Пошта чи пошта: що віддати перевагу?
Надсилання листа чи листа кореспонденту – дуже поширена практика. Навіть якщо сьогодні є можливість порекомендувати кур'єра, зрозуміло, що електронна пошта гарантує більшу швидкість передачі повідомлень. Однак у професійному контексті бувають випадки, коли використання електронної пошти є більш вигідним, ніж лист. При цьому не слід нехтувати правильним використанням ввічливих виразів. Пошта чи пошта: чому слід віддати перевагу та які ввічливі формули є доречними за певних обставин?
Коли надсилати листи?
Бажано надсилати листи в певних конкретних контекстах. Іноді це вимагає від вас закон.
У робочому світі прийнято надсилати заяву про звільнення, викликати співбесіду при звільненні або перервати випробувальний термін, оформивши прохання чи рішення в листі.
Що стосується відносин між клієнтом і постачальником, ми можемо навести серед обставин, які вимагають адреси листа, офіційного повідомлення про неоплачений рахунок-фактуру, вибачення після доставки дефектного продукту або офіційного повідомлення про дефектний продукт. доставка замовлення .
Коли краще надіслати професійний електронний лист?
На практиці відправка листа відповідає щоденним обмінам, які відбуваються в професійному контексті. Це у випадку, коли йдеться про відправку пропозиції потенційному клієнту, перезапуск клієнта про прострочений рахунок-фактуру або відправку документів колезі.
Але одна справа знати, коли використовувати професійну електронну пошту, а інша – правильно використовувати ввічливі вирази.
Яка структура наступного електронного листа?
Електронна пошта клієнта, як правило, складається з 7 частин. Серед них ми можемо навести:
- Персоналізована ввічлива формула
- Гачок
- Контекст
- Проект
- Заклик до дії
- Перехід
- Остання ввічлива фраза
Щодо ввічливої формули на початку електронного листа, рекомендується персоналізувати її. Ви можете сказати, наприклад: «Привіт + Прізвище / Ім’я».
Що стосується остаточної ввічливої формули, ви можете прийняти таку: «Очікуючи твого повернення, я бажаю тобі приємного завершення дня і, звичайно, залишатися доступним». Ця ввічлива формула підходить клієнту, з яким у вас є дещо великі ділові відносини, або клієнту, якого ви знаєте, зокрема.
Якщо мова йде про клієнта, з яким у вас не склалися щоденні стосунки, ввічлива формула на початку електронного листа має бути типу «пан…» або «міс…». Що стосується ввічливої формули в кінці листа, ви можете використовувати формулу «Очікуючи повернення, будь ласка, прийміть запевнення у моїх найкращих почуттях».
Для передачі пропозицій клієнту структура майже така ж. Однак відправити документи колезі ніщо не заважає привітатися. В кінці електронного листа також рекомендується ввічливі вирази, такі як «З повагою» або «З повагою».