Print Friendly, PDF ac E-bost

Yr e-bost yw un o'r prif ddulliau cyfathrebu yn yr amgylchedd proffesiynol. Fodd bynnag, mae rhai yn tueddu i anghofio'r rheolau. Mae hyn o ystyried bod yr e-bost yn cael ei ystyried yn llai ffurfiol na'r llythyr. Mae'n bwysig gwybod bod yr un hon serch hynny yn parhau i fod yn ysgrifen weithredol, hyd yn oed os yw'n chwaraeon arddull ysgafnach neu fwy hawdd ei defnyddio. Sut i lwyddo mewn e-bost proffesiynol? Darganfyddwch yr arferion i'w mabwysiadu ar gyfer drafftio yn y rheolau celf.

Rhaid i linell pwnc yr e-bost fod yn fyr

Y peth cyntaf y bydd eich derbynnydd yn ei ddarllen yn amlwg yw testun eich e-bost. Mewn gwirionedd dyma'r unig linell sy'n ymddangos yn y blwch derbyn. Dyma'r rheswm pam y mae'n rhaid iddo fod yn gryno, yn fanwl gywir ac yn dwt. Yn yr un modd, rhaid iddo fod â chysylltiad ag amcan eich e-bost (hysbysu, hysbysu, gwahodd ...). Hynny yw, mae'n rhaid i'r derbynnydd ddeall yn gyflym beth ydyw, dim ond trwy ddarllen y pwnc.

Gellir llunio pwnc yr e-bost mewn brawddeg enwol, brawddeg heb air cyswllt, brawddeg o 5 i 7 gair, brawddeg heb erthygl. Dyma rai enghreifftiau: "cais am wybodaeth", "cais am swydd ...", "canslo hyfforddiant CSE ar Ionawr 25", "gwahoddiad i'r 10 mlynedd o gwmni X", "adroddiad y cyfarfod o … ”, Ac ati.

Hefyd, nodwch y gall absenoldeb pwnc wneud yr e-bost yn ddiangen.

Y fformiwla cychwyn

Fe'i gelwir hefyd yn fformiwla galwadau, mae hwn yn dynodi geiriau cyntaf yr e-bost. Hynny yw, y geiriau sy'n sicrhau cyswllt â'r rhyng-gysylltydd.

Mae'r fformiwla apelio hon yn dibynnu'n benodol ar y ffactorau canlynol:

  • Eich perthynas â'r derbynnydd: a ydych chi'n adnabod y derbynnydd? Os felly ar ba bwynt?
  • Cyd-destun cyfathrebu: ffurfiol neu anffurfiol?
DARLLENWCH  Templed llythyr i hawlio taliad o'ch cyflog di-dâl

Felly mae'n amlwg nad ydych chi'n mynd i annerch uwch swyddog yn yr un ffordd ag yr ydych chi'n mynd i annerch cydweithiwr. Yn yr un modd, mae'n fformiwla wahanol y byddwch chi'n ei defnyddio wrth annerch dieithryn.

Yn dilyn y fformiwla apelio daw brawddeg gyntaf yr e-bost y mae'n rhaid ei chysylltu â phwnc yr ysgrifennu proffesiynol.

Corff yr e-bost

Ystyriwch ddefnyddio'r dechneg pyramid gwrthdro i ysgrifennu corff eich e-bost. Mae hyn yn cynnwys dechrau gyda phrif wybodaeth yr e-bost sydd fel arfer yn ailddechrau pwnc yr e-bost. Wedi hynny, bydd yn rhaid ichi ennyn y wybodaeth arall mewn ffordd sy'n lleihau, hynny yw o'r wybodaeth bwysicaf i'r lleiaf hanfodol.

Y rheswm pam y dylech chi fynd am y dull hwn yw mai rhan gyntaf brawddeg yw'r darlleniad gorau a'r un sy'n cael ei gofio fwyaf. Mewn brawddeg 40 gair, fel rheol dim ond 30% o'r rhan gyntaf rydych chi'n ei chofio.

Dylai eich e-bost gael ei ysgrifennu mewn brawddegau byr ac mewn iaith broffesiynol, bob dydd. Yn yr ystyr hwn, ceisiwch osgoi termau technegol a gwnewch yn siŵr bod geiriau cysylltiol rhwng y brawddegau.

Yn olaf, peidiwch ag anghofio'r fformiwla gwrtais i orffen eich e-bost. Yna defnyddiwch gwrteisi byr ar y diwedd wrth ei addasu i gyd-destun y cyfnewid ond hefyd i'ch perthynas â'r derbynnydd.