Daha yaxşı oxunaqlı olmaq üçün e-poçtlarınızı çeşidləyin və təşkil edin
Minlərlə e-poçtu stresssiz idarə etmək üçün ilk addım gələnlər qutunuzun yaxşı təşkil olunduğundan əmin olmaqdır. Bunun üçün Biznes üçün Gmail sizə buna nail olmağa kömək edəcək bir neçə funksiya təklif edir.
Birincisi, gələnlər qutusu nişanlarından yararlanın. Gmail “Əsas”, “Təqdimatlar” və “Sosial şəbəkələr” kimi fərdiləşdirilə bilən nişanlar təklif edir. Bu nişanları aktivləşdirməklə siz e-poçtları xarakterinə görə ayıra və beləliklə, onların oxunmasını asanlaşdıra biləcəksiniz.
Sonra, e-poçtlarınızı təsnif etmək üçün etiketlərdən istifadə etməyi düşünün. Siz mühüm layihələriniz, müştəriləriniz və ya mövzularınız üçün xüsusi etiketlər yarada və onları asanlıqla əldə etmək üçün e-poçtlarınıza təyin edə bilərsiniz. Rənglər müxtəlif kateqoriyaları tez bir zamanda ayırd etmək üçün də istifadə edilə bilər.
Gmail filtrləri müəyyən hərəkətləri avtomatlaşdırmaq və gələnlər qutusunu daha səmərəli idarə etmək üçün başqa əla xüsusiyyətdir. Məsələn, müəyyən bir ünvandan və ya müəyyən bir mövzudan olan e-poçtları avtomatik arxivləşdirmək, etiket tətbiq etmək və ya oxunmuş kimi qeyd etmək üçün filtr yarada bilərsiniz.
Nəhayət, vacib e-poçtları qeyd etmək və sonra onları asanlıqla tapmaq üçün bayraq və ulduzlardan istifadə etməyi unutmayın. Siz e-poçtlarınızı daha yaxşı təşkil etmək üçün Gmail parametrlərində mövcud olan ulduz və bayraq növlərini fərdiləşdirə bilərsiniz.
Bu məsləhətlərə əməl etməklə siz Gmail gələnlər qutusunu effektiv şəkildə təşkil edə və minlərlə e-poçtu stresssiz idarə edə bilərsiniz.
Gələnlər qutunuzu idarə etmək üçün proaktiv yanaşma edin
Minlərlə stresssiz e-poçtu idarə etmək həm də davamlı mesaj axınından əsəbləşməməyinizi təmin etmək üçün proaktiv yanaşma tələb edir. Biznesinizin Gmail gələnlər qutusuna nəzarət etməyə kömək edəcək bəzi strategiyalar bunlardır.
Birincisi, mütəmadi olaraq gələnlər qutusunu yoxlamaq və mümkün qədər tez e-poçtlarla məşğul olmaq vərdişinə yiyələnin. Bu, vacib mesajlara tez cavab verməyə və oxunmamış e-poçtların geri qalmasından qaçmağa imkan verəcək. Siz həmçinin e-poçtlarınızı yoxlamaq və emal etmək üçün xüsusi vaxt intervalları təyin edə bilərsiniz ki, işinizdə daim kəsilməyəsiniz.
Sonra, təcili e-poçtlar və gözləyə bilənlər arasında fərq qoymağı öyrənin. Dərhal hərəkətə keçməyi tələb edən mesajları tez bir zamanda müəyyən etməklə siz onlara üstünlük verə və daha az vacib e-poçtlara vaxt itirməyin qarşısını ala bilərsiniz.
Biznes üçün Gmail həmçinin dərhal emal edə bilməyəcəyiniz e-poçtlar üçün xatırlatmalar qurmaq imkanı təklif edir. Xatırlatma təyin etmək və daha çox vaxtınız olduqda e-poçtu daha sonra emal etmək üçün planlaşdırmaq üçün “Saxla” funksiyasından istifadə edin.
Nəhayət, köhnəlmiş e-poçtları silməklə və ya arxivləşdirməklə mütəmadi olaraq gələnlər qutusunu təmizləməyi unutmayın. Bu, mütəşəkkil gələnlər qutusunu saxlamağa və hələ də vacib olan mesajlara diqqət yetirməyə imkan verəcək.
Bu proaktiv strategiyaları qəbul etməklə, siz minlərlə e-poçtu stresssiz effektiv şəkildə idarə edə və gündəlik olaraq aldığınız mesajların miqdarı ilə bağlı sakit qala biləcəksiniz.
E-poçtların həcmini azaltmaq üçün ünsiyyətinizi optimallaşdırın
Minlərlə e-poçtu stress olmadan idarə etməyin başqa bir yolu, qəbul etdiyiniz və göndərdiyiniz e-poçtların həcmini azaltmaq üçün ünsiyyətinizi optimallaşdırmaqdır. Biznesdə Gmail ilə ünsiyyətinizi yaxşılaşdırmaq üçün bəzi məsləhətlər.
Mesajlarınızı daha asan başa düşmək və əlavə söhbətlərə ehtiyacı azaltmaq üçün aydın, qısa e-poçtlar yazmaqla başlayın. E-poçtlarınızı daha oxunaqlı və cəlbedici etmək üçün qısa abzaslar, başlıqlar və işarələnmiş siyahılarla strukturlaşdırdığınızdan əmin olun.
Birgə işləmək və lazımsız e-poçt mübadiləsindən qaçmaq üçün Gmail alətlərindən istifadə edin. Məsələn, sənədləri paylaşmaq və real vaxtda əməkdaşlıq etmək üçün Google Sənədlər, Cədvəllər və ya Slaydlardan istifadə edin, qoşmaları e-poçt vasitəsilə göndərmək əvəzinə.
Həmçinin, qeyri-rəsmi müzakirələr və ya sürətli suallar üçün digər ünsiyyət vasitələrindən istifadə etməyi düşünün, məsələn Google Chat və ya e-poçt göndərmək əvəzinə Google Meet. Bu, vaxtınıza qənaət edəcək və gələnlər qutunuzdakı e-poçtların sayını azaldacaq.
Nəhayət, gələn e-poçtların həcmini azaltmaq üçün aidiyyəti olmayan xəbər bülletenlərinə və ya bildirişlərə abunə olmaqdan çekinmeyin. Biznes üçün Gmail hər tanıtım e-poçtunun yuxarısında abunəlikdən çıxmaq linki təqdim etməklə abunəlikləri idarə etməyi asanlaşdırır.
Ünsiyyətinizi optimallaşdırmaq və e-poçtun həcmini azaltmaqla siz biznesinizin Gmail gələnlər qutusunu daha yaxşı idarə edə və minlərlə e-poçtu idarə etmək stresindən qaça biləcəksiniz.
