Корпоративна електронна пошта
У сучасному бізнес-середовищі, де електронна пошта стала кращим інструментом спілкування. Важливо оволодіти навичками, необхідними для передачі ваших повідомлень. Існує багато способів повідомити своє невдоволення колезі, з якою у вас є конфлікт. Ми можемо уявити собі дискусію віч-на-віч, телефонний дзвінок чи якесь посередництво. Однак електронна пошта залишається одним із найбільш часто використовуваних засобів у світі праці.
Електронна пошта є дуже потужним інструментом, який широко використовується з багатьох причин.
Коли ви надсилаєте електронний лист, відбувається автоматичний запис спілкування. Таким чином, ваші різні обміни можуть бути організовані в папку, яка зберігається безпечно. Таким чином, вони можуть бути використані в майбутньому для довідок або юридичних причин. Використання електронної пошти як офіційного засобу зв’язку також економить гроші бізнесу. Важливо звернути увагу на ці моменти, щоб зрозуміти, наскільки важливо для вас оволодіти таким способом спілкування.
У повсякденній роботі може статися так, що колезі потрібно нагадати про деякі правила гарної поведінки. Варто пам’ятати, що повідомлення колеги електронною поштою є офіційним та ефективним способом твердо донести свою думку. Якщо такий колега вирішить не змінювати свого ставлення після неодноразових попереджень, електронні листи, які ви надіслали, можуть бути представлені, щоб виправдати подальші дії з вашого боку. Пам’ятайте, що вони були надійно збережені, їх можна отримати та використати, щоб показати історію неправомірної поведінки відповідної особи.
Перш ніж сповістити колегу електронною поштою
Як було сказано раніше, використання електронної пошти для спілкування є формальним. Це означає, що воно важить більше, ніж усне попередження, і несе більше наслідків. Тому перед тим як сповістити когось, з ким ви працюєте, електронною поштою, подумайте про усні попередження. Деякі адаптують свою поведінку, коли ви це зробите. Отже, не потрібно, не спробувавши спочатку вирішити проблему, надавати їй непотрібну величину. Крім того, сповіщення колег електронною поштою не завжди може бути ідеальним способом переконати його змінитися. Лікуйте кожен випадок і кожен відповідно до ситуації. Перш ніж висловлювати свій гнів електронною поштою, вам потрібно знати, як це зробити. Вам потрібно зібратися з думками і зрозуміти, що ви хочете написати, і рівень впливу, який вам потрібен, щоб отримати бажаний результат.
Визначте проблему
Перше, що потрібно зробити, перш ніж надсилати електронний лист, — це визначити предмет вашого роздратування. Це не так просто, як здається. У офісі, де панують конкуренція і суперництво, ви повинні бути впевнені, що ваші звинувачення мають серйозні підстави. Мова не йде про те, щоб мучити члена вашої команди плітками. Однак якщо ви стали жертвою чи свідком злочину і факти є певними, вживайте заходів. Однак не забувайте в своїх треках поважати правила звичайної ввічливості.
Хто є людиною, з якою ви маєте проблеми?
Наприклад, надмірне створення конфлікту між вами та керівником не принесе вам чи вашій команді користі. Це безумовно вплине на вашу продуктивність і може поставити вас у складну ситуацію. Замість електронного листа, обговорення віч-на-віч може бути корисним як перший крок у вирішенні проблеми, яка вас хвилює. Однак, якщо ваші численні бесіди та усні попередження не вдалися, не соромтеся надсилати офіційні електронні листи, які, безсумнівно, принесуть вам користь пізніше.
Слідкуйте за електронною поштою
Ваша електронна пошта має бути професійно написана. Коли ви берете на себе ініціативу критикувати поведінку чи роботу певної особи електронною поштою, пам’ятайте, що це офіційний документ. Це означає, що це документ, який може обернутися проти вас. Поважайте всі правила, які очікуються для написання листа в цьому контексті.
