Skriuwje om te lêzen

In kollega hat jo krekt e-post stjoerd oer in gearkomste dy't jo oer in oere hawwe. De e-post moat de kaaiynformaasje befetsje dy't jo moatte presintearje, as ûnderdiel fan in wichtich projekt.

Mar d'r is in probleem: de e-post is sa min skreaun dat jo de gegevens dy't jo nedich binne net fine kinne. Der binne staveringsflaters en ûnfolsleine sinnen. De paragrafen binne sa lang en betiizjend dat it jo trije kear sa lang duorret as it duorret om de ynformaasje te finen dy't jo wolle. Dêrtroch binne jo net taret op de gearkomste en giet it net sa goed as jo hope hiene.

Hawwe jo oait te krijen mei in situaasje lykas dizze? Yn in wrâld oerladen mei ynformaasje is it essinsjeel om dúdlik, bondich en effektyf te kommunisearjen. Minsken hawwe gjin tiid om boeklange e-mails te lêzen, en se hawwe net it geduld om e-mails te ynterpretearjen dy't min konstruearre binne en wêr't nuttige ynformaasje oer it plak ferspraat is.

Plus jo skriuwfeardigens binne goed, hoe better de yndruk silst meitsje op dy om dy hinne, ynklusyf dyn baas, kollega en kliïnten. Jo witte noait hoe fier dizze goede yndrukken jo sille bringe.

Yn dit artikel sille wy sjen hoe't jo jo skriuwfeardigens ferbetterje kinne en gewoane miskinnen foarkomme.

Audience and format

De earste stap om dúdlik te skriuwen is it passende formaat te kiezen. Moatte jo in ynformele e-post stjoere? Skriuw in detaillearre rapport? Of in formele brief skriuwe?

It formaat, tegearre mei jo publyk, sil jo "skriuwstim" definiearje, dus hoe formeel of ûntspannen de toan moat wêze. As jo ​​​​bygelyks in e-post skriuwe nei in potinsjele kliïnt, moat it dan deselde toan hawwe as in e-post nei in freon?

Definitely not.

Begjin troch te identifisearjen wa't jo berjocht sil lêze. Is it foar senioaren, it hiele team, of in lytse groep dy't wurket oan in spesifyk bestân? Yn alles wat jo skriuwe, moatte jo lêzers, as ûntfangers, jo toan en aspekten fan 'e ynhâld definiearje.

Komposysje en styl

As jo ​​witte wat jo skriuwe en wa't jo skriuwe, moatte jo skriuwe begjinne.

In lege, wyt kompjûterskerm is faak yntimidearjend. It is maklik om fêst te sitten, om't jo net witte hoe te begjinnen. Besykje dizze tips foar it komponearjen en opmaak fan jo dokumint:

 

  • Begjin mei jo publyk: Unthâld dat jo lêzers miskien neat witte fan wat jo har fertelle. Wat moatte se earst witte?
  • In plan meitsje: Dit is benammen nuttich as jo in langer dokumint skriuwe, lykas in rapport, presintaasje of taspraak. Skizzen helpe jo te identifisearjen hokker stappen jo moatte folgje yn hokker folchoarder en brekke de taak op yn behearbere ynformaasje.
  • Besykje in bytsje empasy: As jo ​​​​bygelyks in ferkeape-e-post skriuwe foar potensjele klanten, wêrom soene se dan soargje moatte foar jo produkt of jo ferkeappitch? Wat is it foardiel foar harren? Unthâld de behoeften fan jo publyk te alle tiden.
  • Brûk it rhetorike trijehoek: As jo ​​besykje immen te oertsjûgjen om wat te dwaan, wês dan wis dat jo útlizze wêrom't minsken nei jo moatte harkje, jo punt oerbringe op in manier dy't jo publyk sil belûke, en presintearje de ynformaasje op in rasjonele en gearhingjende manier.
  • Identifisearje jo haadtema: As jo ​​swierrichheid hawwe om it haadtema fan jo berjocht te definiearjen, dien dan as dat jo 15 sekonden hawwe om jo posysje te ferklearjen. Wat seist ? Dit is wierskynlik jo haadtema.
  • Brûk platte taal: Utsein as jo in wittenskiplik artikel skriuwe, is it meastentiids it bêste om ienfâldige, rjochtlinige taal te brûken. Brûk gjin lange wurden gewoan om yndruk te meitsjen op minsken.

Struktuer

Jo dokumint moat as brûkersfreonlik mooglik wêze. Brûk titels, ûndertitels, kûlen en getallen safolle mooglik om de tekst te skieden.

Ommers, wat soe makliker te lêzen wêze: in side fol mei lange alinea's of in side opdield yn koarte alinea's mei rubrykkoppen en kûgelpunten? In dokumint dat maklik te scannen is, sil faker lêzen wurde as in dokumint mei lange, dichte paragrafen.

Kopteksten moatte de oandacht fan de lêzer gripe. Fragen brûke is faaks in goed idee, benammen yn advertinsjekopy, om't fragen helpe de lêzer ynteressearre en nijsgjirrich te hâlden.

Yn e-mails en útstellen brûke koarte, faktuele titels en ûndertitels, lykas dy yn dit artikel.

It tafoegjen fan grafiken is ek in tûk manier om jo tekst te skieden. Dizze fisuele helpmiddels jouwe net allinich de lêzer omtinken te hâlden op de ynhâld, mar ek om wichtige ynformaasje folle rapper te kommunisearjen as de tekst.

Grammatikaal flater

Jo witte wierskynlik dat flaters yn jo e-post jo wurk ûnprofesjoneel sille meitsje. It is essinsjeel om grutte flaters te foarkommen troch josels in staveringshifker te krijen en jo stavering safolle mooglik te herzien.

Hjir binne inkele foarbylden fan gewoane wurden:

 

  • Ik stjoere / stjoere / stjoere jo

 

It tiidwurd "om te stjoeren" as in tiidwurd fan 'e earste groep is, sil men altyd skriuwe yn' e earste persoan fan 'e ientalige "ik stjoere" mei in "e". "Shipment" sûnder "e" is in namme ("in ferhipment") en kin meartal wêze: "shipments".

 

  • Ik jou jo mei / jo mei jo

 

Ien sil altyd skriuwe "Ik gean jo mei jo" mei in "s". "Joint" mei in "t" is de konjugaasje fan 'e tredde persoan iental "he joins".

 

  • Deadline / deadline

 

Sels as "bumper" op in feminine namme befetsje, jouwe jo net nei ferlieding en stribje altyd "bumper" sûnder "e".

 

  • Oanbefelling / oanbefelling

 

As yn it Ingelsk in "oanbefelling" skriuwe mei in "e", yn it Frânsk skriuwe wy altyd "oanbefelling" mei in "a".

 

  • Is der / is der / is der

 

Wy foegje in eufoanyske "t" ta yn fraachpetearen om de útspraak te fasilitearjen en twa klinkers efterinoar te foarkommen. Wy sille dêrom skriuwe "is der".

 

  • Yn betingsten / yn termen fan

 

Men skriuwt nea "yn termen" sûnder in "s". Der binne yndie altyd ferskate "termen" yn it gebrûk fan dizze ekspresje.

 

  • Of / ûnder

 

Tink derom om net te misledigjen troch it wurd "útsein" dy't einiget mei in "s". Men skriuwt nea "ûnder" mei in "s". It is in ferhâldingsstelling en it is unykbere.

 

  • As ôfspraken / as ôfspraken

 

Ek op in feminine namme befette, "as ôfspraken" is altyd unferienber en neamt in "e".

 

  • Ynhâld / tsjinst

Skeakelje de namme en it tiidwurd net. De namme "ynterview" sûnder "t" beskriuwt in wiksel of "jild-ynterview". It konjugearre tiidwurd yn 'e tredde persoan fan' e ientalige "ûnderhâldt" wurdt brûkt as it giet om it dwaan fan it dwaan fan it behâld fan 'e dingen.

Guon fan jo lêzers sille net perfekt wêze yn stavering en grammatika. Se kinne miskien net as jo dizze flater meitsje. Mar dit net brûke as in skuld: der sil normaal minsken wêze, benammen seniores, dy't merk fine!

Om dizze reden moat alles wat jo skriuwe fan in akseptabele kwaliteit wêze foar alle lêzers.

ferifikaasje

De fijân fan in goede proeflêzing is snelheid. In protte minsken haasten troch har e-post, mar dat is hoe't jo flaters misse. Folgje dizze ynstruksjes om te ferifiearjen wat jo skreaun hawwe:

  • Kontrolearje jo kopteksten en fuotten: Minsken negearje se faak om allinich op 'e tekst te fokusjen. Krekt om't de kopteksten grut en fet binne, betsjut net dat se flaterfrij binne!
  • Lês de e-mail aloud: Dit makket jo te slingerjen, dat betsjut dat jo faak wierskynlik fûnen fêststelle.
  • Brûk jo finger om de tekst te folgjen as jo lêze: It is in oar ding dat jo helpt te slingerjen.
  • Begjin oan it ein fan jo tekst: Lês in sin fan 'e ein fan' e ein oan it begjin, it helpt jo te fokusjen op 'e fouten en net de ynhâld.