Mail ou bien courrier : Que faut-il privilégier ?

Adresser une lettre ou un courrier à un correspondant est une pratique très répandue. Même s’il existe aujourd’hui la possibilité de recommander un courrier, il est clair que le mail garantit plus de rapidité dans la transmission des messages. Cependant, il est des occasions dans le cadre professionnel où recourir à un mail est plus avantageux qu’un courrier. Cela dit, le bon usage des formules de politesse n’est pas à négliger. Mail ou bien courrier : Que faut-il privilégier et quelles formules de politesse conviennent à certaines circonstances ?

Quand adresser des courriers ?

Il est conseillé d’adresser des courriers dans certains contextes particuliers. Parfois, c’est la loi qui oblige à procéder de la sorte.

Dans le monde du travail, il est d’usage d’envoyer une lettre de démission, de convoquer à un entretien de licenciement ou de rompre la période d’essai en formalisant la demande ou la décision dans un courrier.

Pour ce qui concerne les relations clients fournisseurs, on peut citer parmi les circonstances requérant l’adresse d’une lettre, la mise en demeure pour facture impayée, les excuses consécutives à la livraison d’un produit défectueux ou encore la mise en demeure d’acheminement d’une commande.

À quelle occasion privilégier l’envoi d’un mail professionnel ?

En pratique, l’envoi d’un courrier sied aux échanges quotidiens qui interviennent dans le cadre professionnel. C’est le cas lorsqu’il s’agit d’envoyer un devis à un prospect, de relancer un client au sujet d’une facture en souffrance ou encore de transmettre des documents à un collègue.

Mais une chose est de savoir les occasions auxquelles recourir à un mail professionnel et une autre est de faire un bon usage des formules de politesse.

Quelle est la structure pour un mail de relance ?

Le mail de relance d’un client est généralement structuré en 7 parties. On peut citer parmi celles-ci :

  • La formule de politesse personnalisée
  • L’accroche
  • Le contexte
  • Le projet
  • L’appel à l’action
  • La transition
  • La formule finale de politesse

Pour ce qui concerne la formule de politesse en début de mail, il est recommandé de la personnaliser. Vous pouvez dire par exemple : « Bonjour + Nom/Prénom ».

Quant à la formule finale de politesse, vous pouvez adopter celle-ci : « Dans l’attente de votre retour, je vous souhaite une belle fin de journée et reste bien entendu disponible ». Cette formule de politesse sied en effet au client avec qui vous avez une relation d’ affaire un peu poussée ou au client que vous connaissez particulièrement.

Lorsqu’il s’agit d’un client avec qui vous n’avez pas développé de relation quotidienne, la formule de politesse en début de mail devrait être du type « Monsieur… » ou « Madame… ». Quant à la formule de politesse de fin de mail, il vous est possible de faire usage de la formule « Dans l’attente de votre retour, je vous prie de recevoir l’assurance de mes sentiments les meilleurs ».

Pour transmettre des devis à un client, la structure est presque la même. Cependant, pour transmettre des documents à un collègue, rien ne vous interdit de lui passer le bonjour. En fin de mail, des formules de politesse de type « Cordialement » ou « Bien à vous » sont également recommandées.