确定适合您目标的标准模型
商业中有各种标准的电子邮件报告模板。 根据报告的目的选择正确的格式对于清晰有效地传达信息至关重要。
对于定期监控报告(例如每周或每月报告),请选择包含关键数据(销售、生产等)的表格结构。
对于预算或资源请求,请编写一个由简介、详细需求、论点和结论组成的文件。
在需要紧急反应的危机情况下,通过用几句令人震惊的句子列出问题、后果和行动,押注于直接而有力的风格。
无论哪种模型,都要注意字幕、项目符号、表格的格式,以方便阅读。 下面的具体示例将帮助您为每种情况选择最佳格式,以获得专业且有效的电子邮件报告。
定期监测报告以表格形式呈现
定期监测报告(例如每月或每周)需要清晰且综合的结构,突出显示关键数据。
表格的格式使得可以在几秒钟内以有组织且可读的方式呈现重要指标(销售额、产量、转化率等)。
准确地为表格命名,例如“在线销售的演变(2022 年月营业额)”。 请记住提及单位。
您可以结合图形等视觉元素来强化信息。 确保数据正确且计算正确。
每个表格或图表均附有 2-3 句话的简短评论,分析主要趋势和结论。
表格格式使您的收件人可以轻松快速地阅读要点。 它非常适合需要汇总呈现关键数据的定期监控报告。
发生危机时有影响力的电子邮件
在需要快速响应的紧急情况下,请选择简短有力的句子形式的报告。
从一开始就宣布问题:“我们的服务器因攻击而关闭,我们处于离线状态”。 然后详细说明影响:营业额损失、受影响的客户等。
然后列出为限制损害而采取的行动以及要立即实施的行动。 以紧迫的问题或请求结束:“我们可以依靠额外的资源在 48 小时内恢复服务吗?”
在危机中,关键是用直接的几句话快速告知困难、后果和答案。 您的信息必须简短且具有动员性。 对于此类紧急电子邮件报告,有力的风格最有效。
示例 XNUMX:详细的月度销售报告
以下是我们三月份销售的详细报告:
- 店内销售
店内销售额较上月下降 5%,至 1 欧元。 以下是各部门的演变:
- 家用电器:营业额550万欧元,稳定
- DIY部门:营业额350万欧元,下降000%
- 花园部分:营业额 300 万欧元,下降 000%
- 厨房部门:营业额 50 欧元,增长 000%
花园部门的下滑是由于本月不利的天气造成的。 请注意厨房部门令人鼓舞的增长。
- 通风口
我们网站上的销售额稳定在 900 欧元。 移动在线销售额的份额上升至 000%。 由于我们推出了新的春季系列,家具和装饰品的销量急剧上升。
- 营销行动
我们的祖母节电子邮件活动为厨房部门带来了 20 欧元的额外营业额。
我们在社交网络上围绕室内设计的业务也促进了该领域的销售。
- 结论
尽管商店数量略有下降,但在电子商务和有针对性的营销业务的推动下,我们的销售额仍然保持稳健。 我们必须继续在装饰和家具上努力,以弥补花园部门的季节性下降。
如果您有任何疑问,我随时为您解答。
此致
让·杜邦·塞勒 东区
第二个示例:推出新产品线的额外预算请求
作为计划于 2024 年 XNUMX 月推出新系列产品的一部分,我荣幸地请求您提供额外预算。
该战略项目旨在通过提供 20 个额外的参考,将我们的产品范围扩展到有机产品的活跃领域,该领域的需求每年增长 15%。
为了保证此次发射的成功,调动更多资源至关重要。 以下是我的数字建议:
- 团队临时补强:
- 招聘 2 名全职开发人员,为期 6 个月,完成包装和技术文档(成本:12000 欧元)
- 数字营销机构为网络活动提供为期 3 个月的支持(8000 欧元)
- 营销活动 :
- 赞助我们在社交网络上出版物的媒体预算(5000 欧元)
- 创建和发送电子邮件:图形设计、3 个活动的运费(7000 欧元)
- 消费者测试:
- 组织消费者小组收集产品反馈(4000欧元)
总计 36 欧元用于部署成功实施这一战略所需的人力和营销资源。
我随时欢迎您在下次会议期间讨论这个问题。
等待退货,
真诚的,
让·杜邦
专案经理
第三个例子:销售部门月度活动报告
以下是我们销售部XNUMX月份的活动报告:
- 潜在客户拜访:我们的销售代表联系了客户档案中确定的 25 名潜在客户。 12个约会已经确定。
- 已发送报价:我们已针对目录中的旗舰产品发送了 10 份商业报价,其中 3 份已转换。
- 贸易展览:我们在 Expopharm 展会上的展位吸引了大约 200 名联系人。 我们已将其中 15 个转为未来的任命。
- 培训:我们的新合作者 Lena 与 Marc 一起进行了为期一周的现场培训,以熟悉我们的产品和销售宣传。
- 目标:我们本月签订 20 份新合同的商业目标已经实现。 产生的营业额达 30 欧元。
我们正在继续努力开发我们的客户名单,请随时向我发送您的建议。
此致
让·杜邦销售经理
示例四:详细的每周活动报告 - 超市面包店
以下是我们面包店1月7日至XNUMX日这一周的详细活动报告:
生产 :
- 我们平均每天生产 350 个传统法棍面包,一周总共生产 2100 个。
- 得益于我们的新烤箱,总产量增加了 5%,这使我们能够满足不断增长的需求。
- 我们的特种面包(乡村面包、全麦面包、谷物面包)的多样化正在取得成果。 这周我们烤了750个。
销售量:
- 整体成交额为2500欧元,与上周相比稳定。
- 维也纳糕点仍然是我们最畅销的产品(680 欧元),其次是午餐配方(550 欧元)和传统面包(430 欧元)。
- 由于早午餐特别优惠,周日上午的销售尤其强劲(营业额达 1200 欧元)。
批准:
- 接收50公斤面粉和25公斤黄油。 库存充足。
- 考虑下周订购鸡蛋和酵母。
工作人员:
- 朱莉下周要休假,我会重新安排日程。
- 感谢Bastien提供加班出售。
问题:
- 周二早上投币装置发生故障,白天由电工修复。
此致
让·杜邦 经理
第五例:紧急问题——会计软件故障
今天早上,我们的会计软件存在错误,无法输入发票和监控总账。
我联系了我们的 IT 服务提供商,确认最近的更新存在问题。 他们正在努力修复。
与此同时,我们无法记录交易,现金监控也受到干扰。 我们面临着很快落后的风险。
要暂时解决该问题:
- 将您的发票/费用写在我将检索的紧急 Excel 文件中
- 对于客户询问,请致电我以实时验证帐户
- 我会尽力让您了解进展情况。
我们的服务提供商已全力动员,希望最多在 48 小时内解决此问题。 我知道这个故障很糟糕,谢谢您的理解。 如有任何紧急问题,请告诉我。
真诚的,
让·杜邦会计师