البريد الإلكتروني هو أداة الاتصال المفضلة لمعظمنا. البريد الإلكتروني رائع لأنك لست مضطرًا لأن تكون متاحًا في نفس الوقت الذي يتواصل فيه المحاور. يتيح لنا ذلك المضي قدمًا في القضايا الجارية عندما يكون زملاؤنا غير متاحين أو في الجانب الآخر من العالم.
ومع ذلك ، فإن معظمنا يغرق في قائمة لا نهاية لها من رسائل البريد الإلكتروني. وفقًا لتقرير نُشر في عام 2016 ، يتلقى المستخدم العادي للأعمال أكثر من 100 رسالة بريد إلكتروني ويرسلها يوميًا.
بالإضافة إلى ذلك ، يسهل فهم رسائل البريد الإلكتروني بسهولة كبيرة. وجدت دراسة حديثة لـ Sendmail أن 64٪ من الأشخاص أرسلوا أو تلقوا رسالة إلكترونية تسببت في غضب أو ارتباك غير مقصود.
نظرًا لحجم رسائل البريد الإلكتروني التي نرسلها واستقبالها ، ولأن رسائل البريد الإلكتروني غالبًا ما يتم تفسيرها بشكل خاطئ ، فمن المهم كتابتها بطريقة واضحة وموجزة.
كيفية كتابة بريد إلكتروني المهنية بشكل صحيح
ستؤدي كتابة رسائل البريد الإلكتروني القصيرة والدقيقة إلى تقليل الوقت الذي تقضيه في إدارة رسائل البريد الإلكتروني وتجعلك أكثر إنتاجية. من خلال الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قصيرة ، من المحتمل أن تقضي وقتًا أقل في رسائل البريد الإلكتروني والمزيد من الوقت في مهام أخرى. ومع ذلك ، فإن الكتابة بوضوح مهارة. مثل كل المهارات ، سوف تحتاج إلى ذلك العمل على تطويره.
في البداية ، قد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لكتابة رسائل بريد إلكتروني قصيرة كما هو الحال في كتابة رسائل بريد إلكتروني طويلة. ومع ذلك ، حتى لو كان هذا هو الحال ، فسوف تساعد زملائك أو عملائك أو موظفيك على أن يكونوا أكثر إنتاجية ، لأنك ستضيف فوضى أقل إلى صندوق الوارد الخاص بهم ، مما سيساعدهم على الاستجابة لك بشكل أسرع.
من خلال الكتابة بوضوح ، ستعرف على أنك شخص يعرف ما يريده وينجز الأشياء. كلاهما جيد لآفاق حياتك المهنية.
إذن ما الذي يتطلبه الأمر لكتابة رسائل إلكترونية واضحة ومختصرة ومهنية؟
حدد هدفك
غالبًا ما يكون لرسائل البريد الإلكتروني الواضحة غرضًا واضحًا.
في كل مرة تجلس فيها لتكتب رسالة بريد إلكتروني ، خذ بضع ثوان لتسأل نفسك ، "لماذا أرسل هذا؟ ماذا أتوقع من المستلم؟
إذا لم تتمكن من الإجابة عن هذه الأسئلة ، فلا يجب عليك إرسال بريد إلكتروني. كتابة رسائل البريد الإلكتروني دون معرفة ما تحتاج إليه هو إضاعة وقتك ووقت المستلم. إذا كنت لا تعرف بالضبط ما تريد ، سيكون من الصعب عليك التعبير عن نفسك بوضوح وبشكل موجز.
استخدم قاعدة "شيء واحد في المرة"
رسائل البريد الإلكتروني ليست بديلا عن الاجتماعات. مع اجتماعات العمل ، كلما زاد عدد بنود جدول الأعمال التي تعمل عليها ، زاد إنتاجية الاجتماع.
مع رسائل البريد الإلكتروني ، فإن العكس هو الصحيح. كلما أضفت مواضيع مختلفة في رسائلك الإلكترونية ، كلما ازدادت الأشياء المفهومة للمحاور الخاص بك.
لهذا السبب من الجيد ممارسة قاعدة "شيء واحد في كل مرة". تأكد من أن كل بريد إلكتروني ترسله يدور حول شيء واحد. إذا كنت بحاجة إلى التواصل بشأن مشروع آخر ، فاكتب بريدًا إلكترونيًا آخر.
إنه وقت مناسب أيضًا أن تسأل نفسك ، "هل هذا البريد الإلكتروني ضروري حقًا؟" مرة أخرى ، فقط رسائل البريد الإلكتروني الضرورية للغاية تشهد على احترام الشخص الذي ترسل إليه رسائل البريد الإلكتروني.
ممارسة التعاطف
التعاطف هو القدرة على رؤية العالم من خلال عيون الآخرين. عندما تفعل هذا ، فإنك تفهم أفكارهم ومشاعرهم.
عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني ، فكر في كلماتك من وجهة نظر القارئ. مع كل ما تكتبه ، اسأل نفسك:
- كيف يمكنني تفسير هذه الجملة إذا تلقيتها؟
- هل تتضمن عبارات غامضة لتحديد؟
هذا تعديل بسيط ولكنه فعال للطريقة التي يجب أن تكتب بها. التفكير في الأشخاص الذين سيقرؤون لك سيغير الطريقة التي يستجيبون لك بها.
إليك طريقة متعاطفة للنظر إلى العالم لمساعدتك في البدء. معظم الناس:
- مشغولون. ليس لديهم الوقت لتخمين ما تريد ، ويودون أن يكونوا قادرين على قراءة بريدك الإلكتروني والرد عليه بسرعة.
- استمتع مجاملة. إذا استطعت أن تقول شيئًا إيجابيًا عنهم أو عملهم ، فافعلوه. كلماتك لن تضيع.
- أحب أن أشكر. إذا ساعدك المستلم بأي شكل من الأشكال ، فتذكر أن تشكره. يجب عليك القيام بذلك حتى عندما تكون مهمتهم هي مساعدتك.
اختصارات العروض التقديمية
عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما لأول مرة ، عليك إخبار المستلم من أنت. يمكنك عادة القيام بذلك في جملة واحدة. على سبيل المثال: "سعدت بلقائك في [الحدث X]. »
تتمثل إحدى طرق تقصير المقدمات في كتابتها كما لو كنت تقابل وجهًا لوجه. لن ترغب في الدخول في حوار فردي مدته خمس دقائق عند مقابلة شخص ما شخصيًا. لذلك لا تفعل ذلك في البريد الإلكتروني.
لا تعرف ما إذا كانت المقدمة ضرورية. ربما تكون قد اتصلت بالفعل بالمستلم ، ولكنك لا تعرف ما إذا كانت ستتذكرك. يمكنك ترك بيانات الاعتماد الخاصة بك في التوقيع الإلكتروني الخاص بك.
هذا يتجنب سوء الفهم. إن إعادة تقديم نفسك لشخص يعرفك بالفعل يعتبر وقحًا. إذا لم تكن متأكدة مما إذا كانت تعرفك ، يمكنك السماح لها بالتحقق من توقيعك.
تحد نفسك لخمسة جمل
في كل رسالة إلكترونية تكتبها ، يجب أن تستخدم جملًا كافية لتقول ما تحتاج إليه ، لا أكثر. من الممارسات المفيدة الحد من خمس جمل.
أقل من خمس جمل غالبا ما تكون وحشية ووقحة ، أكثر من خمس جمل تضيع الوقت.
ستكون هناك أوقات يكون فيها من المستحيل الاحتفاظ برسالة بريد إلكتروني تحتوي على خمس جمل. ولكن في معظم الحالات ، تكون خمس جمل كافية.
اعتماد الانضباط من الجمل الخمس وستجد نفسك كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع. سوف تحصل أيضا على المزيد من الإجابات.
استخدم كلمات قصيرة
في عام 1946 ، نصح جورج أورويل الكُتَّاب بعدم استخدام كلمة طويلة حيث تفي كلمة قصيرة.
هذه النصيحة أكثر أهمية اليوم ، خاصة عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني.
تظهر الكلمات القصيرة احترام القارئ الخاص بك. باستخدام الكلمات القصيرة ، جعلت رسالتك سهلة الفهم.
وينطبق الشيء نفسه على الجمل والفقرات القصيرة. تجنب كتابة مجموعات كبيرة من النص إذا كنت تريد أن تكون رسالتك واضحة وسهلة الفهم.
استخدم الصوت النشط
الصوت النشط أسهل في القراءة. كما أنه يشجع على العمل والمسؤولية. في الواقع ، في الصوت النشط ، تركز الجمل على الشخص الذي يتصرف. في صيغة المبني للمجهول ، تركز الجمل على الشيء الذي يعمل عليه المرء. في صيغة المبني للمجهول ، قد يبدو الأمر وكأن الأشياء تحدث من تلقاء نفسها. في الواقع ، تحدث الأشياء فقط عندما يتصرف الناس.
التمسك بهيكل قياسي
ما هو المفتاح للحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني قصيرة؟ استخدم بنية قياسية. هذا هو النموذج الذي يمكنك اتباعه لكل بريد إلكتروني تكتبه.
بالإضافة إلى الحفاظ على اختصار رسائل البريد الإلكتروني ، فإن اتباع بنية قياسية يساعدك أيضًا على الكتابة بسرعة.
بمرور الوقت ، سوف تقوم بتطوير بنية تعمل من أجلك. في ما يلي بنية بسيطة تساعدك على البدء:
- تحية
- مجاملة
- السبب في بريدك الالكتروني
- دعوة إلى اتخاذ إجراء
- رسالة ختامية (الإغلاق)
- سيغنيتشر
دعونا ننظر في كل من هذه في العمق.
- هذا هو السطر الأول من البريد الإلكتروني. "مرحبًا ، [الاسم الأول]" هي تحية نموذجية.
- عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص ما لأول مرة ، فإن المجاملة هي بداية رائعة. يمكن أيضًا أن تكون المجاملة المكتوبة جيدًا بمثابة مقدمة. مثلا :
"لقد استمتعت بعرضك حول [الموضوع] في [التاريخ]. »
"وجدت مدونتك حول [الموضوع] مفيدة حقًا. »
"كان من دواعي سروري مقابلتك في [الحدث]. »
- السبب في بريدك الالكتروني. في هذا القسم ، ستقول ، "سأرسل بريدًا إلكترونيًا لأسأل عن ..." أو "كنت أتساءل عما إذا كان بإمكانك المساعدة في ..." في بعض الأحيان ستحتاج إلى جملتين لشرح أسباب الكتابة.
- دعوة إلى اتخاذ إجراء. بمجرد توضيح سبب البريد الإلكتروني الخاص بك ، لا تفترض أن المتلقي سيعرف ماذا يفعل. تقديم تعليمات محددة. مثلا :
"هل يمكنك إرسال هذه الملفات لي بحلول يوم الخميس؟" »
"هل يمكنك كتابة هذا في الأسبوعين المقبلين؟" "
"من فضلك اكتب يان عنها ، وأخبرني عندما تفعل ذلك. »
من خلال هيكلة طلبك في شكل سؤال ، تتم دعوة المستلم للرد. بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام: "أعلمني عندما فعلت ذلك" أو "أخبرني إذا كان هذا مناسبًا لك". "
- إغلاق. قبل إرسال بريدك الإلكتروني ، تأكد من تضمين رسالة ختامية. يخدم هذا الغرض المزدوج المتمثل في تكرار دعوتك للعمل وجعل المتلقي يشعر بالرضا.
أمثلة على خطوط الإغلاق الجيدة:
"شكرًا لكل مساعدتك في هذا الأمر. "
"لا أطيق الانتظار لسماع رأيك. »
"اسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة. "
- لإنهاء التفكير في إضافة توقيعك مسبوقًا برسالة تحيات.
يمكن أن يكون "لك حقا" ، "مع خالص التقدير" ، "أتمنى لك يومًا سعيدًا" أو "شكرًا لك".
