Print Friendly, PDF & Email

Корпоративна електронна пошта

У сучасному бізнес-середовищі, де електронна пошта стала кращим інструментом спілкування. Важливо оволодіти навичками, необхідними для передачі ваших повідомлень. Є багато способів повідомити про своє нещастя колегі, з яким ви так чи інакше конфліктуєте. Ви можете уявити собі дискусію віч-на-віч, телефонний дзвінок чи якесь посередництво. Однак,e-mail залишається одним із найпоширеніших засобів у світі праці.

Електронна пошта є дуже потужним інструментом, який широко використовується з багатьох причин.

При надсиланні електронної пошти відбувається автоматичний запис повідомлення. Тому ваші різні обміни можуть бути організовані в папці, зберігається безпечно. Таким чином, вони можуть бути використані в майбутньому з посилань або з юридичних причин. Використання електронної пошти як засобу офіційного спілкування також економить гроші підприємствам. Важливо відзначити ці моменти, щоб зрозуміти, наскільки важливо для вас оволодіти цим способом спілкування.

У вашій щоденній роботі може трапитися так, що колега потребує нагадування про деякі правила гарної поведінки. Цікаво пам’ятати, що сповіщення колеги по електронній пошті - це формальний та ефективний спосіб чітко донести свою думку. Якщо такий колега вирішить не змінювати своє ставлення після неодноразових попереджень, електронні листи, які ви надіслали, можуть бути представлені, щоб виправдати подальші дії з вашого боку. Пам’ятайте, що вони надійно зберігались, і їх можна отримати та використовувати для відображення історії неправомірної поведінки людини.

ЧИТАННЯ  Шаблон електронної пошти для вибачень керівнику

Перш ніж повідомляти колегу по електронній пошті

Як зазначено вище, використання електронної пошти для спілкування є формальним. Це означає, що він важить більше, ніж словесне попередження і має більше наслідків. Тому, перш ніж повідомляти особі, з якою ви працюєте електронною поштою, розгляньте словесні попередження. Деякі будуть пристосовувати свою поведінку, коли ви це робите. Тому не треба, перш за все, намагатися вирішити проблему, дати йому марну шкалу. Крім того, повідомлення колеги по електронній пошті не завжди може бути ідеальним способом переконати колегу змінити. До кожної справи і кожної відповідно до ситуації. Перш ніж висловити свій гнів електронною поштою, ви повинні знати, як це зробити. Вам потрібно зібрати свої ідеї і визначити, що ви хочете написати і рівень впливу, який вам потрібно, щоб досягти бажаного результату.

Визначте проблему

Перше, що потрібно зробити перед надсиланням електронного листа, - це визначити предмет вашого роздратування. Це не так просто, як здається. В офісі, де панує конкуренція та суперництво, ви повинні бути впевнені, що ваші звинувачення мають серйозні підстави. Ви не збираєтеся мучити члена своєї команди плітками. Однак якщо ви стали жертвою чи свідком проступків і факти є певними, вживайте заходів. Однак не забувайте у своїх слідах дотримуватися звичних правил ввічливості.

Хто є людиною, з якою ви маєте проблеми?

Наприклад, непотрібні конфлікти між вами та менеджером не допоможуть вам або вашій команді. Це, безумовно, вплине на вашу продуктивність і може поставити вас в делікатну ситуацію. Замість повідомлення електронної пошти, подумайте про те, що перше обговорення може бути корисним для вирішення проблеми, яка стосується вас. Однак, якщо ваші багаторазові обговорення і словесні попередження провалюються, не соромтеся надсилати офіційні листи, які, безумовно, допоможуть вам пізніше.

ЧИТАННЯ  Відрізнити професійну електронну пошту від листа

Слідкуйте за електронною поштою

Ваш електронний лист повинен бути написаний професійно. Коли ви берете на себе ініціативу критикувати поведінку або роботу конкретної особи по електронній пошті, пам'ятайте, що це офіційний документ. Це означає, що це документ, який може обернутися проти вас. Поважайте всі очікувані правила написання листа в цьому контексті.