E-pošta nam pogosto omogoča več komunikacije. Posledično je internet poln nasveti za boljše pisanje, sezname razlogov za izogibanje pošiljanju e-pošte ob določenih urah ali nasvete o tem, kako hitro naj se odzovemo itd. Vendar pa je najboljši način, da prihranite čas in se izognete zmedi, morda ta, da se spomnite, da nekateri pogovori ne morejo potekati prek e-pošte, tukaj je nekaj primerov.
Ko prenesete slabe novice
Ni lahko sporočiti slabih novic, še posebej, če jih morate posredovati svojemu šefu ali vodji. Vendar pa obstaja več načinov za zmanjšanje težav. Najprej, ne odlašajte in ne izgubljajte časa; morate prevzeti odgovornost in temeljito razložiti situacijo. Posredovanje slabih novic po elektronski pošti ni dobra ideja, saj se lahko razume kot poskus izogibanja pogovoru. Lahko bi vrnili podobo osebe, ki je prestrašena, v zadregi ali celo preveč nezrela, da bi bila proaktivna. Torej, ko imate za sporočiti slabo novico, to storite osebno, kadar koli je to mogoče.
Ko niste povsem prepričani, kaj mislite
Na splošno si je dobro prizadevati biti proaktiven in ne reaktiven. Na žalost je e-pošta zelo primerna za tovrstni refleks. Počutimo se prisiljeni izprazniti svoje mape »Prejeto«, saj večina e-poštnih sporočil zahteva odgovore. Tako včasih, tudi ko nismo povsem prepričani, kako bi se želeli odzvati, naši prsti vseeno začnejo trkati. Namesto tega si vzemite odmor, ko ga morate vzeti. Poiščite več informacij o temi, namesto da odgovarjate, preden zares veste, kaj mislite in kaj bi radi povedali.
Če se počutite mučeno zaradi tona
Mnogi od nas uporabljajo e-pošto, da bi se izognili težkemu pogovoru. Ideja je, da nam ta medij daje priložnost, da napišemo e-pošto, ki bo drugo osebo dosegla točno tako, kot upamo. Toda prepogosto se to ne zgodi. Prva stvar, ki trpi, je naša učinkovitost; ustvarjanje popolno oblikovanega e-poštnega sporočila vzame toliko časa. Zato druga oseba pogosto ne prebere našega e-poštnega sporočila, kot smo pričakovali. Torej, če vas muči ton, ko pišete e-pošto, se vprašajte, ali ne bi bilo tudi v tem primeru bolj smiselno voditi ta pogovor iz oči v oči.
Če je med 21h in 6h in ste utrujeni
Težje je jasno razmišljati, ko ste utrujeni, čustva pa lahko v tem stanju tudi navrejo. Torej, če sedite doma in ste izven delovnega časa, razmislite o tem, da pritisnete shrani osnutek namesto gumba za pošiljanje. Namesto tega napišite prvi osnutek v osnutku, če vam bo to pomagalo pozabiti na težavo, in ga preberite zjutraj, preden ga dokončate, ko imate bolj svež pogled.
Ko prosiš za povečanje
Nekateri pogovori so namenjeni osebnim pogovorom, ko se želite na primer pogajati o povišici. To ni vrsta zahteve, ki bi jo želeli poslati po e-pošti, predvsem zato, ker želite, da je jasno in da to jemljete resno. Prav tako želite biti na voljo za odgovore na vprašanja o vaši prijavi. Če pošljete e-pošto, lahko pošljete napačno sporočilo. Če si v teh okoliščinah vzamete čas za osebni sestanek s svojim nadrejenim, boste dosegli več rezultatov.
