Introducció impactant, desenvolupament clar i conclusió atractiva
L'estructura és la clau per a un informe de correu electrònic amb èxit i impacte. Abans d'escriure, preneu-vos el temps per planificar el vostre contingut en un marc de 3 parts: introducció, desenvolupament, conclusió.
Comenceu amb una introducció breu i contundent, idealment un eslògan que descrigui l'objectiu principal del vostre informe. Per exemple: "El nostre llançament de nou producte el mes passat mostra resultats contradictoris que cal investigar".
Continuar amb un desenvolupament estructurat en 2 o 3 parts, amb un subtítol per secció. Cada part desenvolupa un aspecte específic del vostre informe: descripció dels problemes trobats, solucions correctives, passos següents, etc.
Escriu paràgrafs curts i airejats, arribant al punt. Proporcioneu proves quantificades, exemples concrets. Un estil directe i sense floritures farà que el vostre informe de correu electrònic sigui més fàcil de llegir.
Aposta per una conclusió atractiva que resumeixi els punts clau i obri una perspectiva proposant accions futures o fomentant una resposta del teu destinatari.
Aquesta estructura de 3 passos (introducció, cos, conclusió) és el format més eficaç per als informes de correu electrònic professionals i impactants. Seguint aquestes bones pràctiques, el vostre escrit captivarà el vostre lector des del principi fins al final.
Utilitzeu encapçalaments descriptius per estructurar el vostre informe
Els subtítols són essencials per desglossar visualment les diferents parts del vostre informe de correu electrònic. Permeten al vostre lector navegar fàcilment als punts clau.
Escriu encapçalaments curts (menys de 60 caràcters), precisos i evocadors, com ara “Resultats de vendes trimestrals” o “Recomanacions per millorar els nostres processos”.
Varieu la longitud dels vostres intertítols per dinamitzar la lectura. Podeu utilitzar formulacions afirmatives o interrogatives segons sigui necessari.
Deixeu una línia en blanc abans i després de cada encapçalament perquè destaquin al vostre correu electrònic. Utilitzeu el format en negreta o cursiva per distingir-los visualment del text corporal.
Assegureu-vos que els vostres encapçalaments reflecteixin amb precisió el contingut tractat a cada secció. El vostre lector hauria de poder fer-se una idea del tema només llegint l'intertítol.
En estructurar el vostre informe de correu electrònic amb encapçalaments ordenats, el vostre missatge guanyarà en claredat i eficàcia. El teu lector podrà anar directament als punts que li interessen sense perdre temps.
Conclou amb un resum atractiu
La vostra conclusió té com a finalitat concloure els punts clau i inspirar el vostre lector a prendre mesures després del vostre informe.
Resumeix breument en 2-3 frases els punts i conclusions importants desenvolupats al cos del correu electrònic. Ressalteu la informació que voleu que el vostre lector recordi primer.
Podeu utilitzar determinades paraules clau o expressions dels vostres intertítols per recordar l'estructura. Per exemple: "Com s'ha comentat a l'apartat de resultats trimestrals, la nostra nova gamma de productes està trobant dificultats que s'han de resoldre ràpidament".
Acaba amb una obertura al següent: sol·licitud de validació, convocatòria de reunió, seguiment d'una resposta... La teva conclusió hauria d'estimular el teu lector a reaccionar.
L'estil assertiu i les frases inclusives com "Ara hem de..." donen una sensació de compromís. La vostra conclusió és estratègica per donar perspectiva al vostre informe.
En tenir cura de la teva introducció i conclusió, i estructurant el teu desenvolupament amb potents intertítols, garanteixes un informe professional i eficaç per correu electrònic, que sabrà captar l'atenció dels teus lectors de principi a fi.
Aquí teniu un exemple fictici d'un informe per correu electrònic basat en els consells editorials que es discuteixen a l'article:
Hola [Nom del destinatari],
Els resultats contrastats de les nostres vendes de l'últim trimestre són preocupants i requereixen accions correctives ràpides per part nostra.
Les nostres vendes en línia van caure un 20% en comparació amb el trimestre anterior i estan per sota dels nostres objectius per a la temporada alta. De la mateixa manera, les vendes a les botigues van augmentar només un 5%, mentre que teníem com a objectiu un creixement de dos dígits.
Causes del mal rendiment
Diversos factors expliquen aquests resultats decebedors:
- Trànsit reduït un 30% al lloc en línia
- Mala planificació d'inventaris a la botiga
- Campanya de màrqueting de Nadal ineficaç
recomanacions
Per recuperar ràpidament, suggereixo les accions següents:
- Redisseny del lloc web i optimització SEO
- Planificació anticipada d'inventaris per al 2023
- Campanyes dirigides per augmentar les vendes
Resto a la vostra disposició per presentar un pla d'acció detallat a la nostra reunió de la setmana vinent. Hem de reaccionar ràpidament per tornar a un creixement saludable de les vendes el 2023.
atentament,
[La teva signatura web]
