifique o modelo padrão adaptado ao seu objetivo
Existem vários modelos de relatório de e-mail padrão usados nos negócios. Escolher o formato certo com base no objetivo do seu relatório é essencial para transmitir sua mensagem de forma clara e eficaz.
Para um relatório de monitoramento regular, como um relatório semanal ou mensal, opte por uma estrutura de tabela com índices (vendas, produção, etc.).
Para um orçamento ou solicitação de recursos, escreva um arquivo estruturado em partes com uma introdução, suas necessidades detalhadas, um argumento e uma conclusão.
Em uma situação de crise que exija uma reação urgente, aposte em um estilo direto e poderoso, listando os problemas, consequências e ações em poucas frases chocantes.
Seja qual for o modelo, cuide da formatação com intertítulos, marcadores, tabelas para facilitar a leitura. Os exemplos concretos abaixo irão ajudá-lo a escolher o melhor formato para cada situação para relatórios de e-mail profissionais e eficazes.
O relatório regular de monitoramento na forma de tabelas
O relatório de monitoramento regular, por exemplo mensal ou semanal, requer uma estrutura clara e sintética que destaque os dados principais.
O formato em tabelas permite apresentar os indicadores importantes (vendas, produção, taxa de conversão, etc.) de forma organizada e legível, em poucos segundos.
Intitule suas tabelas com precisão, por exemplo “Evolução das vendas online (faturamento mensal 2022)”. Lembre-se de mencionar as unidades.
Você pode incorporar elementos visuais como gráficos para reforçar a mensagem. Certifique-se de que os dados estejam corretos e os cálculos corretos.
Acompanhe cada tabela ou gráfico com um breve comentário analisando as principais tendências e conclusões, em 2 a 3 frases.
O formato de tabela torna mais fácil para o destinatário ler o essencial rapidamente. É ideal para relatórios de monitoramento regulares que exigem uma apresentação resumida dos principais dados.
O e-mail impactante em caso de crise
Em uma situação de emergência que exija uma resposta rápida, opte por um relatório na forma de frases curtas e contundentes.
Anuncie o problema desde o início: “Nosso servidor caiu após um ataque, estamos offline”. Em seguida, detalhe o impacto: volume de negócios perdido, clientes afetados, etc.
Em seguida, liste as ações tomadas para limitar os danos e as que devem ser implementadas imediatamente. Termine com uma pergunta ou solicitação urgente: “Podemos contar com recursos adicionais para restaurar o serviço em 48 horas?”
Em uma crise, a chave é informar rapidamente sobre as dificuldades, consequências e respostas em poucas frases diretas. Sua mensagem deve ser breve e mobilizadora. O estilo contundente é mais eficaz para esse tipo de relatório de e-mail de emergência.
Exemplo XNUMX: Relatório Detalhado de Vendas Mensais
Veja abaixo o relatório detalhado de nossas vendas de março:
- Vendas na loja
As vendas nas lojas caíram 5% em relação ao mês passado, para € 1. Segue a evolução por departamento:
- Eletrodomésticos: volume de negócios de € 550, estável
- Departamento de bricolage: volume de negócios de 350€, menos 000%
- Secção de jardinagem: faturação de 300 mil euros, menos 000%
- Departamento de cozinha: facturação de 50€, mais 000%
A queda no departamento de jardinagem é explicada pelo clima desfavorável neste mês. Observe o crescimento encorajador no departamento de cozinha.
- Vent en ligne
As vendas em nosso site estão estáveis em € 900. A participação do celular subiu para 000% das vendas online. As vendas de móveis e decoração estão em alta graças à nossa nova coleção de primavera.
- ações de marketing
A nossa campanha de e-mail para o Dia das Avós gerou um volume de negócios adicional de 20€ no departamento de cozinha.
Nossa atuação nas redes sociais em torno do design de interiores também impulsionou as vendas neste segmento.
- Conclusão
Apesar de uma pequena queda nas lojas, nossas vendas continuam sólidas, impulsionadas pelo e-commerce e pelas operações de marketing direcionado. Devemos continuar nossos esforços em decoração e móveis para compensar o declínio sazonal no departamento de jardinagem.
Estou à disposição para qualquer esclarecimento.
Atenciosamente,
Jean Dupont Vendedor Setor leste
Segundo exemplo: Solicitação de orçamento adicional para o lançamento de uma nova linha de produtos
Tenho a honra de solicitar um orçamento adicional no âmbito do lançamento da nossa nova gama de produtos prevista para junho de 2024.
Este projeto estratégico visa alargar a nossa oferta ao dinâmico segmento dos produtos biológicos, onde a procura cresce 20% ao ano, através da oferta de 15 referências adicionais.
Para garantir o sucesso deste lançamento, é fundamental mobilizar recursos adicionais. Aqui estão minhas propostas numéricas:
- Reforço temporário da equipa:
- Recrutamento de 2 desenvolvedores em tempo integral durante 6 meses para finalizar a embalagem e documentação técnica (custo: € 12000)
- Apoio de uma agência de marketing digital durante 3 meses para a campanha web (8000€)
- Campanha de Marketing :
- Orçamento de mídia para patrocinar nossas publicações nas redes sociais (5000€)
- Criação e envio de emailings: design gráfico, portes de envio para 3 campanhas (7000€)
- Testes de consumo:
- Organização de painéis de consumidores para recolha de feedback sobre produtos (4000€)
São 36€ para alocar os recursos humanos e de marketing necessários para o sucesso deste lançamento estratégico.
Estou à sua disposição para discuti-lo em nosso próximo encontro.
Na pendência do seu retorno,
Atenciosamente,
John Dupont
Gerente de Projetos
Terceiro exemplo: Relatório mensal de atividades do departamento de vendas
Confira abaixo o relatório de atividades do nosso departamento comercial no mês de março:
- Visitas de prospecção: Nossos representantes de vendas contataram 25 clientes em potencial identificados em nosso arquivo de clientes. 12 compromissos foram marcados.
- Ofertas enviadas: Enviamos 10 ofertas comerciais de produtos chave do nosso catálogo, 3 das quais já foram convertidas.
- Feiras: Nosso estande na feira Expopharm atraiu cerca de 200 contatos. Convertemos 15 deles em compromissos futuros.
- Treinamento: Nossa nova colaboradora Lena seguiu uma semana de treinamento de campo com Marc para se familiarizar com nossos produtos e propostas de vendas.
- Objetivos: Nosso objetivo comercial de 20 novos contratos no mês foi alcançado. O volume de negócios gerado ascende a 30€.
Continuamos nossos esforços para desenvolver nossa lista de clientes, não hesite em me enviar suas recomendações.
Atenciosamente,
Gerente de Vendas Jean Dupont
Exemplo Quatro: Relatório Detalhado de Atividades Semanais - Supermercado Padaria
Veja abaixo o relatório detalhado de atividades de nossa padaria para a semana de 1 a 7 de março:
produção:
- Produzimos em média 350 baguetes tradicionais por dia, num total de 2100 ao longo da semana.
- O volume total aumentou 5% graças ao nosso novo forno, que nos permite atender à crescente demanda.
- A diversificação da nossa gama de pães especiais (campo, integral, cereais) está a dar frutos. Assamos 750 esta semana.
Vent:
- O volume de negócios global é de 2500€, estável em relação à semana passada.
- A pastelaria vienense continua a ser a mais vendida (680€), seguida das fórmulas para almoço (550€) e do pão tradicional (430€).
- As vendas de Domingo de manhã foram particularmente fortes (faturamento de 1200€) graças à oferta especial de brunch.
Aprovisionamento:
- Recepção de 50kg de farinha e 25kg de manteiga. Os estoques são adequados.
- Pensando em encomendar ovos e fermento para a próxima semana.
equipe:
- Julie estará de férias na próxima semana, vou reorganizar os horários.
- Obrigado a Bastien, que fornece horas extras para venda.
problemas:
- Avaria do mecanismo da moeda na manhã de terça-feira, reparado durante o dia pelo electricista.
Atenciosamente,
Gerente Jean Dupont
Quinto exemplo: Problema urgente – Mau funcionamento do software de contabilidade
Esta manhã, nosso software de contabilidade está com bugs que impedem a entrada de notas fiscais e o monitoramento do razão geral.
Nosso provedor de serviços de TI, com quem entrei em contato, confirma que uma atualização recente está em questão. Eles estão trabalhando em uma correção.
Nesse ínterim, é impossível para nós registrar transações e o monitoramento de caixa é interrompido. Corremos o risco de ficar para trás muito rapidamente.
Para corrigir temporariamente o problema:
- Anote suas faturas/despesas em um arquivo excel de emergência que irei recuperar
- Para consultas de clientes, ligue-me para verificar as contas ao vivo
- Eu faço o meu melhor para mantê-lo informado sobre o progresso.
Nosso provedor de serviços está totalmente mobilizado e espera resolver esse problema em no máximo 48 horas. Eu sei que esse mau funcionamento é ruim, obrigado pela sua compreensão. Por favor, deixe-me saber de quaisquer problemas urgentes.
Atenciosamente,
Jean Dupont contador
