Șablon scrisoare: solicitați rambursarea cheltuielilor profesionale

Detalii și model de scrisoare gratuită pentru rambursarea cheltuielilor dvs. profesionale. Toți cheltuiesc în misiuni care vă aparțin. Pentru nevoile și activitățile din treaba ta sunt responsabilitatea lui. Dreptul muncii prevede, fie la prezentarea documentelor justificative, fie sub formă de indemnizații forfetare, că vi se va rambursa sumele pe care le-ați avansat. Cu toate acestea, procedura de tratament poate deveni uneori dureroasă și consumatoare de timp. Prin urmare, depinde de dvs. să vă organizați și să vă asigurați că vă veți recupera banii. Există puține șanse ca alții să-și facă griji pentru asta.

Care sunt diferitele tipuri de cheltuieli de afaceri?

Din când în când, este posibil să fiți supus cheltuielilor de afaceri pe parcursul activității dvs. Acestea sunt cheltuielile necesare pe care trebuie să le avansați în timpul îndeplinirii atribuțiilor dvs. și care sunt legate de desfășurarea activității dvs. Majoritatea acestor rapoarte de cheltuieli sunt responsabilitatea companiei.

Așa-numitele costuri profesionale pot avea diferite aspecte, dintre care cele mai importante sunt:

• Costuri de transport: atunci când călătoriți cu avionul, trenul, autobuzul sau taxiul pentru o misiune sau pentru a merge la o întâlnire profesională;
• Costuri de kilometraj: dacă angajatul își folosește propriul vehicul pentru o călătorie de afaceri (calculată printr-o scală de kilometri sau nopți de hotel);
• Costuri de catering: pentru prânzuri de afaceri;
• Costuri de mobilitate profesională: legate de schimbarea poziției care duce la schimbarea locului de reședință.

Există deasemenea :

• Costurile documentației,
• Costurile de îmbrăcăminte,
• Costuri de cazare
• Costuri de telelucrare,
• Costurile utilizării instrumentelor NTIC (noi tehnologii ale informației și comunicațiilor),

Cum se efectuează rambursarea cheltuielilor profesionale?

Indiferent de natura cheltuielilor efectuate, termenii și condițiile de rambursare a cheltuielilor pot lua două forme. Fie sunt prevăzute în contractul de muncă, fie fac parte dintr-o practică în companie.

Plata se poate face prin rambursarea directă a costurilor reale, adică toate plățile efectuate. Acestea se referă la costurile de telelucrare, utilizarea instrumentelor TIC, mobilitatea profesională sau costurile suportate de angajații detașați în străinătate. Ca atare, angajatul transferă diversele sale rapoarte de cheltuieli angajatorului său. Asigurându-vă că le păstrați cel puțin trei ani.

De asemenea, este posibil să vi se plătească o indemnizație forfetară ocazională sau periodică. Această metodă este adoptată pentru costurile recurente, de exemplu, pentru un agent comercial. În acest caz, acesta din urmă nu este obligat să își justifice cheltuielile. Plafoanele sunt stabilite de administrația fiscală și variază în funcție de natura costurilor (mese, transport, cazare temporară, mutare, indemnizații pentru kilometraj). Cu toate acestea, dacă limitele sunt depășite, angajatorul poate solicita documentele dvs. justificative. Trebuie remarcat faptul că directorii companiei nu au dreptul la această indemnizație fixă.

Procesul de solicitare a rambursării cheltuielilor profesionale

Ca regulă generală, rambursarea cheltuielilor dvs. profesionale se va face după depunerea documentelor justificative către departamentul de contabilitate sau către managerul de resurse umane. Soldul va apărea în mod normal pe următoarea fișă de plată, iar suma va fi transferată în contul dvs.

Aveți la dispoziție 3 ani pentru a furniza dovada cheltuielilor dvs. profesionale și astfel veți fi rambursat. Dincolo de această perioadă, șeful tău nu mai este obligat să le plătească. Dacă din greșeală sau uitând sau oricare ar fi motivul pentru care nu vă returnăm banii. Este cel mai bine să interveniți rapid trimițând o scrisoare solicitând rambursarea companiei dumneavoastră.

Pentru a vă ajuta, iată două exemple de scrisori pentru a vă face cererea. Oricum. Mai presus de toate, asigurați-vă că atașați documentele justificative originale și păstrați copii pentru dvs.

Exemplu de scrisoare pentru o cerere normală de rambursare a cheltuielilor profesionale

Prenume Prenume angajat
adresa
cod postal

Compania ... (Numele companiei)
adresa
cod postal

                                                                                                                                                                                                                      (Oraș), la ... (Data),

Subiect: Cerere de rambursare a cheltuielilor profesionale

(Domnule), (Doamnă),

În urma cheltuielilor efectuate în ultimele mele misiuni. Și acum doresc să beneficiez de rambursarea cheltuielilor mele profesionale. Vă trimit prin prezenta lista completă a plăților mele în conformitate cu procedura.

Așa că am făcut o călătorie de la _____ (locul de plecare) la _____ (locul de destinație al călătoriei de afaceri) de la ________ la _____ (data călătoriei) pentru a participa la câteva conferințe importante pentru dezvoltarea companiei noastre. Am luat un avion acolo și înapoi în timpul călătoriei mele și am făcut mai multe plimbări cu taxiul.

La aceste cheltuieli se adauga cheltuielile mele de cazare si masa la hotel. Documentele justificative care atestă toate contribuțiile mele sunt atașate acestei cereri.

În așteptarea unui răspuns favorabil din partea dvs., vă rog să primiți, domnule, salutările mele respectuoase.

 

                                                                        Semnătură

Exemplu de scrisoare prin care se solicită rambursarea cheltuielilor profesionale în cazul refuzului angajatorului

Prenume Prenume angajat
adresa
cod postal

Compania ... (Numele companiei)
adresa
cod postal

                                                                                                                                                                                                                      (Oraș), la ... (Data),

 

Subiect: Cerere de rambursare a cheltuielilor profesionale

 

Domnule director,

Ca parte a îndatoririlor mele, a trebuit să fac mai multe călătorii de afaceri în străinătate. Ca angajat, am fost la [destinație] timp de 4 zile pentru misiuni specifice legate de poziția mea.

Cu permisiunea managerului meu, am călătorit cu propriul meu vehicul. Am parcurs un total de [număr] kilometri. La aceasta trebuie adaugat si costul meselor si mai multor nopti la hotel, in valoare totala de [suma] euro.

Legea prevede că aceste cheltuieli profesionale trebuie suportate de companie. Cu toate acestea, în ciuda faptului că toate documentele justificative necesare au fost date departamentului de contabilitate la întoarcerea mea, încă nu am primit plata aferentă până în prezent.

Acesta este motivul pentru care vă cer să interveniți pentru a putea fi rambursat cât mai curând posibil. Veți găsi atașat o copie a tuturor facturilor care justifică solicitarea mea.

În timp ce vă mulțumesc în avans pentru ajutor, vă rog să credeți, domnule director, asigurarea celei mai înalte considerații a mea.

 

                                                                       Semnătură

Descărcați „Exemplu de scrisoare pentru o cerere normală de rambursare a cheltuielilor profesionale”