Utangulizi wenye athari, ukuzaji wazi na hitimisho la kuvutia

Muundo ndio ufunguo wa ripoti ya barua pepe yenye mafanikio na yenye matokeo. Kabla ya kuandika, pata muda wa kupanga maudhui yako karibu na mfumo wa sehemu 3: utangulizi, maendeleo, hitimisho.

Anza na utangulizi mfupi, wa kushtua, maneno ya kuvutia yanayoelezea madhumuni makuu ya ripoti yako. Kwa mfano: "Uzinduzi wa bidhaa zetu mpya mwezi uliopita unaonyesha matokeo mchanganyiko ambayo yanahitaji kuchunguzwa kwa haraka".

Endelea na usanidi ulioundwa katika sehemu 2 au 3, na manukuu kwa kila sehemu. Kila sehemu hutengeneza kipengele maalum cha ripoti yako: maelezo ya matatizo yaliyojitokeza, suluhu za kurekebisha, hatua zinazofuata, n.k.

Andika aya fupi na za hewa, ukifikia uhakika. Toa ushahidi uliothibitishwa, mifano halisi. Mtindo wa moja kwa moja, usio na kero utafanya ripoti yako ya barua pepe iwe rahisi kusoma.

Weka dau kwenye hitimisho linalohusisha ambalo ni muhtasari wa mambo muhimu na kufungua mtazamo kwa kupendekeza vitendo vya siku zijazo au kuhimiza jibu kutoka kwa mpokeaji wako.

Muundo huu wa hatua 3 - utangulizi, mwili, hitimisho - ndio umbizo linalofaa zaidi kwa ripoti za barua pepe za kitaalamu na zenye matokeo. Kwa kufuata mbinu hizi bora, uandishi wako utamvutia msomaji wako kuanzia mwanzo hadi mwisho.

Tumia vichwa vya maelezo kupanga ripoti yako

Manukuu ni muhimu ili kuchanganua sehemu mbalimbali za ripoti yako ya barua pepe. Huruhusu msomaji wako kuabiri kwa urahisi hadi sehemu muhimu.

Andika vichwa vifupi (chini ya herufi 60), sahihi na ya kusisimua, kama vile "matokeo ya mauzo ya kila robo" au "Mapendekezo ya kuboresha michakato yetu".

Badilisha urefu wa manukuu yako ili kutia nguvu usomaji. Unaweza kutumia uundaji wa uthibitisho au wa kuuliza inapohitajika.

Acha mstari tupu kabla na baada ya kila kichwa ili kuwafanya waonekane katika barua pepe yako. Tumia umbizo la Bold au Italic ili kuzitofautisha kwa macho na maandishi ya mwili.

Hakikisha vichwa vyako vinaonyesha kwa usahihi maudhui yaliyomo katika kila sehemu. Msomaji wako anapaswa kupata wazo la somo kwa kusoma tu maandishi.

Kwa kupanga ripoti yako ya barua pepe kwa vichwa nadhifu, ujumbe wako utapata uwazi na ufanisi. Msomaji wako ataweza kwenda moja kwa moja kwa pointi zinazomvutia bila kupoteza muda.

Hitimisha kwa muhtasari wa kuvutia

Hitimisho lako linakusudiwa kumalizia mambo muhimu na kumtia moyo msomaji wako kuchukua hatua baada ya ripoti yako.

Kwa kifupi fupisha katika sentensi 2-3 pointi muhimu na hitimisho zilizotengenezwa katika mwili wa barua pepe. Angazia habari unayotaka msomaji wako akumbuke kwanza.

Unaweza kutumia maneno fulani muhimu au misemo kutoka kwa maandishi yako ili kukumbusha muundo. Kwa mfano: "Kama ilivyotajwa katika sehemu ya matokeo ya kila robo mwaka, aina zetu mpya za bidhaa zinakabiliwa na matatizo ambayo lazima yatatuliwe haraka".

Malizia kwa kufungulia kinachofuata: ombi la kuthibitishwa, itisha mkutano, ufuatiliaji wa jibu... Hitimisho lako linapaswa kumchochea msomaji wako kujibu.

Mtindo wa uthubutu na misemo inayojumuisha kama vile "Sasa ni lazima..." kutoa hali ya kujitolea. Hitimisho lako ni la kimkakati katika kutoa mtazamo wa ripoti yako.

Kwa kutunza utangulizi na hitimisho lako, na kwa kupanga ukuzaji wako kwa maandishi yenye nguvu, unahakikisha ripoti ya kitaalamu na madhubuti kupitia barua pepe, ambayo itajua jinsi ya kuvutia umakini wa wasomaji wako kuanzia mwanzo hadi mwisho.

Huu hapa ni mfano wa kubuni wa ripoti ya barua pepe kulingana na vidokezo vya uhariri vilivyojadiliwa katika makala:

Somo: Ripoti - Uchambuzi wa Mauzo wa Q4

Hujambo [jina la kwanza la mpokeaji],

Matokeo mchanganyiko ya mauzo yetu ya robo ya mwisho yanatia wasiwasi na yanahitaji hatua za haraka za kurekebisha kwa upande wetu.

Mauzo yetu ya mtandaoni yalipungua kwa 20% ikilinganishwa na robo iliyopita, na yako chini ya malengo yetu ya msimu wa kilele. Vile vile, mauzo ya dukani yaliongezeka kwa asilimia 5 pekee, huku tukilenga ukuaji wa tarakimu mbili.

Sababu za utendaji mbaya

Sababu kadhaa zinaelezea matokeo haya ya kukatisha tamaa:

  • Trafiki imepungua kwa 30% kwenye tovuti ya mtandaoni
  • Upangaji duni wa hesabu katika duka
  • Kampeni ya uuzaji ya Krismasi isiyofaa

Mapendekezo

Ili kurudi haraka, ninapendekeza hatua zifuatazo:

  • Usanifu upya wa tovuti na uboreshaji wa SEO
  • Upangaji wa mapema wa hesabu wa 2023
  • Kampeni zinazolengwa ili kuongeza mauzo

Ninasalia na wewe kuwasilisha mpango wa kina wa utekelezaji katika mkutano wetu wa wiki ijayo. Tunahitaji kuchukua hatua haraka ili kurejea kwenye ukuaji mzuri wa mauzo katika 2023.

Kwa dhati,

[Sahihi yako ya wavuti]

[/ sanduku]