Devamsızlık mesajları önemli iş yazılarıdır. Ancak birçok nedenden dolayı gözden kaçabilirler. Bu, yazılarının bağlamıyla ve bazen sahip olabilecekleri etkiyi hesaba katmayarak açıklanır.
Gerçekten de yokluk mesajı otomatik bir mesajdır. Belirli bir zaman aralığında veya belirli bir süre içinde alınan herhangi bir mesaja yanıt olarak gönderilir. Bazen mesaj izne çıkma bağlamında hazırlanır. Muhtemelen aklınızın başka yerde olduğu bu dönem, mesajınızı yazmak için en iyi zaman olmayabilir.
Otomatik devamsızlık mesajı yapılandırmanın amacı nedir?
İşten gelmeme mesajı birçok yönden önemlidir. Devamsızlığınızı tüm çalışanlarınıza bildirmek için kullanılır. Ayrıca, sizin geri dönmenizi beklerken faaliyetlerine devam etmelerini sağlayan bilgileri sağlamaya da hizmet eder. Bu bilgiler esas olarak iyileşme tarihiniz, sizinle iletişime geçilecek acil durum iletişim bilgileri veya acil bir durumda iletişime geçilecek bir meslektaşınızın iletişim bilgileridir. Tüm bunların ışığında, yokluk mesajı herhangi bir profesyonel için önemli bir iletişim eylemidir.
Kaçınılması gereken hatalar nelerdir?
Devamsızlık mesajının önemi göz önüne alındığında, muhatabı şok etmemek veya saygısızlık etmemek için birkaç parametre dikkate alınmalıdır. Saygısız olmaktansa çok saygılı görünmek daha iyidir. Yani OUPS, pff vb. ifadeleri kullanamazsınız. Tüm paydaşların profilini dikkate almanız gerekecektir. Bu nedenle, üstleriniz veya müşterileriniz, tedarikçileriniz ve hatta kamu yetkilileriniz size mesaj gönderirken iş arkadaşlarınızla konuşuyormuş gibi yazmaktan kaçının.
Bu rahatsızlıktan kaçınmak için, Outlook'ta dahili şirket postaları için bir devamsızlık mesajı ve harici postalar için başka bir mesaj olması mümkündür. Her durumda, iyi yapılandırılmış bir devamsızlık mesajı oluşturmak için tüm profilleri hesaba katmanız gerekecektir.
Ayrıca, bilgiler yararlı ve kesin olmalıdır. Bu bilgiyi alan kişinin bu "yarının" tarihini bilemeyeceğini bilerek, "yarından yokum" gibi belirsiz mesajlardan kaçının.
Son olarak, tanıdık ve sıradan bir ton kullanmaktan kaçının. Gerçekten de, göz önünde olan bir tatilin coşkusu, aşırı tanıdık bir ton kullanmanıza neden olabilir. Sonuna kadar profesyonel kalmayı unutmayın. Meslektaşlarla sözlü olarak bu olabilir, ancak özellikle çalışma kağıtları bağlamında değil.
Ne tür bir devamsızlık mesajı seçilmeli?
Tüm bu tuzaklardan kaçınmak için geleneksel bir stil seçin. Bu, adınızı ve soyadınızı, alınan mesajı ne zaman işleyebileceğinizle ilgili bilgileri ve acil durumlarda iletişim kurulacak kişi(ler)i içerir.
