Ymmärrä ei-aktiivisen Gmail-tilin hallinnan tärkeys
Verkkotilien hallinnasta on tullut olennainen osa jokapäiväistä elämäämme. Näistä tileistä Gmail erottuu yhtenä palveluista suosituimmat sanansaattajat ja eniten käytetty. Mutta mitä tapahtuu, kun lopetamme Gmail-tilin käytön?
On tärkeää huomata, että vaikka Gmail-tili olisi passiivinen, se vastaanottaa edelleen sähköposteja. Tämä voi aiheuttaa ongelmia, koska keskustelukumppanisi eivät välttämättä ole tietoisia siitä, että sähköpostiosoitetta, johon he kirjoittavat, ei enää kysytä. Onneksi Google on tarjonnut tähän ratkaisun: automaattisen vastauksen passiivisille tileille.
Google on ottanut käyttöön 1 alkaen käytännön, jonka mukaan ei-aktiivisten tilien tiedot, joilla on tallennustilaa, voidaan poistaa, jos Gmail-tilille ei ole kirjauduttu 2021 kuukauteen. Tiliäsi ei kuitenkaan poisteta ja se pysyy toimivana, ellet toisin päätä.
On myös mahdollista lyhentää aikaa, jonka jälkeen Gmail-tilisi katsotaan käyttämättömäksi. Sinun ei tarvitse odottaa 2 vuotta automaattisen vastauksen aktivoitumista. Asetuksissa voit asettaa passiivisuuden 3 kuukauden, 6 kuukauden, 12 kuukauden tai 18 kuukauden ajaksi. Aktivoi automaattinen vastaus myös passiiviselta tilivastaavalta.
Kuinka asettaa Gmail-tili passiiviseksi ja ottaa automaattinen vastaus käyttöön
On tärkeää ymmärtää, milloin ja miten Gmail-tili katsotaan ei-aktiiviseksi. Google on ottanut käyttöön 1. kesäkuuta 2021 alkaen käytännön tietojen poistamisesta ei-aktiivisilta tileiltä, joilla on tallennustilaa. Jos et kirjaudu Gmail-tilillesi 24 kuukauteen, Google pitää tilin passiivisena ja voi poistaa tallennetut tiedot. Google ei kuitenkaan poista tiliäsi, vaikka sähköpostiosoitettasi ei olisi käytetty yli kahteen vuoteen. Gmail-tilisi pysyy aina käytössä, ellet toisin päätä.
Google-tilisi asetuksissa on vaihtoehto pyytää Gmail-osoitteesi automaattista poistamista valitun käyttämättömyyden jälkeen. Voit myös päättää lyhentää aikaa, jonka jälkeen Gmail-tilisi katsotaan käyttämättömäksi. Automaattisen vastauksen lähettämistä ei tarvitse odottaa 2 vuotta. Asetuksissa voit asettaa passiivisuuden 3 kuukauden, 6 kuukauden, 12 kuukauden tai 18 kuukauden ajaksi. Aktivoi automaattinen vastaus myös passiiviselta tilivastaavalta.
Jos haluat ottaa automaattisen vastauksen, kun joku kirjoittaa sähköpostin passiiviseen Gmail-tiliisi, sinun on ensin asetettava ajanjakso, jonka jälkeen tilisi katsotaan käyttämättömäksi. Tässä on seuraavat vaiheet:
- Siirry passiivisen tilin hallinnoijaan.
- Määritä aika, jonka jälkeen tilisi on katsottava käyttämättömäksi.
- Anna yhteyshenkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite (kun aika koittaa, saat hälytyksiä, jotka ilmoittavat, että tili on muuttumassa epäaktiiviseksi).
- Napsauta Seuraava määrittääksesi automaattisen sähköpostin lähettämisen sen jälkeen, kun olet määrittänyt käyttämättömyyden keston passiivisen tilin hallinnassa.
- Valitse aihe ja kirjoita lähetettävä viesti.
Näiden vaiheiden avulla voit määrittää automaattisia viestejä, jos et ole aktiivinen. Samalla sivulla voit ilmoittaa niiden henkilöiden yhteystiedot, jotka voivat sitten ottaa tilisi haltuunsa, jos et ole aktiivinen. Seuraavalla sivulla voit valita, poistetaanko tilisi asetetun käyttämättömyysajan jälkeen.
Voit muuttaa asetuksiasi milloin tahansa siirtymällä kohtaan Hallinnoi Google-tiliäsi > Tiedot ja tietosuoja > Suunnittele historiallinen perintösi.
Hyödyt ja haitat automaattisen vastauksen sallimisesta passiivisella Gmail-tilillä
Automaattisen vastauksen aktivoiminen passiivisella Gmail-tilillä voi olla käytännöllinen ratkaisu ilmoittaa kirjeenvaihtajille, ettet enää tarkista tätä tiliä. Tällä ominaisuudella on kuitenkin sekä etuja että haittoja.
Etujen joukossa on se, että se välttää kirjeenvaihtajienne hämmennystä tai turhautumista. He eivät istu odottamassa vastausta, jota ei koskaan tule. Lisäksi se voi auttaa sinua ylläpitämään ammattimaista kuvaa, vaikka et enää tarkistaisi kyseistä tiliä.
On kuitenkin myös haittoja, jotka on otettava huomioon. Esimerkiksi automaattisen vastauksen ottaminen käyttöön voi rohkaista roskapostittajia lähettämään tilillesi lisää viestejä tietäen, että he saavat vastauksen. Lisäksi, jos saat tärkeitä sähköposteja tälle tilille, saatat jäädä huomaamatta, jos et enää tarkista tiliä.
