Identifikujte standardni model prilagođen vašem cilju

Postoje različiti standardni šabloni izvještaja e-pošte koji se koriste u poslovanju. Odabir pravog formata na osnovu svrhe vašeg izvještaja je od suštinskog značaja za prenošenje vaše poruke jasno i efikasno.

Za redovni izvještaj o praćenju, kao što je sedmični ili mjesečni izvještaj, odlučite se za strukturu tabele sa ključnim podacima (prodaja, proizvodnja, itd.).

Za zahtjev za budžet ili resurse, napišite datoteku strukturiranu u dijelove s uvodom, vašim detaljnim potrebama, argumentacijom i zaključkom.

U kriznoj situaciji koja zahtijeva hitnu reakciju, kladite se na direktan i moćan stil navodeći probleme, posljedice i postupke u nekoliko šokantnih rečenica.

Bez obzira na model, vodite računa o formatiranju s međunaslovima, oznakama, tabelama kako biste olakšali čitanje. Konkretni primjeri u nastavku pomoći će vam da odaberete najbolji format za svaku situaciju za profesionalne i učinkovite izvještaje putem e-pošte.

Redovni monitoring izvještaj u obliku tabela

Redovni izvještaj o praćenju, na primjer mjesečni ili sedmični, zahtijeva jasnu i sintetičku strukturu koja naglašava ključne podatke.

Format u tabelama omogućava da se važni indikatori (prodaja, proizvodnja, stopa konverzije, itd.) predstave na organizovan i čitljiv način, za nekoliko sekundi.

Precizno naslovite svoje tabele, na primjer „Evolucija online prodaje (mjesečni promet 2022.)“. Ne zaboravite spomenuti jedinice.

Možete ugraditi vizuelne elemente kao što je grafika da biste pojačali poruku. Uvjerite se da su podaci tačni i da su proračuni tačni.

Svaku tabelu ili grafikon popratite kratkim komentarom analizirajući glavne trendove i zaključke, u 2-3 rečenice.

Format tabele olakšava vašem primaocu da brzo pročita osnovne stvari. Idealan je za redovne izvještaje o praćenju koji zahtijevaju sažeti prikaz ključnih podataka.

Efikasan e-mail u slučaju krize

U hitnoj situaciji koja zahtijeva brzu reakciju, odlučite se za izvještaj u obliku kratkih, prodornih rečenica.

Najavite problem od samog početka: “Naš server je u kvaru nakon napada, mi smo van mreže”. Zatim detaljno opišite utjecaj: izgubljeni promet, pogođeni kupci, itd.

Zatim navedite radnje koje se poduzimaju za ograničavanje štete i one koje treba odmah provesti. Završite hitnim pitanjem ili zahtjevom: „Možemo li računati na dodatne resurse za vraćanje usluge u roku od 48 sati?“

U krizi je ključno brzo informisati o poteškoćama, posljedicama i odgovorima u nekoliko direktnih rečenica. Vaša poruka mora biti kratka i mobilizirajuća. Prodorni stil je najefikasniji za ovu vrstu izvještaja putem e-pošte za hitne slučajeve.

 

Primjer XNUMX: Detaljan mjesečni izvještaj o prodaji

Gospođo,

U nastavku pogledajte detaljan izvještaj o našim martovskim rasprodajama:

  1. Prodaja u prodavnici

Prodaja u prodavnicama pala je 5% u odnosu na prošli mjesec na 1 €. Evo razvoja po odjelima:

  • Kućni aparati: promet 550€, stabilan
  • DIY odjel: promet od 350 €, pad od 000%
  • Baštenski dio: promet od 300 €, pad od 000%
  • Kuhinjski odjel: promet od 50 €, porast od 000%

Pad baštenskog odjela objašnjava se nepovoljnim vremenom ovog mjeseca. Obratite pažnju na ohrabrujući rast u kuhinjskom odjelu.

  1. Online prodaja

Prodaja na našoj web stranici je stabilna na 900 €. Udio mobilnih uređaja porastao je na 000% online prodaje. Prodaja namještaja i ukrasa naglo je porasla zahvaljujući našoj novoj proljetnoj kolekciji.

  1. Marketinške akcije

Naša email kampanja za Dan baka ostvarila je dodatni promet od 20 € na odjelu kuhinje.

Naše poslovanje na društvenim mrežama oko uređenja interijera također je povećalo prodaju u ovom segmentu.

  1. zaključak

Unatoč blagom padu u trgovinama, naša prodaja ostaje solidna, vođena e-trgovinom i ciljanim marketinškim operacijama. Moramo nastaviti naše napore na uređenju i namještaju kako bismo nadoknadili sezonski pad u vrtnom odjelu.

Za sva pojašnjenja stojim Vam na raspolaganju.

S poštovanjem,

Jean Dupont Seller Istočni sektor

Drugi primjer: Zahtev za dodatnim budžetom za lansiranje nove linije proizvoda

 

gospođo generalni direktor,

Imam čast zatražiti od vas dodatni budžet kao dio lansiranja našeg novog asortimana proizvoda koji je zakazan za jun 2024.

Ovaj strateški projekat ima za cilj proširiti našu ponudu na aktivni segment organskih proizvoda, gdje potražnja raste za 20% godišnje, nudeći 15 dodatnih referenci.

Kako bi se garantirao uspjeh ovog pokretanja, neophodno je mobilizirati dodatne resurse. Evo mojih brojčanih prijedloga:

  1. Privremeno pojačanje tima:
  • Zapošljavanje 2 programera sa punim radnim vremenom tokom 6 mjeseci za finalizaciju ambalaže i tehničke dokumentacije (cijena: 12000 €)
  • Podrška agencije za digitalni marketing 3 mjeseca za web kampanju (8000€)
  1. Marketinška kampanja:
  • Medijski budžet za sponzorisanje naših publikacija na društvenim mrežama (5000€)
  • Kreiranje i slanje email-ova: grafički dizajn, troškovi dostave za 3 kampanje (7000€)
  1. Potrošački testovi:
  • Organizacija potrošačkih panela za prikupljanje povratnih informacija o proizvodima (4000€)

To je ukupno 36 eura za raspoređivanje ljudskih i marketinških resursa neophodnih za uspjeh ovog strateškog pokretanja.

Stojim vam na raspolaganju da o tome razgovaramo tokom našeg sljedećeg sastanka.

U iščekivanju vašeg povratka,

S poštovanjem,

John Dupont

Voditelj projekta

 

Treći primjer: mjesečni izvještaj o aktivnostima odjela prodaje

 

Poštovana gospođo Durand,

U nastavku pogledajte izvještaj o radu našeg odjela prodaje za mjesec mart:

  • Posjete istraživačima: Naši prodajni predstavnici kontaktirali su 25 potencijalnih klijenata identifikovanih u našem dosijeu kupaca. Zakazano je 12 termina.
  • Poslane ponude: Poslali smo 10 komercijalnih ponuda za vodeće proizvode iz našeg kataloga, od kojih su 3 već konvertirane.
  • Sajmovi: Naš štand na sajmu Expopharm privukao je oko 200 kontakata. Njih 15 smo pretvorili u buduće sastanke.
  • Obuka: Naša nova suradnica Lena pratila je tjedan dana terenske obuke s Marcom kako bi se upoznala s našim proizvodima i prodajnim prezentacijama.
  • Ciljevi: Naš komercijalni cilj od 20 novih ugovora tokom mjeseca je postignut. Ostvareni promet iznosi 30 €.

Nastavljamo sa našim naporima da razvijemo našu listu klijenata, ne ustručavajte se da mi pošaljete svoje preporuke.

S poštovanjem,

Jean Dupont menadžer prodaje

 

Primjer četvrti: Detaljni sedmični izvještaj o aktivnostima – Pekara supermarketa

 

Drage kolege,

U nastavku pogledajte detaljan izvještaj o aktivnostima naše pekare za sedmicu od 1. do 7. marta:

Proizvodnja:

  • Proizveli smo u prosjeku 350 tradicionalnih bageta dnevno, ukupno 2100 tokom sedmice.
  • Ukupna količina je povećana za 5% zahvaljujući našoj novoj pećnici, što nam omogućava da zadovoljimo rastuću potražnju.
  • Diverzifikacija našeg asortimana specijalnih hlebova (seoski, integralni, žitarice) daje plodove. Ove sedmice smo ispekli 750.

prodaja:

  • Ukupan promet je 2500€, stabilan u odnosu na prošlu sedmicu.
  • Bečka peciva ostaju naš najprodavaniji (680€), slede formule za ručak (550€) i tradicionalni hleb (430€).
  • Rasprodaja u nedjelju ujutro bila je posebno jaka (promet od 1200 €) zahvaljujući specijalnoj ponudi branča.

Nabavka :

  • Prijem 50kg brašna i 25kg putera. Zalihe su adekvatne.
  • Razmišljam o naručivanju jaja i kvasca za sljedeću sedmicu.

Osoblje:

  • Julie će biti na odmoru sljedeće sedmice, ja ću preurediti raspored.
  • Hvala Bastienu koji daje prekovremeni rad na prodaju.

Problemi:

  • Kvar mehanizma za novčiće u utorak ujutro, popravljen tokom dana od strane električara.

S poštovanjem,

Jean Dupont menadžer

 

Peti primjer: Hitan problem – Kvar računovodstvenog softvera

 

Bonjour à tous,

Jutros naš računovodstveni softver ima greške koje sprečavaju unos računa i praćenje glavne knjige.

Naš dobavljač IT usluga, kojeg sam kontaktirao, potvrđuje da je nedavno ažuriranje u pitanju. Oni rade na popravci.

U međuvremenu, nemoguće nam je evidentirati transakcije i poremećen je nadzor gotovine. Rizikujemo da vrlo brzo zaostanemo.

Da privremeno riješite problem:

  • Zapišite svoje fakture/troškove u hitnu excel datoteku koju ću preuzeti
  • Za upite klijenata, pozovite me da provjerim račune uživo
  • Dajem sve od sebe da vas obaveštavam o napretku.

Naš dobavljač usluga je u potpunosti mobiliziran i nada se da će riješiti ovaj problem u roku od najviše 48 sati. Znam da je ovaj kvar loš, hvala na razumijevanju. Obavijestite me o svim hitnim problemima.

S poštovanjem,

Jean Dupont računovođa