Zakaj je dobro začeti e-pošto ključnega pomena?
V poslu se vaše pisanje nenehno sooča z velikim izzivom: pritegniti pozornost bralca. Vaši prejemniki, preobremenjeni menedžerji, morajo prebirati množico dnevnih informacij. rezultat? Vsakemu novemu sporočilu namenijo le nekaj dragocenih sekund.
Slab, dolgočasen, slabo podan uvod ... in brezbrižnost je zagotovljena! Še huje, občutek utrujenosti, ki bo ogrozil popolno razumevanje sporočila. Dovolj je reči, grenak uredniški neuspeh.
Nasprotno pa vam bo uspešen, vpliven uvod omogočil, da takoj vzbudite zanimanje vaše hierarhije ali vaših kolegov. Previden uvod dokazuje vašo strokovnost in obvladovanje kodeksa poslovnega komuniciranja.
Past, ki se ji je treba popolnoma izogniti
Preveč poslovnih piscev naredi usodno napako: spušča se v podrobnosti od prvih besed. Ker verjamejo, da delajo prav, takoj skočijo k bistvu. Sramotna napaka!
Ta "blaj" pristop bralca hitro utrudi, še preden pride do bistva. Od prvih besed pobere, odvrne ga ta zmedena in nespodbudna preambula.
Še huje, tej vrsti predstavitve popolnoma manjka upoštevanje težav prejemnika. Ne poudarja konkretnih koristi, ki bi lahko izhajale iz vsebine sporočila.
3 čarobne sestavine očarljivega uvoda
Za uspeh vaših uvodov strokovnjaki priporočajo metodo v treh korakih, ki neustavljivo pritegne bralčevo pozornost in dobro voljo:
Močan "kavelj" za udarec igralca
Ne glede na to, ali gre za šokantno besedilo, provokativno vprašanje ali celo osupljive številke ... Začnite z močnim elementom, ki pritegne in zbudi radovednost vašega sogovornika.
Jasen in neposreden kontekst
Po prvem kliku nadaljujte s preprostim in neposrednim stavkom, da postavite temelje obravnavane teme. Bralec bi moral takoj razumeti, o čem bo šlo, ne da bi mu bilo treba razmišljati.
Koristi za prejemnika
Zadnji bistveni trenutek: pojasnite, zakaj ga ta vsebina zanima, kaj ima neposredno od nje. Vaši argumenti o "koristi" so odločilni pri pridobivanju ljudi, da se vključijo v branje.
Kako urediti te 3 komponente?
Tipično priporočeno zaporedje je naslednje:
- Šokanten stavek ali privlačno vprašanje kot uvod
- Nadaljujte z 2-3 vrsticami kontekstualizacije teme
- Zaključite z 2-3 vrsticami, ki podrobno opisujejo koristi za bralca
Seveda lahko razmerja prilagodite glede na naravo sporočila. Kavelj je lahko bolj ali manj podprt, kontekstualizacijski del bolj ali manj zagotovljen.
Vendar se držite te splošne strukture »kavelj -> kontekst -> koristi«. Predstavlja odlično rdečo nit za učinkovito uvedbo telesa vašega sporočila.
Govoreči primeri odmevnih uvodov
Za boljšo vizualizacijo metode ni nič boljšega od nekaj konkretnih ilustracij. Tukaj je nekaj tipičnih modelov za uspešne predstavitve:
Primer e-pošte med sodelavci:
»Majhno pojasnilo bi vam lahko prihranilo 25 % vašega naslednjega komunikacijskega proračuna ... V zadnjih nekaj tednih je naš oddelek opredelil novo, posebej donosno sponzorsko strategijo. Z njegovo uveljavitvijo od naslednjega poslovnega leta bi občutno zmanjšali svoje stroške in hkrati pridobili prepoznavnost.«
Primer predstavitve poročila vodstvu:
»Zadnji rezultati potrjujejo, da se je lansiranje spremenilo v pravi komercialni uspeh. V samo 2 mesecih je naš tržni delež v sektorju pisarniške avtomatizacije poskočil za 7 točk! To poročilo podrobno analizira ključne dejavnike te uspešnosti, pa tudi področja, ki jih je treba načrtovati za ohranitev te zelo obetavne dinamike.”
Z uporabo teh učinkovitih receptov, svoje strokovne zapise bo pridobil učinek že s prvimi besedami. Zgrabite svojega bralca, vzbudite njegovo zanimanje ... in ostalo bo sledilo samo po sebi!
