Gmail کے ساتھ اپنی تنظیم کو بہتر بنائیں

پیداواری صلاحیت حاصل کرنے میں ناگزیر طور پر آپ کے ان باکس کو بہتر طریقے سے منظم کرنا شامل ہے۔ درحقیقت، ایک ناقص انتظام شدہ ای میل تیزی سے تناؤ اور وقت کے ضیاع کا ذریعہ بن سکتا ہے۔ Gmail کے اپنے استعمال کو بہتر بنانے کے لیے، آپ کے لیے کئی خصوصیات دستیاب ہیں۔ ان میں، کی بورڈ شارٹ کٹس کا استعمال آپ کی ای میلز کو لکھنے اور ان کا نظم و نسق آسان بنانے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ جی میل کی سیٹنگز میں اس آپشن کو فعال کرنے سے، آپ دستیاب شارٹ کٹس کی مکمل فہرست سے مشورہ کر سکیں گے اور کارکردگی حاصل کرنے کے لیے ان سے فائدہ اٹھا سکیں گے۔

اس کے بعد، لیبلز کا استعمال کرتے ہوئے ای میلز کی درجہ بندی کرنا آپ کے ان باکس کی بہترین تنظیم کے لیے ایک قابل قدر ٹپ ہے۔ اپنی مرضی کے مطابق لیبل بنا کر اور ان کی فوری شناخت کے لیے رنگ تفویض کرنے سے، آپ اپنی ای میلز کو زیادہ واضح اور منظم طریقے سے درجہ بندی کرنے کے قابل ہو جائیں گے۔ فلٹرز کو بھی استعمال کیا جا سکتا ہے۔ اس کام کو خودکار بنائیں اور آپ کا وقت بچائیں۔

اپنے ان باکس میں بے ترتیبی سے بچنے کے لیے، غیر ضروری ای میلز کو محفوظ کرنا یا حذف کرنا ضروری ہے۔ یہ آپ کو اہم پیغامات پر بہتر توجہ مرکوز کرنے اور اپنے ای میل کے انتظام کے دباؤ کو کم کرنے کی اجازت دے گا۔ اس کے علاوہ، "اسنوز" فنکشن ایک دلچسپ آپشن ہے۔ ایک ای میل کو روکنے کے لئے اور اسے بعد میں دوبارہ ظاہر کریں، جب آپ اس سے نمٹنے کے لیے تیار ہوں۔

آخر میں، ای میلز کا فوری جواب دینے کے لیے Gmail کی طرف سے پیش کردہ تجویز کردہ جوابات استعمال کرنے پر غور کریں۔ یہ فیچر آپ کو پہلے سے تحریری جوابات پیش کر کے آپ کا وقت بچائے گا جو آپ کو حالات کے مطابق ڈھال لیا گیا ہے۔ آپ یقیناً اپنے انداز اور اپنی ضروریات کے مطابق انہیں اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں۔

ان تجاویز کو لاگو کرنے سے، آپ اپنی تنظیم اور اپنی روزمرہ کی پیداواری صلاحیت میں تیزی سے بہتری دیکھیں گے۔

موثر تعاون کے لیے اعلی درجے کی خصوصیات میں مہارت حاصل کریں۔

تعاون اور مواصلات کاروباری پیداوری کے اہم عناصر ہیں۔ Gmail ان پہلوؤں کو آسان بنانے اور آپ کو اپنے ساتھیوں کے ساتھ مؤثر طریقے سے کام کرنے کی اجازت دینے کے لیے کئی جدید خصوصیات پیش کرتا ہے۔

سب سے پہلے، "شیڈول بھیجنا" فنکشن آپ کے وقت کے ساتھ ساتھ ممکنہ انتظام کرنے کے لیے ایک قیمتی اثاثہ ہے۔ اپنی ای میلز کو ایک مخصوص تاریخ اور وقت پر بھیجے جانے کا شیڈول بنا کر، آپ اپنے اہم پیغامات کو پہلے سے تیار کر سکتے ہیں اور نگرانی سے بچ سکتے ہیں۔ یہ فنکشن آپ کے میلنگز کو آپ کے وصول کنندگان کے ٹائم زون کے مطابق ڈھالنے اور اس طرح دوسرے ممالک میں موجود ساتھیوں کے ساتھ رابطے میں سہولت فراہم کرنے کے لیے بھی مفید ہے۔

اگلا، Gmail کے ساتھ Google Meet کا انضمام آپ کو اپنے ان باکس سے ہی آن لائن میٹنگز کی میزبانی کرنے اور اس میں شامل ہونے دیتا ہے۔ آپ Gmail چھوڑے بغیر اپنے ساتھیوں اور پارٹنرز کے ساتھ ویڈیو میٹنگز کا شیڈول بنا سکتے ہیں۔ یہ خصوصیت ریموٹ کمیونیکیشن اور تعاون کو بہت سہولت فراہم کرتی ہے، جو آپ کو حقیقی وقت میں تبادلہ کرنے کے لیے ایک آسان اور موثر ٹول پیش کرتی ہے۔

اس کے علاوہ، Google Drive کا استعمال ساتھیوں کے ساتھ دستاویزات کا اشتراک کرنے اور حقیقی وقت میں پروجیکٹس پر تعاون کرنے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ براہ راست Gmail سے دستاویزات، اسپریڈ شیٹس یا پریزنٹیشنز بنانے اور ان کا اشتراک کرکے، آپ ای میل کے ذریعے متعدد ورژنز کا تبادلہ کیے بغیر، اپنی ٹیم کے دیگر اراکین کے ساتھ بیک وقت کام کر سکتے ہیں۔

آخر میں، Gmail کے لیے دستیاب متعدد ایکسٹینشنز کو دریافت کرنے کے لیے آزاد محسوس کریں، جو آپ کی پیداواریت اور تعاون کو مزید بہتر بنانے میں آپ کی مدد کر سکتی ہیں۔ Boomerang، Trello یا Grammarly جیسے ٹولز آپ کی ای میلز کو منظم کرنے، آپ کے پروجیکٹس کو منظم کرنے یا آپ کے ہجے اور گرامر کو چیک کرنے کے لیے بہت مفید ہو سکتے ہیں۔

ان جدید خصوصیات میں مہارت حاصل کر کے، آپ اپنی بات چیت اور تعاون کی مہارت کو مضبوط بنائیں گے اور اپنے کاروبار کا حقیقی اثاثہ بن جائیں گے۔

زیادہ سے زیادہ ای میل مینجمنٹ کے لیے بہترین طریقوں کو اپنائیں

اب جب کہ آپ Gmail کی خصوصیات میں مہارت حاصل کر چکے ہیں، یہ ضروری ہے کہ آپ اپنے ای میلز کے بہترین انتظام کے لیے بہترین طریقوں کو اپنائیں۔ یہ عادات آپ کو زیادہ نتیجہ خیز بننے اور زیادہ بھیڑ والے ان باکس کے دباؤ سے بچنے میں مدد کریں گی۔

سب سے پہلے، اپنے ای میلز کو چیک کرنے اور اس پر کارروائی کرنے کے لیے دن کے دوران مخصوص اوقات کا تعین کرنا ضروری ہے۔ اپنے ان باکس کو مسلسل چیک کرنے سے گریز کرکے، آپ خلفشار کو کم کریں گے اور اپنے ترجیحی کاموں پر زیادہ توجہ مرکوز کریں گے۔ آپ، مثال کے طور پر، اپنے پیغامات کو پڑھنے اور ان کا جواب دینے کے لیے دو یا تین ٹائم سلاٹ شیڈول کر سکتے ہیں۔

دوسرا، واضح اور جامع ای میلز ضرور لکھیں۔ سیدھے نقطہ پر جا کر اور ضرورت سے زیادہ لمبے جملوں سے گریز کرنے سے، آپ اپنے پیغامات کو سمجھنے میں آسانی پیدا کریں گے اور اپنے اور اپنے وصول کنندگان کے لیے وقت کی بچت کریں گے۔ توجہ مبذول کرنے اور گفتگو کی پیروی کرنا آسان بنانے کے لیے واضح اور اثر انگیز موضوع لائنوں کے استعمال پر بھی غور کریں۔

پھر، غیر اہم تھریڈز کے لیے اطلاعات کو عارضی طور پر غیر فعال کرنے کے لیے بلا جھجھک "خاموش" فیچر استعمال کریں۔ یہ آپ کو غیر ضروری پیغامات سے مشغول ہوئے بغیر ترجیحی ای میلز پر توجہ مرکوز کرنے کی اجازت دے گا۔

آخر میں، Gmail اور دیگر پیداواری ٹولز سے متعلق خبروں اور تجاویز میں مہارت حاصل کرنے کے لیے اپنے آپ کو مسلسل تربیت دینا یاد رکھیں۔ بہت سی مفت تربیتیں ہیں۔ انٹرنیٹ پر دستیاب ہے، خاص طور پر بڑے ای لرننگ پلیٹ فارمز پر۔ اپنے سیکھنے میں وقت لگانے سے، آپ اپنی صلاحیتوں کو فروغ دیں گے اور اپنی کاروباری پیداواری صلاحیت کو مزید بہتر بنائیں گے۔

ان بہترین طریقوں پر عمل کرکے اور Gmail کی جدید خصوصیات سے فائدہ اٹھا کر، آپ اپنے ان باکس کو مؤثر طریقے سے منظم کرنے اور ایک حقیقی ماہر بننے کے قابل ہو جائیں گے۔