L’écriture d’un mail professionnel, comme son nom l’indique, est différente d’un mail pour avoir des nouvelles de vos proches et amis. Il faut que le professionnalisme aille jusqu’au bout. Pour cela, la signature du mail demeure un élément très important. De manière imagée, on pourrait considérer que la signature de mail est comme la version électronique d’une carte de visite. En effet, elles ont les mêmes fonctions à savoir donner vos coordonnées et informations de contactes, afin qu’on puisse vous contacter sans erreur. Ainsi voit-on que la signature de mail est également un acte publicitaire.
Ses caractéristiques
La signature de mail professionnel renseigne énormément sur votre personnalité. Ainsi pour lui donner un caractère neutre vis-à-vis de vos clients, elle doit être sobre et utile. Sa sobriété permet au destinataire de la lire facilement sans avoir besoin d’un dictionnaire pour comprendre les mots difficiles. Toutefois, cela ne veut pas dire que vous pouvez utiliser un langage familier car le destinataire n’est pas censé être un ami d’enfance. L’utilité renvoie aux informations que vous fournissez et qui doivent permettre de contacter l’entreprise facilement. Vous ne devez jamais perdre de vue que la signature n’est pas le corps de votre texte, donc elle ne doit pas être longue ou fastidieuse. Dans ce cas là, la majorité de vos destinataires ne là liront pas et votre objectif ne sera pas atteint.
B TO B ou B to C
Le B to B renvoie à une relation entre deux professionnels et le B to C à une relation entre un professionnel et un particulier. Dans les deux cas, le style à utiliser est le même étant donné que ce qui importe c’est le statut du destinataire qui est ici professionnel.
Dans ce cas précis, vous devez renseigner d’abord votre identité, c’est-à-dire vos nom et prénom, votre fonction et le nom de votre entreprise. Ensuite, vous renseignez vos coordonnées professionnelles telles que le siège, le site internet, l’adresse postale, le numéro de téléphone. Enfin, il est possible de mettre votre logo et les liens de vos réseaux sociaux selon les circonstances.
C to B
Le C to B est la relation où c’est un particulier qui écrit à un professionnel. C’est le cas des demandes d’emploi, de stage ou autres partenariats comme le sponsoring d’événements.
Ainsi, il vous faudra renseigner votre identité et vos coordonnées personnelles. Il s’agit du nom, du prénom et du numéro de téléphone. Étant donné que l’échange est par mail, il n’est pas nécessaire de mettre l’adresse postale sauf si cela est requis. Il est également possible de signaler votre présence sur les réseaux sociaux pertinents pour votre destinataire comme LinkedIn.
Ce qu’il faut surtout avoir en tête c’est la simplicité requise et la fourniture d’informations pertinentes. C’est pourquoi il est difficile d’avoir une signature universelle car chaque mail selon le statut du destinataire, de l’expéditeur et le contenu, requiert une signature sur mesure. De ce fait, il ne faut être ni trop sommaire ni bavard et ne surtout pas être hors cadre.
