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La pertinence du compte rendu tient au fait qu’il vous donne toutes les informations sans que vous ayez besoin de parcourir une centaine de pages. S’il fallait se limiter à recopier les échanges lors des rencontres, vous auriez des documents d’un volume important. Mais cela est évité lorsque les comptes rendus sont effectués et surtout, lorsqu’ils sont faits avec la bonne méthodologie. Lors des réunions de travail, des séminaires, des missions, de nombreux points sont débattus, de longues présentations sont effectuées, de lourds challenges sont relevés. Tout cela doit être présenté au personnel des entreprises, aux séminaristes ou alors aux commanditaires des opérations. Alors, comment rédiger un compte rendu pertinent dans ce cadre ? Sa rédaction n’est pas une tâche facile surtout si vous devez ressortir tous les éléments obligatoires dans un compte rendu.

Généralités et spécificités dans la rédaction d’un compte rendu

Le compte rendu doit rapporter en totalité les décisions qui ont été arrêtées pendant la réunion ainsi que les thèmes qui ont été étudiés. Il doit présenter les lignes générales qui ont été évoquées lors des conversations. Il est un repère fiable pour tous les employés de l’entreprise. En effet, tous ne peuvent pas forcément être aux rencontres au même moment pour cause de maladie ou autres. Par conséquent, le compte rendu permet d’être au même niveau d’informations que les autres. La rédaction d’un compte rendu est présentée sous la forme d’un écrit, il est totalement différent des procès-verbaux ou encore des relevés simples des discussions.

Si des documents ont été présentés lors de la rencontre, il faudra les mentionner. Mettez également les sites où les trouver ou alors, faites-en une photocopie que vous allez joindre à votre compte rendu. Lorsqu’il a été pris des décisions tendant à ce que des actions soient menées, il faudra préciser qui va les exécuter. De même, il faudra ressortir le délai d’exécution déterminé lors de la rencontre. Dès lors que ces actions seront définies, il sera aisé de donner la parole aux exécutants lors des prochaines rencontres pour des résumés de ce qui a été fait concrètement. Rédigez un compte rendu, exige de prendre soin d’avoir une neutralité absolue, les points à corriger, les difficultés rencontrées lors de la rencontre doivent être évoqués . Présentez également tous les points positifs qui ont été remarqués.

Savoir bien rédiger un compte rendu pertinent

Un compte rendu pertinent doit être rédigé dans les heures qui suivent la tenue de l’événement. Si vous attendez les jours d’après, il est certain que vous laisserez filer certaines informations capitales. De même, l’immédiateté de la rédaction vous permet de remettre tous les événements dans leur contexte. La concision est le maitre mot de la rédaction d’un bon compte rendu. Toutes les informations nécessaires au lecteur doivent ressortir directement. Évitez le superflu ou alors les tournures trop longues. Allez directement à l’essentiel.

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Pour bien rédiger un compte rendu pertinent, il faut présenter les points qui ont intéressé l’ordre du jour. Faites un texte parfaitement structuré parce que cela rendra la lecture plus fluide. De manière générale, la présentation en une introduction, un développement et une conclusion est un document adapté. Vous pouvez avoir autant de paragraphes dans le corps du compte rendu que de points étudiés. Le plan est également à prendre très au sérieux. Vous ferez un plan analytique si une seule préoccupation a prise toute la réunion. Par contre, si de nombreux points ont été réglés, vous devrez faire un plan thématique qui les présentera par ordre décroissant d’importance. Au niveau de la conclusion du compte rendu, il faudra que les points qui restent à étudier ressortent clairement. La même chose bien sûr pour les tâches qui doivent encore être exécutées. Enfin, pour rédiger un compte rendu pertinent, il serait préférable d'avoir des connaissances assez précises dans le domaine dont les questions seront débattues. Cela permettra de faire des textes courts et synthétiques, avec des terminologies adaptées.

Les critères de rédaction d’un compte rendu

Respecter les critères de rédaction d’un compte rendu est essentiel, cela permet d'être objectif et fidèle aux événements. Vous devez éviter de donner des avis personnels ou d’apprécier ce qui a été décidé. Vous devez éviter de retranscrire tous les discours des participants à  la rencontre. Vous devez vous limiter à mentionner l’essentiel de ce qui a été dit, les grandes lignes.

Pour y parvenir, il est de votre responsabilité de sélectionner les informations. Dans votre tri, évitez surtout de vous focaliser sur l’accessoire alors que le principal ne ressort pas du compte rendu. Faites donc un réel effort de synthèse et hiérarchisez les informations par ordre d’importance.

Évitez d’employer des termes personnels, en d’autres termes, évitez les “JE” ainsi que les “NOUS”’, tout ce qui suggère l’implication personnelle de l’auteur. Puisque vous devez rester le plus neutre possible, n’utilisez pas des adjectifs ou alors des adverbes d’appréciation. Faites attention à réduire au maximum les répétitions dans votre texte.

De même, tous les commentaires qui s’éloignent du débat doivent être proscrits. Il est également important de surveiller votre grammaire, votre vocabulaire et votre orthographe. Le français que vous allez employer se doit d’être impeccable.

Choisir le style de rédaction d’un compte rendu

Avant de commencer, pensez au préalable à choisir le style de rédaction de compte rendu que vous allez faire :

  • Le style exhaustif pour les débutants

Si c’est la première fois que vous devez rédiger un compte rendu, il est préférable pour vous d’opter pour le style exhaustif. Ce style est encore plus approprié lorsque les présentations lors du séminaire ou d’une réunion ont été faites avec PowerPoint. Il faudra donc éviter de réduire inutilement les informations. Toutefois, il faudra songer à retravailler votre transcription, pour éviter de tout dire, ce qui ne serait plus un compte rendu. Pour choisir ce style, vous devez avoir pris le soin d’enregistrer le séminaire.

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Vous pouvez vous munir d’un appareil adapté ou alors, solliciter les enregistrements effectués par la régie lorsque la salle est équipée. Si vous ne voulez pas enregistrer, prenez des notes en abrégeant au maximum. Soyez efficace et rapide. Tous les documents qui vont être partagés lors du séminaire doivent être en votre possession. Pour ces documents, vous pouvez simplement les annexer au compte rendu. Il n’est pas nécessaire de faire des redites. Veillez juste à les indiquer dans le corps du compte rendu.

  • Le style mixte

Il faudra avoir un style direct et totalement neutre. Dans les cas de débats, il est plus approprié de choisir une forme nominative. Cette forme permettra de mentionner le nom, le prénom et les services représentés par chacun des intervenants.

  • Au niveau de la forme

Faites ressortir la date, les participants ainsi que le programme qui a été suivi lors des rencontres. Veillez à ce que vos informations soient les plus fiables possible en les actualisant au fur et à mesure du déroulement du séminaire.

Quelles informations doit-on retrouver dans un compte rendu ?

Pour faire le compte rendu d’une réunion, vous devez commencer par le nom de l’entreprise en question. Mettez également les coordonnées de celle-ci. Par la suite, mettez en évidence l’intitulé du document ainsi que l’identité de celui qui le rédige. Ajoutez également la date de votre réunion, ainsi que le lieu où celle-ci est en train de se tenir. En outre, il faudra faire le décompte des personnes qui ont pris part effectivement à la réunion. Mentionner également les absents ainsi que ceux qui ont fourni une excuse pour leur absence.

De toutes ces personnes, faites ressortir également leurs fonctions respectives au sein de l’entreprise. Ensuite, faites ressortir l’objet de votre réunion, communément appelé ordre du jour. Puis, présentez les sujets qui ont été débattus en mettant des titres à chacun. Il faudra que les résolutions prises à l’issue des débats ressortent clairement. N'oubliez d'apposer votre signature, il est important que l'on connaisse l'identité de la personne qui à rédiger le compte rendu.

Recommandation pour rédiger le compte rendu d’une mission

La rédaction du compte rendu d’une mission est une tache encore plus spécifique. Les missions d’audit, les missions humanitaires, les missions d’expert- comptable ou encore les missions juridiques doivent être condensées en un compte rendu. Cette synthèse doit être envoyée au commanditaire de la mission. Dans le cas d’espèce, vous devez faire ressortir vos observations, mais également vos recommandations et vos analyses :

  • La phase de la rédaction

Sur la première page de votre compte rendu, vous devez mentionner le nom des mandataires ainsi que celui du ou des mandatés. Doivent également apparaitre les dates, l’objet de la mission ainsi que la durée effective de celle-ci. Au niveau du résumé, il doit clairement faire apparaitre les aspects les plus patents de la mission. Il est préférable de réaliser un sommaire, avant de se lancer dans l’introduction.

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L'introduction doit être directe et lister en totalité les questions qui ont été abordées lors de la mission. Dans le développement, vous devez indiquer les entreprises du ou des mandataires. Vous devez retranscrire également l’essentiel de la lettre qui autorise la mission. Cela permet de ressortir le cadre et le budget de la mission.

  • Les autres mentions

L’objet, le nom de la commission des experts et leurs fonctions.  La méthode d’expertise, les difficultés qui ont été l’apanage de la mission. Tous ces éléments doivent figurer dans le compte rendu. Toutes les fois où des entretiens seront effectués avec les membres de la structure, il faudra réaliser les comptes rendus correspondants et les insérer dans le compte rendu général de la mission.

Si vous avez garanti l'anonymat à certains de vos interlocuteurs au cours de votre mission, vous pouvez retranscrire les informations qu'ils vous ont transmises sous forme statistique non nominative. Veiller à marquer l'esprit du mandataire avec une conclusion bien travaillée. Vous pouvez enfin annexer les rapports pour les analyses, les comptes, les mesures et surtout, faire une bibliographie exhaustive.

  • Petites recommandations

Pour bien rédiger un compte rendu pertinent, le document doit être synthétique et concis, vous pouvez employer des graphiques, des photos et même des plans. Si vos analyses ont des détails très exhaustifs, mettez-les en annexes. Puisque le document pourra être lu de tous, évitez les termes trop techniques et incompréhensibles au commun des lecteurs. Si vous êtes obligés de les mettre, expliquez-les rapidement.

Votre compte rendu doit comporter des titres et des sous-titres avec points, paragraphes et numérotations. Ne vous sentez pas tenus de mettre tous les documents en annexe. Limitez-vous essentiellement à ceux que vous aurez cités dans votre compte rendu de mission. Évitez les fautes qui ternissent le côté professionnel de votre travail. Téléchargez des logiciels de correction comme Cordial ou Antidote  pour corriger les fautes. Ou alors, faites procéder à une dernière lecture par un proche qui évaluera également la pertinence de votre travail. Il pourra même vous dire rapidement si c’est compréhensible ou pas.

Le compte rendu peut enfin être sténographique ou même synoptique. Celui qui est synoptique est effectué avec des tableaux au format Word ou Excel. Par contre, le sténographique regroupe toutes les informations de manière chronologique en réalisant une transcription qui peut être parfois intégrale. Bien rédiger, votre compte rendu servira d’archive et de complément d’information pour tous les collaborateurs.