Identifiqueu el model estàndard adaptat al vostre objectiu
Hi ha diverses plantilles estàndard d'informes de correu electrònic que s'utilitzen a les empreses. Escollir el format adequat en funció del propòsit del vostre informe és essencial per transmetre el vostre missatge de manera clara i eficaç.
Per a un informe de seguiment regular com un informe setmanal o mensual, opteu per una estructura de taula amb dades clau (vendes, producció, etc.).
Per a una sol·licitud de pressupost o de recursos, escriviu un fitxer estructurat per parts amb una introducció, les vostres necessitats detallades, un argument i una conclusió.
En una situació de crisi que requereix una reacció urgent, aposta per un estil directe i potent enumerant els problemes, les conseqüències i les accions en unes poques frases impactants.
Sigui quin sigui el model, cuida el format amb intertítols, vinyetes, taules per facilitar la lectura. Els exemples concrets següents us ajudaran a triar el millor format per a cada situació per als informes de correu electrònic professionals i efectius.
L'informe de seguiment periòdic en forma de taules
L'informe de seguiment periòdic, per exemple mensual o setmanal, requereix una estructura clara i sintètica que destaqui les dades clau.
El format en taules permet presentar els indicadors importants (vendes, producció, taxa de conversió, etc.) de manera organitzada i llegible, en pocs segons.
Tituleu les vostres taules amb precisió, per exemple "Evolució de les vendes en línia (facturació mensual 2022)". Recordeu mencionar les unitats.
Podeu incorporar elements visuals com gràfics per reforçar el missatge. Assegureu-vos que les dades són correctes i els càlculs correctes.
Acompanyeu cada taula o gràfic amb un breu comentari analitzant les principals tendències i conclusions, en 2-3 frases.
El format de taula facilita que el vostre destinatari llegeixi l'essencial ràpidament. És ideal per a informes de seguiment periòdics que requereixen una presentació resumida de dades clau.
El correu electrònic impactant en cas de crisi
En una situació d'emergència que requereixi una resposta ràpida, opteu per un informe en forma de frases curtes i contundents.
Anuncieu el problema des del principi: "El nostre servidor està caigut després d'un atac, estem fora de línia". A continuació, detalleu l'impacte: pèrdua de facturació, clients afectats, etc.
A continuació, enumereu les accions realitzades per limitar els danys i les que s'han d'implementar immediatament. Acaba amb una pregunta o petició urgent: "Podem comptar amb recursos addicionals per restablir el servei en 48 hores?"
En una crisi, la clau és informar ràpidament sobre les dificultats, les conseqüències i les respostes en poques frases directes. El vostre missatge ha de ser breu i mobilitzador. L'estil punchy és més eficaç per a aquest tipus d'informes de correu electrònic d'emergència.
Exemple XNUMX: Informe de vendes mensuals detallat
A continuació trobareu l'informe detallat de les nostres vendes de març:
- Vendes a la botiga
Les vendes a les botigues van baixar un 5% respecte al mes passat fins als 1 euros. Aquesta és l'evolució per departaments:
- Electrodomèstics: facturació de 550 €, estable
- Departament de bricolatge: facturació de 350 €, un 000% menys
- Secció de jardí: facturació de 300 €, un 000% menys
- Departament de cuina: facturació de 50 €, un 000% més
El descens del departament de jardineria s'explica pel mal temps d'aquest mes. Tingueu en compte el creixement encoratjador del departament de cuina.
- Venda en línia
Les vendes a la nostra web es mantenen en 900 €. La quota de mòbil va augmentar fins al 000% de les vendes en línia. Les vendes de mobles i decoració han augmentat molt gràcies a la nostra nova col·lecció Primavera.
- Accions de màrqueting
La nostra campanya de correu electrònic pel Dia de les Àvies va generar una facturació addicional de 20 € al departament de cuina.
Les nostres operacions a les xarxes socials al voltant de l'interiorisme també van impulsar les vendes en aquest segment.
- Conclusió
Malgrat un lleuger descens de les botigues, les nostres vendes es mantenen sòlides, impulsades pel comerç electrònic i les operacions de màrqueting dirigides. Hem de continuar amb els nostres esforços en decoració i mobiliari per compensar el descens estacional del departament de jardineria.
Estic a la vostra disposició per a qualsevol aclariment.
atentament,
Jean Dupont Seller Sector Est
Segon exemple: sol·licitud de pressupost addicional per al llançament d'una nova línia de productes
Tinc l'honor de demanar-vos un pressupost addicional com a part del llançament de la nostra nova gamma de productes prevista per al juny de 2024.
Aquest projecte estratègic pretén ampliar la nostra oferta al segment dinàmic dels productes ecològics, on la demanda creix un 20% anual, oferint 15 referències addicionals.
Per garantir l'èxit d'aquest llançament, és fonamental mobilitzar recursos addicionals. Aquestes són les meves propostes numèriques:
- Reforç temporal de l'equip:
- Contractació de 2 desenvolupadors a temps complet durant 6 mesos per finalitzar l'embalatge i la documentació tècnica (cost: 12000 €)
- Suport a una agència de màrqueting digital durant 3 mesos per a la campanya web (8000€)
- Campanya de màrqueting:
- Pressupost de mitjans per patrocinar les nostres publicacions a les xarxes socials (5000€)
- Creació i enviament d'emailings: disseny gràfic, despeses d'enviament per a 3 campanyes (7000€)
- Proves de consum:
- Organització de panells de consumidors per recollir comentaris sobre productes (4000€)
Això suposa un total de 36 euros per desplegar els recursos humans i de màrqueting necessaris per a l'èxit d'aquest llançament estratègic.
Estic a la vostra disposició per parlar-ne durant la propera reunió.
A l'espera de tornar,
Atentament,
Joan Dupont
Cap de projecte
Tercer exemple: informe mensual d'activitats del departament comercial
A continuació trobareu l'informe d'activitats del nostre departament comercial del mes de març:
- Visites de prospecció: els nostres representants comercials van contactar amb 25 clients potencials identificats a la nostra fitxa de clients. S'han fixat 12 nomenaments.
- Ofertes enviades: Hem enviat 10 ofertes comercials de productes clau del nostre catàleg, 3 de les quals ja s'han convertit.
- Fires: el nostre estand a la fira Expopharm va atreure uns 200 contactes. N'hem convertit 15 en futures cites.
- Formació: la nostra nova col·laboradora Lena va seguir una setmana de formació de camp amb Marc per familiaritzar-se amb els nostres productes i arguments de venda.
- Objectius: S'ha assolit el nostre objectiu comercial de 20 nous contractes durant el mes. La facturació generada ascendeix a 30 €.
Continuem amb els nostres esforços per desenvolupar la nostra llista de clients, no dubteu a enviar-me les vostres recomanacions.
atentament,
Jean Dupont Director de vendes
Exemple quatre: Informe d'activitats setmanals detallat: fleca de supermercat
A continuació trobareu la memòria detallada d'activitats de la nostra fleca per a la setmana de l'1 al 7 de març:
Producció:
- Vam produir una mitjana de 350 baguettes tradicionals al dia, per a un total de 2100 durant la setmana.
- El volum global augmenta un 5% gràcies al nostre nou forn, que ens permet cobrir la demanda creixent.
- La diversificació de la nostra gamma de pans especials (de camp, integrals, cereals) està donant els seus fruits. Aquesta setmana n'hem fet 750.
Vendes:
- La facturació global és de 2500€, estable respecte a la setmana passada.
- La rebosteria vienesa segueix sent la nostra millor venuda (680 €), seguida de les fórmules de dinar (550 €) i el pa tradicional (430 €).
- Les rebaixes de diumenge al matí van ser especialment fortes (1200 euros de facturació) gràcies a l'oferta especial de brunch.
Subministrament :
- Recepció de 50kg de farina i 25kg de mantega. Les existències són adequades.
- Pensant en demanar ous i llevat per la setmana vinent.
Personal:
- La Julie estarà de vacances la setmana vinent, reorganitzaré els horaris.
- Gràcies a Bastien que ofereix hores extraordinàries a la venda.
Problemes:
- Avaria del moneder el dimarts al matí, reparada durant el dia per l'electricista.
atentament,
Jean Dupont Gerent
Cinquè exemple: Problema urgent – Mal funcionament del programari comptable
Aquest matí, el nostre programari comptable té errors que impedeixen l'entrada de factures i el seguiment del llibre major.
El nostre proveïdor de serveis informàtics, amb qui vaig contactar, confirma que hi ha una actualització recent en qüestió. Estan treballant en una solució.
Mentrestant, ens és impossible registrar transaccions i el control de l'efectiu s'interromp. Correm el risc de quedar-nos endarrerits molt ràpidament.
Per solucionar temporalment el problema:
- Anoteu les vostres factures/despeses en un fitxer excel d'emergència que recuperaré
- Per a consultes dels clients, truqueu-me per verificar els comptes en directe
- Faig tot el possible per mantenir-te informat del progrés.
El nostre proveïdor de serveis està totalment mobilitzat i espera resoldre aquest problema en un màxim de 48 hores. Sé que aquest mal funcionament és dolent, gràcies per la vostra comprensió. Si us plau, feu-me saber qualsevol problema urgent.
Atentament,
Jean Dupont comptable
