ای میل بھیجنے کے فن میں مہارت حاصل کریں۔
آج کی کاروباری دنیا میں، ای میل کے ذریعے مواصلات ناگزیر ہو گیا ہے. Gmail، کے ایک اہم جزو کے طور پر گوگل ورک اسپیساس مواصلات کے لیے سب سے زیادہ استعمال ہونے والے ٹولز میں سے ایک ہے۔ ایک ایسے صارف کے لیے جو ابھی کسی کمپنی میں شامل ہوا ہے اور جس کا Gmail اکاؤنٹ IT نے ترتیب دیا ہے، ای میل بھیجنے کی بنیادی باتوں کو سمجھنا ضروری ہے۔
ای میل تحریر کرتے وقت، پہلا مرحلہ وصول کنندہ کا ای میل پتہ درج کرنا ہے۔ کسی غلط فہمی یا تاخیر سے بچنے کے لیے یہ یقینی بنانا بہت ضروری ہے کہ یہ پتہ درست ہے۔ اگلا، سبجیکٹ لائن لکھنا ایک ایسا مرحلہ ہے جسے اکثر نظر انداز کر دیا جاتا ہے، لیکن یہ انتہائی اہمیت کا حامل ہے۔ ایک واضح اور درست موضوع لائن وصول کنندہ کو فوری طور پر یہ جاننے دیتی ہے کہ یہ کیا ہے، جس سے ای میلز کا نظم و نسق اور ترجیح دینا آسان ہوجاتا ہے۔
ای میل کا باڈی لکھنا بھی خاص توجہ کی ضرورت ہے۔ پیشہ ورانہ تناظر میں، جامع، واضح اور احترام کے ساتھ رہنا ضروری ہے۔ جرگن سے بچنے کی سفارش کی جاتی ہے جب تک کہ آپ کو یقین نہ ہو کہ وصول کنندہ اسے سمجھ جائے گا۔ آخر میں، "بھیجیں" کے بٹن کو دبانے سے پہلے، یہ یقینی بنانے کے لیے اپنے ای میل کو پروف ریڈ کرنا ہمیشہ ایک اچھا خیال ہے کہ اس میں کوئی خامی نہیں ہے اور یہ مطلوبہ پیغام کو مؤثر طریقے سے پہنچاتا ہے۔
ای میل وصول کرنا: چھانٹنا اور انتظام کرنا
زیادہ تر پیشہ ور افراد کے لیے ای میلز وصول کرنا روزانہ کی سرگرمی ہے۔ Gmail کے ساتھ، ای میلز وصول کرنا آسان ہے، لیکن آپ کے وقت اور پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانے کے لیے ان پیغامات کو مؤثر طریقے سے منظم کرنے کا طریقہ جاننا ضروری ہے۔
جب آپ Gmail کھولتے ہیں، تو آپ کو سب سے پہلے جو چیز نظر آتی ہے وہ آپ کا ان باکس ہے۔ اس میں تمام غیر پڑھی ہوئی اور حالیہ ای میلز ہیں۔ بغیر پڑھی ہوئی ای میل بولڈ میں ظاہر ہوتی ہے، جس سے اسے دوسروں سے ممتاز کرنا آسان ہوجاتا ہے۔ ای میل پر کلک کرکے، آپ اسے تفصیل سے پڑھ سکتے ہیں۔
یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ Gmail خود بخود ای میلز کو مختلف زمروں میں درجہ بندی کرتا ہے جیسے "پرائمری"، "پروموشنز" یا "اطلاعات"۔ یہ درجہ بندی اہم ای میلز کو کم ترجیحی ای میلز سے الگ کرنے میں مدد کرتی ہے۔ اگر کسی ای میل کی غلط درجہ بندی کی گئی ہے، تو آپ اسے صرف مطلوبہ زمرے میں گھسیٹ کر منتقل کر سکتے ہیں۔
موصولہ ای میلز کے انتظام کا ایک اور ضروری پہلو لیبلز کا استعمال ہے۔ وہ آپ کو پروجیکٹ کے لحاظ سے، کلائنٹ کے ذریعہ یا آپ سے متعلقہ کسی دوسرے معیار کے مطابق ای میلز کی درجہ بندی کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔ مثال کے طور پر، اگر آپ کسی خاص پروجیکٹ پر کام کر رہے ہیں، تو آپ پروجیکٹ کے نام کے ساتھ ایک لیبل بنا سکتے ہیں اور اس لیبل کو اس پروجیکٹ سے متعلق تمام ای میلز کو تفویض کر سکتے ہیں۔
آخر میں، اپنے ان باکس کو منظم رکھنا بہت ضروری ہے۔ ان ای میلز کو باقاعدگی سے حذف یا محفوظ کریں جن کی آپ کو مزید معلومات کے بوجھ سے بچنے کی ضرورت نہیں ہے اور مستقبل میں مخصوص ای میلز کو تلاش کرنا آسان بنائیں۔
ای میلز کا جواب دینا: کارکردگی اور پیشہ ورانہ مہارت
ای میلز کا جواب دینا آج کی پیشہ ورانہ دنیا میں ایک ضروری مہارت ہے۔ ایک فوری اور اچھی طرح سے تیار کردہ جواب موقع سے فائدہ اٹھانے اور ضائع ہونے والے موقع کے درمیان فرق ہوسکتا ہے۔ Gmail، ایک بڑے مواصلاتی ٹول کے طور پر، اس کام کو آسان بنانے کے لیے کئی خصوصیات پیش کرتا ہے۔
جب آپ کو ایک ای میل موصول ہوتی ہے جس کے جواب کی ضرورت ہوتی ہے، تو مناسب وقت کے اندر ایسا کرنے کا مشورہ دیا جاتا ہے۔ یہ آپ کی پیشہ ورانہ مہارت اور آپ کے بات چیت کرنے والوں کے ساتھ آپ کی وابستگی کو ظاہر کرتا ہے۔ Gmail ایک فوری جوابی خصوصیت پیش کرتا ہے، جو موصول ہونے والے ای میل کے مواد کی بنیاد پر خودکار جوابات تجویز کرتا ہے۔ اگرچہ آسان ہے، یہ ہمیشہ ایک اچھا خیال ہے کہ ان جوابات کو حالات کے مطابق بہتر بنانے کے لیے اپنی مرضی کے مطابق بنائیں۔
فارمیٹنگ بھی اہم ہے۔ Gmail آپ کے متن کو بہتر بنانے، لنکس داخل کرنے یا منسلکات شامل کرنے کے لیے فارمیٹنگ ٹول بار پیش کرتا ہے۔ یقینی بنائیں کہ آپ کا پیغام واضح اور منظم ہے، متن کے لمبے بلاکس سے گریز کریں۔ آسان پڑھنے کے لیے مختصر پیراگراف اور سادہ جملے استعمال کریں۔
آخر میں، اپنا جواب بھیجنے سے پہلے، ہجے یا گرامر کی غلطیوں سے بچنے کے لیے ہمیشہ پروف ریڈ کریں۔ جی میل میں ایک بلٹ ان سپیل چیکر ہے جو غلط ہجے والے الفاظ کو انڈر لائن کرتا ہے۔ اچھی طرح سے لکھا ہوا جواب آپ کی پیشہ ورانہ مہارت کی عکاسی کرتا ہے اور آپ کے بات چیت کرنے والوں کا اعتماد بڑھاتا ہے۔
Gmail کے ساتھ ای میلز کا جواب دینے کے فن میں مہارت حاصل کرکے، آپ اپنے کاروباری مواصلات کو بہتر بنائیں گے اور اپنے کام کے تعلقات کو مضبوط بنائیں گے۔
