پیشہ ورانہ دستخطوں کی اہمیت کو نظر انداز نہ کریں۔
استعمال کرتے وقت ایک عام غلطی کاروبار کے لیے Gmail پیشہ ورانہ دستخط کی اہمیت کو نظر انداز کرنا ہے۔ ایک اچھی طرح سے ڈیزائن کیا گیا اور مکمل دستخط آپ کے بات چیت کرنے والوں کے ساتھ آپ کی ساکھ کو تقویت دے سکتا ہے اور آپ کی کمپنی کی بہتر تصویر میں حصہ ڈال سکتا ہے۔
پیشہ ورانہ دستخط بنانے کے لیے، اپنا پہلا اور آخری نام، پوزیشن، کمپنی کا نام، رابطے کی معلومات (فون، ای میل) اور ممکنہ طور پر اپنے LinkedIn پروفائل کا لنک ضرور شامل کریں۔ آپ کی کمپنی کی بصری شناخت کو تقویت دینے کے لیے ایک گرافک ٹچ، جیسے لوگو، کو بھی شامل کیا جا سکتا ہے۔
اس کے علاوہ، اپنے وصول کنندگان کے مطابق اپنے دستخط کو ذاتی بنانا نہ بھولیں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ بین الاقوامی صارفین کے ساتھ ای میلز کا تبادلہ کرتے ہیں، تو آپ مواصلات کو آسان بنانے اور غلط فہمیوں سے بچنے کے لیے اپنے دستخط کا انگریزی ورژن شامل کر سکتے ہیں۔
ضرورت سے زیادہ لمبی ای میلز اور بھاری منسلکات سے پرہیز کریں۔
کاروبار کے لیے Gmail استعمال کرنے میں ایک اور عام غلطی بہت لمبی ای میلز یا بڑی منسلکات بھیجنا ہے۔ یہ نہ صرف آپ کے بات چیت کرنے والوں کو آپ کے پیغامات پڑھنے سے حوصلہ شکنی کر سکتا ہے، بلکہ ان کے ان باکسز کو بھی بے ترتیبی اور اسٹوریج کی جگہ استعمال کر سکتا ہے۔
اس سے بچنے کے لیے، رکھنے کی کوشش کریں۔ آپ کی جامع اور منظم ای میلز مختصر پیراگراف اور واضح عنوانات کا استعمال کرتے ہوئے. اگر آپ کو بڑی فائلیں شیئر کرنے کی ضرورت ہے تو، اپنے دستاویزات کو براہ راست اپنی ای میلز سے منسلک کرنے کے بجائے ان سے لنک کرنے کے لیے گوگل ڈرائیو یا ڈراپ باکس جیسے ٹولز کا استعمال کریں۔
آخر میں، اپنی فائلوں کو بھیجنے سے پہلے ان کو کمپریس کرنا یاد رکھیں، خاص طور پر اگر ان میں تصاویر یا ویڈیوز ہوں۔ اس سے ان کا سائز کم ہو جائے گا اور آپ کے وصول کنندگان کے لیے ڈاؤن لوڈ کرنا آسان ہو جائے گا۔
اپنی ای میلز کی رازداری اور حفاظت پر توجہ دیں۔
پیشہ ورانہ دنیا میں سیکورٹی اور رازداری ضروری ہے۔ کاروبار میں Gmail کے ساتھ کی گئی غلطی آپ کے کیریئر اور آپ کی کمپنی کی ساکھ پر سنگین نتائج کا باعث بن سکتی ہے۔ ان مسائل سے بچنے کے لیے، ان بنیادی تجاویز پر عمل کریں۔ سیکورٹی کی ضمانت ای میل کے ذریعے آپ کی بات چیت:
- اپنے Gmail اکاؤنٹ کے لیے ہمیشہ مضبوط اور منفرد پاس ورڈ استعمال کریں۔ انہیں باقاعدگی سے تبدیل کریں اور مختلف آن لائن خدمات کے لیے ایک ہی پاس ورڈ استعمال نہ کریں۔
- اپنے اکاؤنٹ کی سیکیورٹی کو بڑھانے کے لیے ٹو فیکٹر توثیق (2FA) کو فعال کریں۔ یہ لاگ ان ہونے پر آپ کے فون پر بھیجے گئے تصدیقی کوڈ کی ضرورت کے ذریعے تحفظ کی ایک اضافی پرت کا اضافہ کرے گا۔
- فشنگ ای میلز اور گھوٹالے کی کوششوں سے چوکس رہیں۔ مشتبہ لنکس پر کلک نہ کریں اور کبھی بھی اپنی ذاتی یا کاروباری معلومات ای میل پر نہ دیں۔
- بھیجنے کے لیے Gmail کا "Confidential Mode" فیچر استعمال کریں۔ حساس ای میلز. یہ آپ کو اپنے پیغامات کی میعاد ختم ہونے کی تاریخ مقرر کرنے اور پاس ورڈ کے ساتھ ان کی حفاظت کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
ان تجاویز پر عمل کرکے، آپ کاروبار میں Gmail کے ساتھ عام غلطیوں سے بچیں گے اور اپنی پیشہ ورانہ کامیابی کو یقینی بنائیں گے۔
