Hook din læser fra introduktionen

Introduktionen er afgørende for at fange din læseres opmærksomhed og tilskynde dem til at læse resten af ​​din rapport. via e -mail.

Start med en kraftfuld sætning, der sætter konteksten eller understreger hovedformålet, for eksempel: "Efter den mislykkede lancering af vores nye produktlinje, er det bydende nødvendigt at analysere årsagerne og handle hurtigt".

Strukturer denne korte introduktion i 2-3 nøglesætninger: aktuel situation, store problemer, perspektiv.

Sats på en direkte stil og stærke ord. Placer vigtig information i begyndelsen af ​​sætninger.

Du kan inkludere tal for at understøtte din pointe.

I et par målrettede linjer bør din introduktion give din læser lyst til at læse videre for at finde ud af mere. Fra de første sekunder skal dine ord fange.

Med en gennemarbejdet introduktion vil din e-mailrapport fange opmærksomheden og motivere din læser til at komme til kernen af ​​din analyse.

Boost din rapport med relevante billeder

Visuals har ubestridelig iøjnefaldende kraft i en e-mail-rapport. De forstærker dit budskab på en kraftfuld måde.

Tøv ikke med at integrere grafer, tabeller, diagrammer, fotos, hvis du har relevante data at fremlægge. Et simpelt cirkeldiagram, der illustrerer fordelingen af ​​salget, vil have mere effekt end et langt afsnit.

Vær dog omhyggelig med at vælge klare billeder, der hurtigt kan forstås. Undgå overbelastet grafik. Angiv altid kilden og tilføj en forklarende billedtekst, hvis det er nødvendigt.

Sørg også for, at dine billeder forbliver læsbare på mobilen ved at tjekke displayet. Lav om nødvendigt en version, der er egnet til små skærme.

Varier det visuelle i din rapport for at stimulere opmærksomheden sparsomt. En e-mail overfyldt med billeder vil miste klarhed. Skift tekst og billeder til en dynamisk rapport.

Med relevante data godt fremhævet vil dine billeder fange øjet og gøre din e-mailrapport lettere at forstå på en iøjnefaldende og professionel måde.

Afslut med at åbne op for perspektiver

Din konklusion bør inspirere din læser til at handle på din rapport.

Først skal du hurtigt opsummere de vigtigste pointer og konklusioner i 2-3 kortfattede sætninger.

Fremhæv de oplysninger, du ønsker, at din modtager skal huske først. Du kan bruge visse søgeord fra titlerne til at genkalde strukturen.

Afslut derefter din e-mail med en åbning til det næste: forslag til et opfølgningsmøde, anmodning om validering af en handlingsplan, opfølgning for at få et hurtigt svar...

Din konklusion er beregnet til at være engagerende for at fremkalde en reaktion fra din læser. En bekræftende stil med handlingsverber vil lette dette mål.

Ved at arbejde på din konklusion vil du give perspektiv til din rapport og motivere din modtager til at reagere eller handle.

 

Eksempel på en rapport via e-mail for at eskalere tekniske problemer og foreslå en handlingsplan

 

Emne: Rapport – Der skal foretages forbedringer af vores ansøgning

Kære Thomas,

De seneste negative anmeldelser på vores app gør mig bekymret og har brug for nogle hurtige justeringer. Vi skal reagere, før vi mister flere brugere.

Nuværende problemer

  • App Store-vurderinger ned til 2,5/5
  • Hyppige fejlklager
  • Begrænsede funktioner sammenlignet med vores konkurrenter

Forbedringer spor

Jeg foreslår, at vi nu fokuserer på:

  • Rettelsen af ​​de vigtigste rapporterede fejl
  • Tilføjelse af populære nye funktioner
  • En kampagne for at fremme vores kundeservice

Lad os arrangere et møde i denne uge for præcist at definere de tekniske og kommercielle løsninger, der skal implementeres. Det er afgørende at handle hurtigt for at genvinde tilliden fra vores brugere og booste vurderingerne af applikationen.

Venter på din tilbagevenden, Jean