No oblideu la importància de les signatures professionals
Un error comú en utilitzar-lo Gmail per a empreses és passar per alt la importància d'una signatura professional. Una signatura ben dissenyada i completa pot reforçar la vostra credibilitat davant els vostres interlocutors i contribuir a una millor imatge de la vostra empresa.
Per crear una signatura professional, assegureu-vos d'incloure el vostre nom i cognoms, càrrec, nom de l'empresa, informació de contacte (telèfon, correu electrònic) i possiblement un enllaç al vostre perfil de LinkedIn. També es pot afegir un toc gràfic, com ara un logotip, per reforçar la identitat visual de la vostra empresa.
A més, no us oblideu de personalitzar la vostra signatura per adaptar-la als vostres destinataris. Per exemple, si intercanvieu correus electrònics amb clients internacionals, podeu afegir una versió en anglès de la vostra signatura per facilitar la comunicació i evitar malentesos.
Eviteu correus electrònics massa llargs i fitxers adjunts voluminosos
Un altre error comú en utilitzar Gmail per a empreses és enviar correus electrònics massa llargs o fitxers adjunts grans. Això no només pot dissuadir els vostres interlocutors de llegir els vostres missatges, sinó que també pot desordenar les seves safates d'entrada i consumir espai d'emmagatzematge.
Per evitar-ho, intenteu mantenir-lo els vostres correus electrònics concisos i estructurats utilitzant paràgrafs curts i encapçalaments clars. Si necessiteu compartir fitxers grans, feu servir eines com Google Drive o Dropbox per enllaçar els vostres documents en lloc d'adjuntar-los directament als vostres correus electrònics.
Finalment, recordeu comprimir els vostres fitxers abans d'enviar-los, sobretot si contenen imatges o vídeos. Això reduirà la seva mida i facilitarà la descàrrega dels vostres destinataris.
Presta atenció a la privadesa i seguretat dels teus correus electrònics
La seguretat i la confidencialitat són essencials en el món professional. Un error comès amb Gmail a l'empresa pot tenir greus conseqüències en la teva carrera professional i en la reputació de la teva empresa. Per evitar aquests problemes, seguiu aquests consells bàsics garantir la seguretat de les vostres comunicacions per correu electrònic:
- Feu servir sempre contrasenyes fortes i úniques per al vostre compte de Gmail. Canvieu-los regularment i no utilitzeu la mateixa contrasenya per a diferents serveis en línia.
- Activeu l'autenticació de dos factors (2FA) per millorar la seguretat del vostre compte. Això afegirà una capa addicional de protecció en requerir un codi de verificació enviat al vostre telèfon quan inicieu sessió.
- Estigueu atents als correus electrònics de pesca i als intents d'estafa. No feu clic als enllaços sospitosos i no doneu mai la vostra informació personal o empresarial per correu electrònic.
- Utilitzeu la funció "Mode confidencial" de Gmail per enviar correus electrònics sensibles. Això us permet establir una data de caducitat per als vostres missatges i protegir-los amb una contrasenya.
Si seguiu aquests consells, evitareu errors habituals amb Gmail als negocis i garantireu el vostre èxit professional.
