Identificà u mudellu standard adattatu à u vostru scopu
Ci sò parechji mudelli di rapportu email standard utilizati in l'affari. Sceglie u formatu ghjustu basatu annantu à u scopu di u vostru rapportu hè essenziale per trasmette u vostru missaghju chjaramente è efficace.
Per un rapportu di monitoraghju regulare cum'è un rapportu settimanale o mensile, optate per una struttura di tavula cù figuri chjave (vendite, produzzione, etc.).
Per una dumanda di budget o risorse, scrivite un schedariu strutturatu in parti cù una introduzione, i vostri bisogni detallati, un argumentu è una cunclusione.
In una situazione di crisa chì richiede una reazione urgente, scumessa nantu à un stilu direttu è putente, listendu i prublemi, e cunsequenze è l'azzioni in uni pochi di frasi chocante.
Qualunque sia u mudellu, cura di u furmatu cù intertituli, bullets, tavule per facilità a lettura. L'esempii cuncreti quì sottu vi aiuterà à sceglie u megliu furmatu per ogni situazione per i rapporti di e-mail prufessiunali è efficaci.
U rapportu di monitoraghju regulare in forma di tavule
U rapportu di monitoraghju regulare, per esempiu mensile o settimanale, richiede una struttura chjara è sintetica chì mette in risaltu i dati chjave.
U furmatu in tavulini permette di prisentà l'indicatori impurtanti (vendita, pruduzzione, tassu di cunversione, etc.) in una manera organizata è leghjite, in pochi seconde.
Titula i vostri tavulini precisamente, per esempiu "Evoluzione di a vendita in linea (fatturatu mensile 2022)". Ricurdatevi di menzionate l'unità.
Pudete incorpore elementi visuali cum'è gràfiche per rinfurzà u messagiu. Assicuratevi chì i dati sò curretti è i calculi curretti.
Accumpagnà ogni tavula o graficu cun un brevi cummentariu chì analizza e tendenzi maiò è cunclusioni, in frasi 2-3.
U formatu di tavula facilita à u vostru destinatariu di leghje l'essenziali rapidamente. Hè ideale per i rapporti di monitoraghju regulare chì necessitanu una presentazione riassuntu di dati chjave.
L'e-mail d'impattu in casu di crisa
In una situazione d'emergenza chì richiede una risposta rapida, optate per un rapportu in forma di frasi brevi è punchy.
Annunziate u prublema da u principiu: "U nostru servitore hè falatu dopu à un attaccu, simu offline". Allora dettagliate l'impattu: fatturatu persu, clienti affettati, etc.
Allora elencu l'azzioni pigliate per limità i danni, è quelli da esse implementati immediatamente. Finite cù una dumanda o dumanda pressante: "Pudemu cuntà risorse supplementari per restaurà u serviziu in 48 ore?"
In una crisa, a chjave hè di informà rapidamente nantu à e difficultà, cunsequenze è risposte in uni pochi di frasi diretti. U vostru missaghju deve esse brevi è mobilizante. U stilu punchy hè più efficace per stu tipu di rapportu email d'urgenza.
Esempiu XNUMX: Rapportu di Vendita Mensuale detallatu
Truvate quì sottu u rapportu detallatu di e nostre vendite di marzu:
- Vendite in a tenda
A vendita in a tenda hè calata di 5% da u mese passatu à 1 €. Eccu l'evoluzione per dipartimentu:
- Apparecchi per a casa : fatturatu di 550 000 €, stabile
- Dipartimentu di bricolage : fatturatu di 350 000 €, in calata di 3%
- Sezione Giardinu : fatturatu di 300 000 €, in calata di 15 %
- Dipartimentu di cucina : fatturatu di 50 000 €, in crescita di 10 %
A decadenza in u dipartimentu di u giardinu hè spiegatu da u clima sfavore di questu mese. Nota a crescita incuragisce in u dipartimentu di cucina.
- Vendite in linea
A vendita nantu à u nostru situ web hè stabile à 900 000 €. A parte di u telefuninu hè cresciutu à u 35% di e vendite in linea. A vendita di mobili è di decoru hè in forte crescita grazie à a nostra nova cullezzione di primavera.
- Azzioni di marketing
A nostra campagna di email per u ghjornu di a nanna hà generatu un fatturatu supplementu di 20 000 € in u dipartimentu di cucina.
E nostre operazioni nantu à e rete soziale intornu à u design d'internu anu ancu stimulatu e vendite in questu segmentu.
- cunchiusioni
Malgradu una ligera calata in i magazzini, e nostre vendite restanu solide, guidate da e-commerce è operazioni di marketing mirate. Avemu da cuntinuà i nostri sforzi nantu à a dicurazione è u mobili per cumpensà a diminuzione di staggione in u dipartimentu di giardinu.
Sò a vostra disposizione per qualsiasi chiarificazione.
Sincerità,
Jean Dupont Seller Settore Est
Secunnu esempiu: Richiesta di bilanciu supplementu per u lanciu di una nova linea di prudutti
Aghju l'onore di dumandà da voi un bilanciu supplementu cum'è parte di u lanciu di a nostra nova gamma di prudutti prevista per ghjugnu 2024.
Stu prughjettu strategicu hà da scopu di allargà a nostra offerta à u segmentu di i prudutti biulogica, induve a dumanda cresce di 20% annu, offrendu 15 referenze supplementari.
Per guarantisce u successu di sta lanciazione, hè essenziale per mubilizà risorse supplementari. Eccu i mo pruposti numerichi:
- Rinforzu tempurale di a squadra:
- Reclutamentu di 2 sviluppatori full-time in 6 mesi per finalizà l'imballu è a documentazione tecnica (costu: € 12000)
- Supportu di una agenza di marketing digitale per 3 mesi per a campagna web (8000€)
- Campagna di marketing:
- Budget media per sponsorizà e nostre publicazioni nantu à e rete suciale (5000€)
- Creazione è invio di emailings : cuncepimentu graficu, spese di spedizione per 3 campagne (7000€)
- Test di i cunsumatori:
- Urganizazione di pannelli di cunsumatori per cullà i feedback nantu à i prudutti (4000 €)
Hè un totale di 36 000 € per sparghje e risorse umane è di cummercializazione necessarie per u successu di stu lanciu strategicu.
Sò à a vostra disposizione per discutiri durante a nostra prossima riunione.
In attesa di u vostru ritornu,
sincerità,
Ghjuvanni Dupont
Manager di Prughjettu
Terzu esempiu: rapportu di attività mensili di u dipartimentu di vendita
Truvate quì sottu u rapportu di attività di u nostru dipartimentu di vendita per u mese di marzu:
- Visite di prospettiva: I nostri rapprisentanti di vendita anu cuntattatu 25 perspettivi identificati in u nostru schedariu di u cliente. 12 appuntamenti sò stati fissati.
- Offerte mandate: Avemu mandatu 10 offerte cummirciali nantu à i prudutti di punta di u nostru catalogu, 3 di quali sò digià cunvertiti.
- Fiere: U nostru stand à a fiera Expopharm hà attiratu circa 200 cuntatti. Avemu cunvertitu 15 di elli in appuntamenti futuri.
- Formazione: U nostru novu cullaburatore Lena hà seguitu una settimana di furmazione in u campu cù Marc per familiarizà cù i nostri prudutti è i piazzi di vendita.
- Obiettivi: U nostru scopu cummerciale di 20 novi cuntratti annantu à u mese hè statu rializatu. U fatturatu generatu hè di 30 000 €.
Cuntinuemu i nostri sforzi per sviluppà a nostra lista di clienti, ùn esitate micca à mandà i vostri cunsiglii.
Sincerità,
Jean Dupont Sales Manager
Esempiu Quattru: Rapportu Dettagliatu di l'Attività Settimanale - Supermarket Bakery
Truvate quì sottu u rapportu detallatu di l'attività di a nostra panetteria per a settimana di l'1-7 di marzu:
Pruduzzione :
- Avemu pruduciutu una media di 350 baguette tradiziunali per ghjornu, per un totale di 2100 nantu à a settimana.
- U voluminu generale hè aumentatu di 5% grazia à u nostru novu fornu, chì ci permette di risponde à a dumanda crescente.
- A diversificazione di a nostra gamma di pani spiciali (campagna, integrale, cereali) porta u fruttu. Avemu cottu 750 sta settimana.
Vendite:
- U fatturatu generale hè di 2500 €, stabile paragunatu à a settimana passata.
- I pasticcini viennesi fermanu u nostru best seller (680 €), seguitu da e formule di pranzu (550 €) è u pane tradiziunale (430 €).
- A vendita di dumenica matina hè stata particularmente forte (fatturatu di 1200 XNUMX €) grazia à l'offerta speciale di brunch.
Fornitura:
- Ricezione di 50 kg di farina è 25 kg di burro. I stocks sò adatti.
- Pensendu à urdinà ova è levitu per a settimana prossima.
U persunale:
- Julie serà in vacanze a settimana prossima, riurganizeraghju l'orari.
- Grazie à Bastien chì furnisce l'overtime per a vendita.
Prublemi:
- Fallu di u mecanismu di munita u marti matina, riparatu durante u ghjornu da l'electricista.
Sincerità,
Jean Dupont Manager
Quintu esempiu: Prublemu urgente - Malfunzione di u software di cuntabilità
Sta mane, u nostru software di cuntabilità hà bugs chì impediscenu l'ingressu di e fatture è u seguimentu di u libru generale.
U nostru fornitore di servizii IT, chì aghju cuntattatu, cunfirma chì una recente aghjurnazione hè in quistione. Stanu travagliendu in una correzione.
Intantu, hè impussibile per noi di registrà e transazzione è u monitoraghju di u cash hè disturbatu. Avemu u risicu di fallu daretu assai prestu.
Per risolve temporaneamente u prublema:
- Scrivite e vostre fatture / spese nantu à un schedariu excel d'urgenza chì aghju da ricuperà
- Per e dumande di i clienti, chjamami per verificà i cunti in diretta
- Facciu u mio megliu per mantenevi infurmatu di u prugressu.
U nostru fornitore di servizii hè cumplettamente mobilizatu è spera di risolve stu prublema in 48 ore max. Sò chì sta malfunzione hè male, grazie per a vostra comprensione. Per piacè fatemi sapè di qualsiasi prublemi urgenti.
sincerità,
Jean Dupont contabile
