Identifiez le modèle standard adapté à votre objectif

Il existe différents modèles standards de rapports par e-mail utilisés en entreprise. Choisir le bon format en fonction de l’objectif de votre rapport est essentiel pour transmettre votre message avec clarté et efficacité.

Pour un rapport de suivi régulier comme un compte-rendu hebdomadaire ou mensuel, optez pour une structure en tableaux avec des données chiffrées clés (ventes, production, etc.).

Pour une demande de budget ou de ressources, rédigez un dossier structuré en parties avec une introduction, vos besoins détaillés, un argumentaire et une conclusion.

Dans une situation de crise requérant une réaction urgente, misez sur un style direct et percutant en listant les problèmes, conséquences, et actions en quelques phrases chocs.

Quel que soit le modèle, soignez la mise en forme avec des intertitres, puces, tableaux pour faciliter la lecture. Les exemples concrets ci-après vous aideront à choisir le format le mieux adapté à chaque situation pour des rapports par e-mail professionnels et efficaces.

Le rapport de suivi régulier sous forme de tableaux

Le rapport de suivi régulier, par exemple mensuel ou hebdomadaire, requiert une structure claire et synthétique mettant en avant les données clés.

Le format en tableaux permet de présenter les indicateurs importants (ventes, production, taux de conversion…) de manière organisée et lisible, en quelques secondes.

Intitulez vos tableaux de manière précise, par exemple “Évolution des ventes en ligne (CA mensuel 2022)”. Pensez à mentionner les unités.

Vous pouvez intégrer des éléments visuels comme des graphiques pour renforcer le message. Assurez-vous que les données sont justes et les calculs corrects.

Accompagnez chaque tableau ou graphique d’un court commentaire analysant les tendances et conclusions majeures, en 2-3 phrases.

Le format en tableaux facilite une lecture rapide par votre destinataire pour appréhender l’essentiel. Il convient parfaitement pour des rapports de suivi réguliers nécessitant une présentation synthétique de données clés.

L’e-mail percutant en cas de crise

Dans une situation d’urgence nécessitant une réaction rapide, optez pour un rapport sous forme de phrases courtes et percutantes.

Annoncez le problème d’emblée : “Notre serveur est hs suite à une attaque, nous sommes hors-ligne”. Puis détaillez l’impact : chiffre d’affaires perdu, clients affectés…

Listez ensuite les actions entreprises pour limiter les dégâts, et celles à mettre en oeuvre immédiatement. Finissez par une question ou demande pressante : “Pouvons-nous compter sur des ressources supplémentaires pour rétablir le service sous 48h ?”

Dans une crise, l’essentiel est d’informer rapidement des difficultés, conséquences, et réponses en quelques phrases directes. Votre message se doit d’être bref et mobilisateur. Le style percutant est le plus efficace pour ce type de rapport d’urgence par e-mail.

 

Premier exemple : Rapport mensuel détaillé des ventes

Madame,

Veuillez trouver ci-dessous le rapport détaillé de nos ventes du mois de mars :

  1. Ventes en magasin

Le chiffre d’affaires en magasin a baissé de 5% par rapport au mois dernier, à 1 250 000€. Voici l’évolution par rayon :

  • Rayon électroménager : CA de 550 000€, stable
  • Rayon bricolage : CA de 350 000€, en baisse de 3%
  • Rayon jardin : CA de 300 000€, en baisse de 15%
  • Rayon cuisine : CA de 50 000€, en hausse de 10%

La baisse sur le rayon jardin s’explique par la météo défavorable ce mois-ci. A noter la progression encourageante du rayon cuisine.

  1. Ventes en ligne

Les ventes sur notre site internet sont stables à 900 000€. La part du mobile progresse à 35% du CA en ligne. Les ventes de meubles et déco sont en forte hausse grâce à notre nouvelle collection Printemps.

  1. Actions marketing

Notre campagne d’emailing pour la fête des grands-mères a généré un CA additionnel de 20 000€ sur le rayon cuisine.

Nos opérations sur les réseaux sociaux autour de la décoration d’intérieur ont également boosté les ventes de ce segment.

  1. Conclusion

Malgré une légère baisse en magasin, nos ventes restent solides, portées par le e-commerce et les opérations marketing ciblées. Nous devons poursuivre nos efforts sur la déco et le mobilier pour compenser le recul saisonnier du rayon jardin.

Je me tiens à votre disposition pour toute précision.

Bien cordialement,

Jean Dupont Vendeur secteur Est

Deuxième exemple : Demande de budget additionnel pour le lancement d’une nouvelle gamme de produits

 

Madame la Directrice générale,

J’ai l’honneur de solliciter auprès de vous un budget additionnel dans le cadre du lancement de notre nouvelle gamme de produits prévu en juin 2024.

Ce projet stratégique vise à étendre notre offre sur le segment porteur des produits biologiques, où la demande progresse de 20% par an, en proposant 15 références supplémentaires.

Pour garantir le succès de ce lancement, il est indispensable de mobiliser des ressources complémentaires. Voici mes propositions chiffrées :

  1. Renforcement temporaire de l’équipe :
  • Recrutement de 2 développeurs à temps plein sur 6 mois pour finaliser les packaging et documentations techniques (coût : 12000€)
  • Support d’une agence de marketing digital pendant 3 mois pour la campagne web (8000€)
  1. Campagne marketing :
  • Budget média pour sponsoriser nos publications sur les réseaux sociaux (5000€)
  • Création et envoi d’emailings : conception graphique, frais d’envoi pour 3 campagnes (7000€)
  1. Tests consommateurs :
  • Organisation de panels consommateurs pour recueillir les réactions sur les produits (4000€)

Soit un total de 36 000€ permettant de déployer les moyens humains et marketing nécessaires à la réussite de ce lancement stratégique.

Je me tiens à votre entière disposition pour en discuter lors de notre prochain rendez-vous.

Dans l’attente de votre retour,

Cordialement,

Jean Dupont

Chef de projet

 

Troisième exemple : Rapport d’activité mensuel du service commercial

 

Chère Mme Durand,

Veuillez trouver ci-dessous le rapport d’activité de notre service commercial pour le mois de mars :

  • Visites de prospection : Nos commerciaux ont contacté 25 prospects identifiés dans notre fichier clients. 12 rendez-vous ont été fixés.
  • Offres envoyées : Nous avons envoyé 10 offres commerciales sur des produits phares de notre catalogue, dont 3 ont d’ores et déjà été converties.
  • Salons professionnels : Notre stand au Salon Expopharm a attiré environ 200 contacts. Nous en avons converti 15 en rendez-vous futurs.
  • Formation : Notre nouvelle collaboratrice Lena a suivi une semaine de formation terrain avec Marc pour se familiariser avec nos produits et argumentaires.
  • Objectifs : Notre objectif commercial de 20 nouveaux contrats sur le mois a été atteint. Le CA généré s’élève à 30 000€.

Nous poursuivons nos efforts pour développer notre carnet de clients, n’hésitez pas à me faire part de vos recommandations.

Bien cordialement,

Jean Dupont Responsable commercial

 

Quatrième exemple : Rapport d’activité hebdomadaire détaillé – Boulangerie supermarché

 

Chers collègues,

Je vous prie de trouver ci-dessous le rapport détaillé de l’activité de notre boulangerie pour la semaine du 1er au 7 mars :

Production :

  • Nous avons produit en moyenne 350 baguettes tradition par jour, soit un total de 2100 sur la semaine.
  • Le volume global est en hausse de 5% grâce à notre nouveau four, ce qui nous permet de faire face à la demande croissante.
  • La diversification de notre offre de pains spéciaux (campagne, complets, aux céréales) porte ses fruits. Nous en avons cuit 750 cette semaine.

Ventes :

  • Le chiffre d’affaires global est de 2500€, stable par rapport à la semaine dernière.
  • Les viennoiseries restent notre meilleure vente (680€), suivies des formules déjeuner (550€) et du pain traditionnel (430€).
  • Les ventes du dimanche matin ont été particulièrement élevées (CA de 1200€) grâce à l’offre spéciale brunch.

Approvisionnement :

  • Réception de 50kg de farine et 25kg de beurre. Les stocks sont convenables.
  • Penser à commander des œufs et de la levure pour la semaine prochaine.

Personnel :

  • Julie sera en congés la semaine prochaine, je réorganiserai les plannings.
  • Merci à Bastien qui assure des heures supplémentaires en vente.

Problèmes :

  • Panne du monnayeur mardi matin, réparé dans la journée par l’électricien.

Bien cordialement,

Jean Dupont Manager

 

Cinquième exemple : Problème urgent – Dysfonctionnement logiciel compta

 

Bonjour à tous,

Ce matin, notre logiciel de comptabilité présente des bugs empêchant la saisie des factures et le suivi du grand livre.

Notre prestataire informatique, que j’ai contacté, confirme qu’une récente mise à jour est en cause. Ils travaillent à un correctif.

En attendant, il nous est impossible d’enregistrer les transactions et le suivi de trésorerie est perturbé. Nous risquons rapidement de prendre du retard.

Pour pallier temporairement le problème :

  • Notez vos factures/frais sur un fichier excel d’urgence que je récupèrerai
  • Pour les demandes de clients, appelez-moi pour que je vérifie les comptes en direct
  • Je fais le maximum pour vous tenir informés des avancées

Notre prestataire est pleinement mobilisé et espère résoudre ce souci sous 48h max. Je sais que ce dysfonctionnement tombe mal, merci de votre compréhension. N’hésitez pas à me faire remonter tout problème urgent.

Cordialement,

Jean Dupont Comptable