Hay muchas ocasiones en las que su empresa tendrá que enviar una carta de queja, ya sea en el contexto de facturas impagas, una reclamación de compensación o reembolso por un producto no compatible de un proveedor, etc. . En este artículo, le proporcionamos las dos plantillas de correo electrónico de quejas más comunes.

Plantilla de correo electrónico para reclamar el pago de una factura.

La queja por facturas impagas es el tipo de queja más común dentro de las empresas. Este tipo de correo electrónico debe ser muy específico y lo suficientemente contextualizado para que el interlocutor entienda de inmediato qué es; esto evitará ir y venir, ¡especialmente con los interlocutores que intentan retrasar la fecha de pago!

Si el correo electrónico de reclamo es el primer recordatorio enviado, es un aviso formal. Por lo tanto, es parte de un marco legal y debe ser bien cuidado en caso de que el caso vaya más allá porque puede servir como evidencia.

Aquí hay una plantilla de correo electrónico para reclamar una factura impaga:

Asunto: Aviso formal de factura vencida

Señora, Señor,

Excepto error u omisión de nuestra parte, no hemos recibido el pago de su factura con fecha [fecha], por el monto de [monto adeudado], y expiró en [fecha de vencimiento].

Le rogamos que pague esta factura lo antes posible, así como el pago atrasado. Se adjunta la factura en cuestión, más los recargos por pagos atrasados ​​calculados de conformidad con el Artículo L.441-6 2008 ley 776-4 de agosto 2008.

Mientras esperamos su regularización, quedamos a su disposición para cualquier pregunta relacionada con esta factura.

Acepta, señor / señora, la expresión de nuestros sinceros saludos.

[Firma] "

Plantilla de correo electrónico para reclamar compensación o reembolso

Es común que una empresa tenga que reclamar una compensación o reembolso, ya sea de su proveedor o de un socio externo. Las causas son múltiples: un retraso en el transporte en el marco de un viaje de negocios, un producto no conforme o uno llegado en mal estado, un desastre o cualquier otro daño puede justificar la redacción de dicho correo electrónico.

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Cualquiera que sea la fuente del problema, la estructura del correo electrónico de reclamación siempre será la misma. Comience exponiendo el problema y la naturaleza del daño, antes de presentar su reclamo. Siéntase libre de citar una disposición legal para apoyar su solicitud.

Proponemos un modelo de correo electrónico de queja dirigido a un proveedor en el caso de un producto no conforme en sus dimensiones.

Asunto: Solicitud de reembolso por producto no conforme

Señora, Señor,

Como parte del contrato [designación o número de contrato] que vincula a su empresa con la nuestra, pedimos [cantidad + nombre del producto] a partir de [fecha], por un monto total de [monto del pedido].

Recibimos los productos el [fecha de recepción]. Sin embargo, no se ajusta a la descripción de su catálogo. De hecho, las dimensiones indicadas en su catálogo son de [dimensiones], mientras que el producto recibido mide [dimensiones]. Se adjunta una foto que acredita la no conformidad del producto entregado.

Conforme al artículo 211-4 del Código del Consumidor, que indica que debe entregar un producto de acuerdo con el contrato de venta, reembolse este producto hasta el [monto].

Esperando su respuesta, por favor acepte, señora / señor, la expresión de mis distinguidos sentimientos.

[Firma]