ከጂሜይል አቃፊዎች ጋር ቀልጣፋ ድርጅት
ኢሜይሎችን የማስተዳደር ቅልጥፍና አስፈላጊ ነው፣በተለይ በ ሀ ሙያዊ አካባቢ በየደቂቃው የሚቆጠርበት. Gmail፣ በሙያዊ አለም ውስጥ ግንባር ቀደም የመገናኛ መሳሪያ እንደመሆኑ ተጠቃሚዎች ኢሜሎቻቸውን በተሻለ መንገድ እንዲያደራጁ የሚያግዙ የላቁ ባህሪያትን ያቀርባል። ውጤታማ ድርጅት ለመሆን ከመጀመሪያዎቹ እርምጃዎች አንዱ አቃፊዎችን መጠቀም ነው።
እንደሌሎች የኢሜይል አገልግሎቶች፣ Gmail በትክክል "አቃፊዎች" የሚለውን ቃል አይጠቀምም። ይልቁንም "ስያሜዎችን" ያቀርባል. ሆኖም ግን, ተግባራዊነቱ ተመሳሳይ ነው. መለያዎች ኢሜይሎችዎን በተለያዩ አቃፊዎች ውስጥ እንደማስቀመጥ አይነት እንዲከፋፍሉ ያስችሉዎታል። የስራ ኢሜይሎችን ከግል ኢሜይሎች ለመለየት ወይም በፕሮጀክቶች ወይም ርዕሶች መካከል ለመለየት ቀላል እና ውጤታማ መንገድ ነው።
መለያ መፍጠር የልጆች ጨዋታ ነው። በጂሜይል በይነገጽ በግራ መቃን ላይ በቀላሉ "ተጨማሪ" ላይ ጠቅ ያድርጉ፣ ከዚያ "አዲስ መለያ ፍጠር" ላይ ጠቅ ያድርጉ። እንደ ፍላጎቶችዎ ይሰይሙት እና voila! አሁን ኢሜይሎችን ወደዚህ "አቃፊ" ጎትተው መጣል ወይም የተወሰኑ ኢሜይሎች በራስ ሰር ወደዚያ እንዲመሩ ማጣሪያዎችን ማዘጋጀት ይችላሉ።
መለያዎችን በአግባቡ መጠቀም የመልዕክት ሳጥንዎን ወደ የተደራጀ የስራ ቦታ ሊለውጠው ይችላል፣ እያንዳንዱ ኢሜል የራሱ ቦታ አለው። ይህ የተዘበራረቀ የገቢ መልእክት ሳጥን የማየት ጭንቀትን ከመቀነሱም በተጨማሪ ጠቃሚ መረጃ ለማግኘት እና ለማውጣት ቀላል ያደርገዋል።
በGmail መለያዎች ቅልጥፍናን ያሳድጉ
ከስያሜዎች ባሻገር፣ Gmail የእርስዎን ኢሜይሎች ለማደራጀት ሌላ ኃይለኛ ባህሪ ያቀርባል፡ መለያዎች። ከስያሜዎች ጋር ተመሳሳይ ቢሆንም፣ መለያዎች ኢሜይል ብዙ መለያዎች እንዲኖረው በመፍቀድ ተጨማሪ ተለዋዋጭነት ይሰጣሉ። እያንዳንዱ ኢሜይል ከበርካታ ርእሶች ወይም ምድቦች ጋር ሊዛመድ የሚችልበት የመለያ ስርዓት አድርገው ያስቡበት።
መለያዎች በተለይ በሙያዊ አውድ ውስጥ ጠቃሚ ናቸው። ለምሳሌ፣ አንድን የተወሰነ ፕሮጀክት የሚመለከት ኢሜይል እንደ “አስቸኳይ” ወይም “ግምገማ” ተብሎ ሊሰየም ይችላል። ይህ በአስፈላጊነት እና አስፈላጊነት ላይ በመመስረት ኢሜይሎችን ቅድሚያ ለመስጠት እና ለመደርደር ይረዳል።
መለያን ወደ ኢሜል ለመጨመር በቀላሉ ይምረጡት እና ከዚያ በገጹ አናት ላይ ያለውን የመለያ አዶ ጠቅ ያድርጉ። ከዚያ አሁን ካሉት መለያዎች መምረጥ ወይም አዲስ መፍጠር ይችላሉ። ምልክት የተደረገባቸው ኢሜይሎች በዋናው የገቢ መልእክት ሳጥን ውስጥ ይታያሉ፣ ነገር ግን በግራ መቃን ላይ ያለውን ልዩ መለያ ላይ ጠቅ በማድረግ ማየት ይችላሉ።
የመለያዎች ጥቅም የኢሜይሎችዎን ግልጽ አጠቃላይ እይታ ማቅረብ መቻል ነው። በጥቂት ጠቅታዎች ብቻ ከአንድ የተወሰነ ፕሮጀክት፣ ቡድን ወይም ርዕስ ጋር የተያያዙ ሁሉንም ኢሜይሎች ማየት ይችላሉ። መረጃ ንጉስ በሆነበት ሙያዊ አለም የጂሜይል መለያዎች ተደራጅተው እና ቀልጣፋ ሆነው ለመቆየት ጠቃሚ ሃብት ናቸው።
በGmail ትሮች የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ያሳድጉ
የጂሜይል ትሮች ከገቢ መልእክት ሳጥን ጋር የምንገናኝበትን መንገድ የለወጠ ፈጠራ ነው። ከአንድ ኢሜል ዝርዝር ይልቅ ጂሜይል አሁን የገቢ መልእክት ሳጥንዎን እንደ "ዋና"፣ "ማስተዋወቂያዎች"፣ "ማህበራዊ" እና "ዝማኔዎች" ባሉ በርካታ ትሮች ይከፍላል። ይህ ክፍል አስፈላጊ ኢሜይሎችን ከዝቅተኛ ቅድሚያ ከሚሰጡ ማሳወቂያዎች ለመለየት ይረዳል።
በሙያዊ አውድ ውስጥ, ይህ ተግባር አስፈላጊ ነው. ከደንበኛዎች፣ የስራ ባልደረቦች ወይም የበላይ አለቆች ኢሜይሎች በ"ዋና" ትር ውስጥ ያርፋሉ፣ ይህም እምብዛም አስፈላጊ ባልሆኑ ማሳወቂያዎች ባህር ውስጥ እንዳይሰምጡ ያረጋግጣሉ። ይህ ለአስቸኳይ ኢሜይሎች ፈጣን ምላሽ ለመስጠት እና ቅድሚያ የሚሰጣቸውን ነገሮች በብቃት ለማስተዳደር ያስችላል።
ጋዜጣዎችን ወይም ሪፖርቶችን በመደበኛነት የሚቀበሉ ከሆነ፣ በቀጥታ ወደ “ዝማኔዎች” ትር ሊመሩ ይችላሉ። በተመሳሳይ፣ እንደ ሊንክድኢንድን ካሉ ሙያዊ ማህበራዊ አውታረ መረቦች የሚመጡ ማስታወቂያዎች ወደ “ማህበራዊ አውታረ መረቦች” ትር ሊመሩ ይችላሉ። ይህ ድርጅት የእርስዎን ዋና የገቢ መልእክት ሳጥን ግልጽ ያደርገዋል።
እንዲሁም እነዚህን ትሮች እንደ ፍላጎቶችዎ ማበጀት ይቻላል. ኢሜል በተሳሳተ መንገድ ከተመደበ፣ ጎትተው ወደ ተገቢው ትር መጣል ይችላሉ። በጊዜ ሂደት፣ Gmail ምርጫዎችዎን ይማራል እና ኢሜይሎችን በዚሁ መሰረት ይመድባል።
በማጠቃለያው የጂሜይል ትሮች የንግድ ኢሜይሎችዎን ለማስተዳደር እና ለማደራጀት ኃይለኛ መሳሪያ ናቸው። በድምፅ ውስጥ ወሳኝ መረጃ በጭራሽ እንደማይጠፋ ያረጋግጣሉ እና የበለጠ የተዋቀረ እና ውጤታማ በሆነ መንገድ እንዲሰሩ ያስችሉዎታል።
