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On peut passer des années à envoyer des messages par mail sans jamais avoir besoin de recourir à la « CCI ». Toutefois, si le mail est utilisé dans un cadre professionnel, connaître son bien-fondé et son emploi est une exigence. Cela permet de s'en servir à bon escient. Ainsi, si les rubriques expéditeur et destinataire sur l’entête sont facilement compréhensibles. « CC » qui signifie copie carbone et « CCI » qui signifie copie carbone invisible, le sont moins. D’ailleurs, la plupart des usagers ne savent pas ce que ce sigle évoque.

À quoi renvoie la copie carbone invisible ?

La copie carbone peut être considérée comme un hommage à la vraie copie carbone qui a existé avant la création de la photocopieuse et qui permettait de garder des répliques d’un document. C’est comme une feuille double qui est mise sous la feuille principale et qui reprend tout ce que vous écrivez au  fur et à mesure. On y recourt autant pour des dessins que pour des textes. Ainsi est-elle placée entre deux feuilles, dont celle tout à fait en dessous, sera le duplicata de celle qui est au-dessus. Si aujourd’hui cette pratique n’est presque plus utilisée avec l’avènement des nouvelles technologies. Des carnets à souche usant ce système sont fréquents pour établir des factures avec copie.

L’utilité de la CCI

La « CCI » permet de dissimuler vos destinataires dans « A » et « CC » lorsque vous faites un envoi groupé. Cela évite que les réponses des uns soient vues par les autres. Ainsi les « CC » sont considérées comme des duplicatas visibles par tous les destinataires et par l’expéditeur. Alors que la « CCI », comme l’indique le terme « invisible », empêche que les autres destinataires voient ceux qui sont dans la « CCI ». Il n’y a alors que l’expéditeur qui pourra les voir. Cela est important dans le cadre du travail, si vous voulez aller rapidement, sans pour autant que les réponses soient visibles par tout le monde.

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Pourquoi employer la CCI ?

En envoyant un mail en « CCI », les destinataires dans cette rubrique n’apparaissent jamais. Ainsi, son utilisation peut avoir pour motivation le respect des données à caractère personnelles. Ce qui est important dans le milieu professionnel. En effet, l’adresse mail est un élément constitutif des données personnelles. Tout comme le numéro de téléphone, le nom complet ou l’adresse d’une personne. Vous ne pouvez pas les partager comme le vous voulez sans le consentement du concerné. C’est pour éviter toutes ces tracasseries juridicojudiciaires que la « CCI » est exploitée. En outre, il peut s’agir d’un simple outil managérial qui permet d’avoir des données séparées provenant de plusieurs fournisseurs sans qu’ils communiquent entre eux. Il en est de même pour plusieurs employés, plusieurs clients, etc.

D’un point de vue purement commercial, envoyer des mails groupés sans utiliser la « CCI » peut offrir une base de données à vos concurrents sur un plateau d’argent. Ils n’auront qu’à récupérer les adresses mail de vos clients et fournisseurs. Même des personnes malveillantes peuvent s'emparer de ce type d’informations pour un maniement frauduleux. Pour toutes ces raisons, l’usage de la « CCI » est quasiment obligatoire pour les professionnels.