Закачите свог читаоца из увода

Увод је кључан да бисте привукли пажњу читаоца и подстакли их да прочитају остатак вашег извештаја. путем е-поште.

Почните снажном реченицом која поставља контекст или подвлачи главни циљ, на пример: „Након неуспелог лансирања наше нове линије производа, неопходно је анализирати узроке и брзо деловати“.

Структурирајте овај кратки увод у 2-3 кључне реченице: тренутна ситуација, главна питања, перспектива.

Кладите се на директан стил и јаке речи. Поставите битне информације на почетак реченица.

Можете укључити бројке да поткрепите своју тезу.

У неколико циљаних редова, ваш увод би требало да натера вашег читаоца да пожели да чита даље како би сазнао више. Од првих секунди, ваше речи морају да се ухвате.

Са добро осмишљеним уводом, ваш извештај е-поштом ће привући пажњу и мотивисати вашег читаоца да дође до сржи ваше анализе.

Побољшајте свој извештај релевантним визуелним елементима

Визуелни прикази имају неоспорну моћ упадања у очи у извештају е-поште. Они појачавају вашу поруку на моћан начин.

Не устручавајте се да интегришете графиконе, табеле, дијаграме, фотографије ако имате релевантне податке за излагање. Једноставан кружни графикон који илуструје дистрибуцију продаје имаће већи утицај од дугачког пасуса.

Пазите, међутим, да изаберете јасне визуелне елементе који се брзо разумеју. Избегавајте преоптерећену графику. Увек цитирајте извор и додајте објашњење ако је потребно.

Такође проверите да ли ваши визуелни елементи остају читљиви на мобилном уређају тако што ћете проверити екран. Ако је потребно, направите верзију погодну за мале екране.

Варирајте визуелне елементе у свом извештају да бисте стимулисали пажњу, штедљиво. Е-пошта преоптерећена сликама ће изгубити јасноћу. Алтернативни текст и визуелни прикази за динамички извештај.

Са релевантним подацима добро истакнутим, ваши визуелни елементи ће привући око и учинити ваш извештај е-поштом лакшим за разумевање на привлачан и професионалан начин.

Завршите отварањем перспективе

Ваш закључак треба да инспирише вашег читаоца да предузме акцију у вези са вашим извештајем.

Прво, брзо сумирајте кључне тачке и закључке у 2-3 сажете реченице.

Истакните информације које желите да ваш прималац прво запамти. Можете користити одређене кључне речи из наслова да бисте се сетили структуре.

Затим завршите своју е-пошту отварањем онога што следи: предлог за накнадни састанак, захтев за валидацију акционог плана, праћење да бисте добили брз одговор...

Ваш закључак треба да буде занимљив како би изазвао реакцију вашег читаоца. Афирмативни стил са акционим глаголима ће олакшати овај циљ.

Радећи на свом закључку, даћете перспективу свом извештају и мотивисати примаоца да одговори или предузме акцију.

 

Пример извештаја путем е-поште за ескалацију техничких проблема и предлагање акционог плана

 

Предмет: Извештај – побољшања наше апликације

драги Томас,

Недавне негативне критике о нашој апликацији су ме забринуле и потребна су ми нека брза подешавања. Морамо да реагујемо пре него што изгубимо више корисника.

Текућа питања

  • Оцене Апп Сторе-а су пале на 2,5/5
  • Честе жалбе на грешке
  • Ограничене карактеристике у поређењу са нашим конкурентима

Импровементс Трацк

Предлажем да се сада фокусирамо на:

  • Исправка главних пријављених грешака
  • Додавање популарних нових функција
  • Кампања за промоцију наше корисничке услуге

Хајде да организујемо састанак ове недеље да прецизно дефинишемо техничка и комерцијална решења која ће се имплементирати. Од кључне је важности да брзо реагујемо како бисмо повратили поверење наших корисника и повећали оцене апликације.

Чекам твој повратак, Јеан