Bir e-postaya iyi başlamak neden önemlidir?
İş hayatında yazılarınız sürekli olarak büyük bir zorlukla karşı karşıya kalır: okuyucunun dikkatini çekmek. Alıcılarınız, yani meşgul yöneticileriniz, çok sayıda günlük bilgiyi sıralamak zorundadır. Sonuç ? Her yeni mesaja yalnızca birkaç değerli saniye veriyorlar.
Zayıf, donuk, kötü sunulmuş bir giriş... ve kayıtsızlık garantidir! Daha da kötüsü, mesajın tam olarak anlaşılmasını tehlikeye atacak bir yorgunluk hissi. Acı bir editoryal başarısızlık olduğunu söylemek yeterli.
Tersine, başarılı ve etkili bir giriş, hiyerarşinizin veya meslektaşlarınızın ilgisini hemen çekmenize olanak tanıyacaktır. Dikkatli bir giriş, profesyonelliğinizi ve iş iletişimi kodlarındaki ustalığınızı gösterir.
Kesinlikle kaçınılması gereken tuzak
Pek çok iş dünyası yazarı ölümcül bir hata yapıyor: Daha ilk kelimelerden ayrıntılara girmek. Doğru olanı yaptıklarına inanarak hemen konunun özüne inerler. Utanç verici bir hata!
Bu "falan" yaklaşımı okuyucuyu daha konunun özüne inmeden hızla yıpratıyor. Daha ilk kelimelerden itibaren, bu kafa karıştırıcı ve ilham verici olmayan giriş kısmını erteleyerek konuyu toparlıyor.
Daha da kötüsü, bu tür bir giriş, alıcının sorunlarının dikkate alınmasından tamamen yoksundur. Mesajın içeriğinden elde edilebilecek somut faydaları vurgulamıyor.
Büyüleyici bir girişin 3 sihirli bileşeni
Girişlerinizde başarılı olmak için profesyoneller, okuyucunun dikkatini ve iyi niyetini oluşturmak için durdurulamayan 3 adımlı bir yöntem önermektedir:
Oyuncuya vurmak için güçlü bir "kanca"
İster şok edici bir ifade olsun, ister kışkırtıcı bir soru, hatta çarpıcı rakamlar… Muhatapınızın ilgisini çeken ve merakını uyandıran güçlü bir unsurla başlayın.
Açık ve doğrudan bağlam
İlk tıklamanın ardından konunun temellerini atmak için basit ve doğrudan bir cümle ile devam edin. Okuyucunun, düşünmeye gerek kalmadan, ne anlatılacağını hemen anlaması gerekir.
Alıcı için faydaları
Son önemli an: Bu içeriğin onu neden ilgilendirdiğini, bundan doğrudan ne elde etmesi gerektiğini açıklayın. İnsanların okumaya yönelmesinde “fayda” argümanlarınız belirleyicidir.
Bu 3 bileşen nasıl düzenlenir?
Önerilen tipik sıra aşağıdaki gibidir:
- Açılış olarak şok edici bir cümle veya akılda kalıcı bir soru
- Temanın 2-3 satırlık bağlamsallaştırılmasıyla devam edin
- Okuyucuya faydalarını detaylandıran 2-3 satırla bitirin
Doğal olarak mesajın niteliğine göre oranları ayarlayabilirsiniz. Kanca az çok desteklenebilir, bağlamsallaştırma kısmı az çok sağlanabilir.
Ancak bu genel yapıya sadık kalın: “kanca -> bağlam -> faydalar”. Mesajınızın gövdesini etkili bir şekilde tanıtmak için mükemmel bir ortak konu oluşturur.
Etkili Tanıtımların Konuşma Örnekleri
Yöntemi daha iyi görselleştirmek için hiçbir şey birkaç somut illüstrasyonun yerini tutamaz. Başarılı tanıtımlar için bazı tipik modeller şunlardır:
Meslektaşlar arasındaki örnek e-posta:
“Küçük bir açıklama, bir sonraki iletişim bütçenizde %25 tasarruf etmenizi sağlayabilir... Geçtiğimiz birkaç hafta içinde departmanımız yeni, özellikle kârlı bir sponsorluk stratejisi belirledi. Bunu bir sonraki mali yıldan itibaren uygulamaya koyarak görünürlük kazanırken masraflarınızı da önemli ölçüde azaltacaksınız.”
Yönetime rapor sunma örneği:
"Son sonuçlar, lansmanın gerçek bir ticari başarıya dönüştüğünü doğruluyor. Ofis otomasyonu sektöründe pazar payımız sadece 2 ayda 7 puan arttı! Bu rapor, bu performansın temel faktörlerini ayrıntılı olarak analiz ediyor, aynı zamanda bu umut verici dinamiği sürdürmek için planlanması gereken alanları da analiz ediyor."
Bu etkili tarifleri uygulayarak, mesleki yazılarınız İlk kelimelerden etki kazanacaktır. Okuyucunuzu yakalayın, ilgisini uyandırın… ve gerisi kendiliğinden gelecektir!
