Los mensajes ausentes son importantes en la redacción del trabajo. Pero por muchas razones, pueden pasarse por alto. Esto se explica por el contexto de sus escritos y, a veces, por no tener en cuenta el impacto que pueden tener.
De hecho, el mensaje de ausencia es un mensaje automático. Enviado como respuesta a cualquier mensaje recibido dentro de un intervalo de tiempo o dentro de un período definido. A veces, el mensaje se prepara en el contexto de una licencia. Este período, cuando probablemente ya tenga la mente en otra parte, puede que no sea el mejor momento para escribir su mensaje.
¿Qué sentido tiene configurar un mensaje de ausencia automático?
El mensaje de ausencia del trabajo es importante de muchas maneras. Se utiliza para notificar a todos sus empleados de su ausencia. También les sirve para brindarles información que les permita continuar con sus actividades mientras esperan su regreso. Esta información es principalmente la fecha de su recuperación, los datos de contacto de emergencia para contactarlo o los datos de contacto de un colega para contactar en caso de emergencia. Por todo ello, el mensaje de ausencia es un acto de comunicación imprescindible para cualquier profesional.
¿Cuáles son los errores a evitar?
Dada la importancia del mensaje de ausencia, se deben tener en cuenta varios parámetros para no escandalizar o faltarle el respeto a su interlocutor. Es mejor sonar demasiado respetuoso que irrespetuoso. Entonces no puede usar expresiones como OUPS, pff, etc. Deberá tener en cuenta el perfil de todas las partes interesadas. Por lo tanto, evite escribir como si solo estuviera hablando con compañeros de trabajo cuando sus superiores o clientes, proveedores o incluso las autoridades públicas puedan enviarle mensajes.
Para evitar este inconveniente, es posible con Outlook tener un mensaje de ausencia para los correos internos de la empresa y otro mensaje para los correos externos. En cualquier caso, tendrás que tener en cuenta todos los perfiles para poder producir un mensaje de ausencia bien estructurado.
Además, la información debe ser útil y precisa. Evite mensajes ambiguos como "estaré ausente desde mañana" sabiendo que quien reciba esta información no podrá saber la fecha de este "mañana".
Finalmente, evite usar un tono familiar y casual. De hecho, la euforia de unas vacaciones a la vista puede hacer que utilice un tono demasiado familiar. Recuerda mantenerte profesional hasta el final. Oralmente con los colegas, esto puede suceder, pero especialmente no en el contexto de los documentos de trabajo.
¿Qué tipo de mensaje de ausencia elegir?
Para evitar todas estas trampas, elija un estilo convencional. Esto incluye su nombre y apellido, información sobre cuándo puede procesar el mensaje recibido y la (s) persona (s) a contactar en caso de emergencia.
