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Le courrier électronique est depuis longtemps un outil essentiel pour les communications professionnelles, mais un sondage mené par Sendmail. A révélé qu'il avait causé des tensions, une confusion ou d'autres conséquences négatives à 64% des professionnels.

Alors, comment pouvez-vous éviter cela avec vos emails ? Et comment pouvez-vous écrire des courriels qui donnent les résultats souhaités ? Dans cet article, nous examinons les stratégies que vous pouvez utiliser pour vous assurer que votre utilisation de l’email est claire, efficace et réussie.

Un employé de bureau moyen reçoit environ 80 emails par jour. Avec ce volume de courrier, des messages individuels peuvent facilement être oubliés. Suivez ces règles simples pour que vos emails soient remarqués et utilisés.

  1. Ne pas trop communiquer par email.
  2. Faites bon usage des objets.
  3. Confectionner des messages clairs et brefs.
  4. Soyez poli.
  5. Vérifiez votre ton.
  6. Relire.

Ne pas trop communiquer par email

L'une des plus grandes sources de stress au travail est le volume considérable d’emails que les gens reçoivent. Alors, avant de commencer à écrire un email, demandez-vous: “Est-ce vraiment nécessaire ?”

Dans ce cadre, vous devez utiliser le téléphone ou la messagerie instantanée pour traiter les questions susceptibles de faire l'objet de discussions en retour. Utilisez un outil de planification des communications et identifiez les canaux les mieux adaptés aux différents types de messages.

Dans la mesure du possible, donnez les mauvaises nouvelles en personne. Cela vous aide à communiquer avec empathie, compassion et compréhension et à vous racheter si votre message a été mal pris.

Faites bon usage des objets

Un titre de journal a deux fonctions : il capte votre attention et résume l'article afin que vous puissiez décider de le lire ou non. L'objet de votre message électronique devrait faire la même chose.

Un objet vide risque davantage d'être négligée ou rejeté en tant que “spam”. Utilisez donc toujours quelques mots bien choisis pour indiquer au destinataire le contenu de l'e-mail.

Vous voudrez peut-être inclure la date dans l'objet si votre message fait partie d'une série d'e-mails réguliers, tels qu'un rapport de projet hebdomadaire. Pour un message nécessitant une réponse, vous pouvez également inclure un appel à l'action, tel que “Je vous prie de avant le 7 novembre”.

Une ligne d'objet bien écrite, comme celle ci-dessous, fournit les informations les plus importantes sans que le destinataire n'ait même à ouvrir l’email. Cela sert d'invite qui rappelle aux destinataires votre réunion chaque fois qu'ils consultent leur boîte de réception.

 

Mauvais exemple                                                               Bon exemple
 
Objet : réunion Objet : Réunion sur le processus PASSERELLE – 09h le 25 février 2018

 

Gardez les messages clairs et brefs

Les emails, comme les lettres commerciales traditionnelles, doivent être clairs et concis. Gardez vos phrases courtes et précises. Le corps du courrier électronique doit être direct et informatif, et contenir toutes les informations pertinentes.

Contrairement aux lettres traditionnelles, l'envoi de plusieurs courriels ne coûte pas plus cher que d'en envoyer un seul. Donc, si vous avez besoin de communiquer avec quelqu'un sur un certain nombre de sujets différents, envisagez d'écrire un email séparé pour chacun. Cela clarifie le message et permet à votre correspondant de répondre à un sujet à la fois.

 

Mauvais exemple Bon exemple
Objet : Révisions pour le rapport des ventes

 

Salut Michelin,

 

Merci d'avoir envoyé ce rapport la semaine dernière. Je l'ai lu hier et j'estime que le chapitre 2 nécessite des informations plus spécifiques sur nos chiffres de vente. Je pense aussi que le ton pourrait être plus formel.

 

De plus, je tenais à vous informer que j'ai programmé ce vendredi une réunion avec le service des relations publiques sur la nouvelle campagne publicitaire. Elle est à 11h00 et sera dans la petite salle de conférence.

 

S'il vous plaît, faîtes-moi savoir si vous êtes disponible.

 

Merci à vous,

 

Camille

Objet: Révisions pour le rapport des ventes

 

Salut Michelin,

 

Merci d'avoir envoyé ce rapport la semaine dernière. Je l'ai lu hier et j'estime que le chapitre 2 nécessite des informations plus spécifiques sur nos chiffres de vente.

 

Je pense aussi que le ton pourrait être plus formel.

 

Pourriez-vous le modifier en tenant compte de ces commentaires?

 

Merci pour votre travail acharné !

 

Camille

 

(Camille envoie ensuite un autre mail concernant la réunion du service des relations publiques.)

 

Il est important de trouver un équilibre ici. Vous ne voulez pas bombarder quelqu'un avec des emails, et il est logique de combiner plusieurs points connexes en un seul courrier. Quand cela se produit, gardez les choses simples  avec des paragraphes numérotés ou des puces, et envisagez de “découper” les informations en petites unités bien organisées pour faciliter la digestion.

Notez également que dans le bon exemple ci-dessus, Camille a précisé ce qu'elle voulait que Michelin fasse (dans ce cas, modifiez le rapport). Si vous aidez les gens à savoir ce que vous voulez, il y a de meilleures chances qu'ils vous le donnent.

Soyez poli

Les gens pensent souvent que les emails peuvent être moins formels que les lettres traditionnelles. Mais les messages que vous envoyez sont le reflet de votre propre professionnalisme, valeurs et souci du détail sont importants, un certain niveau de formalité est donc nécessaire.

Sauf si vous êtes en bons termes avec quelqu'un, évitez le langage informel, l'argot, le jargon et les abréviations inappropriées. Les émoticônes peuvent être utiles pour clarifier votre intention, mais il est préférable de les utiliser uniquement avec des personnes que vous connaissez bien.

Fermez votre message avec «Cordialement», «Bonne journée/soirée à vous» ou «Bien à vous», selon la situation.

Les destinataires peuvent décider d'imprimer des courriels et de les partager avec d'autres personnes, alors soyez toujours poli.

Vérifiez le ton

Lorsque nous rencontrons des gens en face à face, nous utilisons leurs langage corporel, tonalité vocale et expressions faciales pour évaluer ce qu’ils ressentent. Le courrier électronique nous prive de cette information, ce qui signifie que nous ne pouvons pas savoir quand les gens ont mal compris nos messages.

Votre choix de mots, la longueur d'une phrase, la ponctuation et la capitalisation peuvent facilement être mal interprétés sans indices visuels et auditifs. Dans le premier exemple ci-dessous, Louise pourrait penser que Yann est frustré ou en colère, mais, en réalité, il se sent bien.

 

Mauvais exemple Bon exemple
Louise,

 

J'ai besoin de votre rapport avant 17 heures aujourd'hui ou je vais manquer mon échéance.

 

Yann

Salut Louise,

 

Merci pour votre travail acharné sur ce rapport. Pourriez-vous me fournir votre version avant 17 heures, afin que je ne manque pas mon échéance ?

 

Merci d'avance,

 

Yann

 

Pensez à la “sensation” de votre email sur le plan émotionnel. Si vos intentions ou vos émotions peuvent être mal comprises, trouvez une façon moins ambiguë de formuler vos mots.

Relecture

Enfin, avant de cliquer sur “Envoyer”, prenez un moment pour vérifier si votre email contient des fautes d'orthographe, de grammaire et de ponctuation. Vos courriels font autant partie de votre image professionnelle que les vêtements que vous portez. Il est donc mal vu d'envoyer un message contenant des fautes en séries.

Pendant la relecture, faites très attention à la longueur de votre mail. Les gens sont plus susceptibles de lire des courriels courts et concis que des courriels longs et décousus, alors assurez-vous que vos courriels sont aussi courts que possible, sans exclure les informations nécessaires.

Points clés

La plupart d’entre nous passent une bonne partie de leur journée à lire et à composer des emails. Mais les messages que nous envoyons peuvent être déroutants pour les autres.

Pour écrire des emails efficaces, demandez-vous d’abord si vous devriez vraiment utiliser ce canal-là. Parfois, il peut être préférable de prendre le téléphone.

Rendez vos courriels concis et précis. Envoyez-les uniquement aux personnes qui ont vraiment besoin de les voir et indiquez clairement ce que vous aimeriez que le destinataire fasse ensuite.

N'oubliez pas que vos courriels sont le reflet de votre professionnalisme, de vos valeurs et de votre souci du détail. Essayez d'imaginer comment d'autres pourraient interpréter le ton de votre message. Soyez poli et vérifiez toujours ce que vous avez écrit avant de cliquer sur “envoyer”.