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Une signature mail est une carte de visite commerciale qui comprend généralement un lien vers une adresse mail ou un site de référence. Elle s’établit souvent en insérant l’identité et les références professionnelles d’une entreprise. La signature mail est plus présente dans l’univers B to B ou dans les échanges entre professionnels où les emails ont encore une place prépondérante. La signature mail s’ajoute à la fin de chaque email et elle permet aux interlocuteurs d’échanger leurs coordonnées et leur profession. La création d’une signature mail n’est pas toujours évidente, il faut maitriser certaines notions de code HTML surtout si l'on veut illustrer sa signature ou intégrer des liens. Mais il existe des outils sur le web qui permettent de générer une signature sur mesure. Voici un guide pour savoir comment créer une signature mail en ligne.

Procédure de base pour créer sa signature mail en ligne

Pour débuter la création de sa signature mail, il est indispensable de mentionner vos coordonnées personnelles et professionnelles comme votre nom, prénom, le nom de votre entreprise et votre poste, votre numéro de téléphone, votre site web, etc. Après cette étape, vous pouvez ajouter une photo de vous, accompagner du logo de votre entreprise afin d’illustrer votre signature email de manière design. Ensuite, il est aussi possible d’insérer des liens vers vos réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, Instagram, Google+, LinkedIn, etc.

Vous pourrez ainsi améliorer votre visibilité dans le cadre de votre stratégie d’entreprise ou  de personnel branding. Une fois ces préliminaires effectués, il vous reste à choisir un service en ligne pour créer votre signature mail professionnel sur mesure. Plusieurs templates sont envisageables selon la solution qui aura votre préférence et vous pourrez les personnaliser en modifiant la taille, la police, la couleur du texte, les formes et couleurs des icônes de réseaux sociaux.

Comment créer sa signature mail avec Gmail ?

Il est possible de modifier ou de créer votre signature électronique sur Gmail que vous utilisiez un PC, un Smartphone, une tablette Android ou iOS. Sur PC, il suffit d’ouvrir Gmail et de cliquer sur « paramètres » en haut à droite. Une fois dans les paramètres, vous verrez une section « signature » et en cliquant dessus, vous pourrez ajouter et modifier votre signature à votre guise. Une fois la procédure terminée, il faut cliquer sur « enregistrer » au bas de la page et sauvegarder les modifications apportées à votre signature. Sur Smartphone et tablette, il faut d’abord disposer de l’application Gmail pour ajouter une signature mail professionnel à son compte.

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Il vous faudra faire exactement la même chose sur les appareils iOS sauf que le serveur de messagerie interprètera différemment votre signature et elle pourra apparaitre soit comme une pièce jointe, soit comme une photo. Si votre Mac ou d’autres appareils iOS sont connectés à votre compte iCloud Drive, votre signature sera automatiquement mise à jour et disponible sur tous ces appareils connectés. Il est même possible d’envoyer par mail des fichiers PDF signés.

Création d’une signature électronique avec Outlook

Avec Outlook, la procédure est légèrement différente, on peut créer une ou plusieurs signatures et les personnaliser pour chaque message électronique. Si l'on possède la version classique d’Outlook, la méthode la plus simple est d’entrer dans le menu fichier et de sélectionner « Options ». Dans cette section, il faut cliquer sur « courrier » et sélectionner « Signatures ». À ce niveau, il est important de commencer par choisir un compte mail précis si l’on en possède plusieurs. Le reste consiste à remplir les informations comme avec la procédure de base. Le plus dur sera de choisir parmi les nombreuses options de modifications disponibles.

Si vous utilisez Outlook sur HTML, la tâche sera plus délicate qu’avec une version classique. Pour créer votre signature mail en ligne avec HTML, vous allez devoir utiliser Microsoft Word ou un éditeur web. Cette solution s’avère plus efficace lorsqu’on ne dispose pas d’image pour l’illustration. Sur Word, on suit la procédure de base et à la fin, on n’oublie pas de sauvegarder le document au format HTML. Mais, des problèmes surviennent régulièrement avec cette méthode surtout si on utilise Word.

Pour remédier au problème de l’image ou du logo qui s’affiche en pièce jointe, une solution s’impose, celle de la modification du code HTML. Pour y parvenir, il faut remplacer le chemin local de l’URL de l’image afin de ne plus envoyer l’image illustrant la signature mail en pièce jointe et aussi pour harmoniser votre signature sur tous vos mails, même ceux qui ont déjà été envoyés. Cette opération s’achève en copiant le fichier HTML dans un répertoire en fonction de la version Windows (sur Windows 7, le répertoire en question sera C :\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures\).

Les outils pour créer facilement et gratuitement sa signature mail

MySignature

Ajouter une signature mail professionnel à son compte n’est pas une chose aisée surtout si on n’a pas de notions de code HTML. Un moyen simple pour faciliter la tâche est d’utiliser un outil en ligne qui permet de générer gratuitement une signature mail. Plusieurs outils sont répertoriés à ce jour dont MySignature. Cet outil dispose d’un grand nombre de templates et sied à toutes les professions. Il dispose de la procédure de base pour la création d’une signature mail professionnel notamment l’ajout de coordonnées, des réseaux sociaux, d’un logo, etc.

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De plus, MySignature possède un lien de tracking qu’on peut ajouter aux icônes de ses comptes sur les réseaux sociaux. Grâce à ce lien, on peut ainsi connaitre le nombre de clics générés grâce à cette signature. Cet outil permet de créer une signature pour Gmail, Outlook, Apple mail, etc. Pour parvenir à l’utiliser et créer sa signature, mail en ligne, il faut se rendre sur son site web et cliquer sur « Create free mail signature ». Vous serez dirigé vers une page avec deux méthodes de création de signatures, une automatique et l’autre manuelle.

La méthode automatique se fait en utilisant son compte Facebook ou LinkedIn. La méthode manuelle plus conventionnelle se fait en remplissant les espaces disposés à cet effet et vous avez la possibilité de prévisualiser votre signature avant d’enregistrer les données. L’opération est facile et ne prend pas plus de 5 minutes. De plus, l’utilisation de MySignature est gratuite et aucune inscription n’est requise. Pour ceux qui n’utilisent pas de services de messagerie comme Gmail ou Outlook, un code HTML est disponible.

Zippisig

Comme autre outil, nous avons Zippisig, qui pareillement à MySignature est aussi très facile à utiliser pour créer facilement et rapidement une signature électronique en ligne. Zippisig offre toutes les fonctionnalités de base pour créer sa signature (mention des informations, ajout de logo et d’icônes de profils des réseaux sociaux). La différence étant qu’il est gratuit seulement pour une semaine et qu’au-delà de cette période, son utilisation devient payante.

Si.gnatu.re

Sinon il y a aussi Si.gnatu.re, très complet et facile à utiliser pour créer aisément une signature mail et la personnaliser à sa guise. Il est 100 % gratuit et donne la possibilité de personnaliser la police d’écriture, les couleurs, la taille des icônes des profils des réseaux sociaux, la position de l’image ou du logo et l’alignement des textes. L’avantage avec cet outil est qu’il est une référence sur plusieurs réseaux sociaux, ce qui facilite la redirection des contacts vers vos comptes.

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Signature Maker

On compte également Signature Maker qui est certainement l’outil de création de signatures mail le plus simple. Il n’est pas obligatoire de s’y inscrire pour l’utiliser et il est entièrement gratuit. Par contre, il est un peu limité au niveau du design, il n’en propose qu’un seul type. Mais celui-ci est très professionnel et a la faculté de s’adapter à tous les secteurs d’activité. Une fois la création terminée, un code HTML vous est proposé afin de l’intégrer à vos messages.

WiseStamp

WiseStamp est un outil légèrement différent, car il s’agit d’une extension Firefox. Il permet de créer votre signature mail en ligne pour toutes vos adresses de messagerie électronique (Gmail, Outlook, Yahoo, etc.) Ainsi, c’est l’outil recommandé si on gère plusieurs adresses mail. Il faut installer WiseStamp afin de l’utiliser et personnaliser entièrement sa signature mail. En plus des services de base, l’outil permet même d’insérer un flux RSS dans sa signature, ce qui permettra d’ajouter vos articles si vous avez un blog. Il donne aussi la possibilité d’inscrire une citation ou encore de présenter une vidéo YouTube. L’extension permet même de créer plusieurs signatures pour chacune de ses adresses mail.

Hubspot

Le générateur de signature mail d’Hubspot est aussi un outil pour générer une signature mail professionnel. Il a l’avantage d’être moderne, élégant et simple. Il propose un design clair, épuré et on retrouve facilement toutes ses informations importantes. Ce générateur a l’avantage de créer un call-to-action afin d’inciter vos interlocuteurs à télécharger vos livres blancs ou encore à s’inscrire à votre newsletter. De plus, cet outil propose des badges de certification à insérer à sa signature.

Assistance Email

Enfin, on peut parler aussi de l’Assistance Email, un autre outil qui facilite la création et la personnalisation d’une signature mail gratuitement. Rapide et facile à utiliser, il propose les services de base nécessaire pour créer sa signature mail en ligne. À utiliser si vous ne souhaitez pas intégrer de photo ou de logo et que vous n’avez pas de présence sur les réseaux sociaux.