Découverte de fonctionnalités méconnues
Gmail offre une multitude de fonctionnalités, dont certaines sont souvent méconnues des utilisateurs. Dans cette partie, nous allons explorer cinq de ces fonctionnalités qui pourraient vous aider à briller en entreprise et à progresser professionnellement.
Une des fonctionnalités méconnues de Gmail est l’utilisation des filtres avancés pour organiser automatiquement vos e-mails en fonction de critères spécifiques. Vous pouvez, par exemple, filtrer les e-mails provenant d’un certain expéditeur ou contenant certains mots-clés, puis les classer automatiquement dans un dossier spécifique. Cela vous permet de garder votre boîte de réception bien organisée et de ne jamais manquer un e-mail important.
Une autre fonctionnalité intéressante est la possibilité d’annuler l’envoi d’un e-mail. Si vous avez accidentellement envoyé un e-mail à la mauvaise personne ou que vous avez oublié d’inclure une pièce jointe, vous avez quelques secondes pour cliquer sur “Annuler” et récupérer l’e-mail avant qu’il ne soit définitivement envoyé.
Gmail vous permet également d’utiliser des alias pour gérer différents aspects de votre travail. Vous pouvez ainsi créer des adresses e-mail spécifiques pour la gestion de projet, le service client ou la communication interne, tout en gardant le tout centralisé dans votre compte Gmail principal.
La personnalisation des notifications est une autre fonctionnalité utile de Gmail. Vous pouvez choisir de recevoir des notifications pour les e-mails importants uniquement, en fonction de l’expéditeur, du sujet ou d’autres critères. Cela vous permet de rester concentré sur votre travail sans être constamment interrompu par des notifications inutiles.
Enfin, la fonctionnalité de recherche avancée de Gmail vous aide à retrouver rapidement les e-mails dont vous avez besoin. En utilisant des opérateurs de recherche spécifiques, vous pouvez affiner vos résultats pour trouver exactement ce que vous cherchez, même si votre boîte de réception contient des milliers d’e-mails.
Gagnez en visibilité avec des signatures personnalisées
Une signature personnalisée est un excellent moyen de vous démarquer au sein de votre entreprise. Grâce à Gmail, vous pouvez créer des signatures électroniques attrayantes et informatives pour vos courriels professionnels. Pour ce faire, accédez aux paramètres de votre compte Gmail et cliquez sur “Voir tous les paramètres”. Ensuite, sélectionnez l’onglet “Général” et faites défiler vers le bas pour trouver la section “Signature”.
Dans cette section, vous pouvez ajouter du texte, des images, des liens et même des icônes de réseaux sociaux pour personnaliser votre signature. N’oubliez pas d’inclure des informations pertinentes telles que votre nom, votre poste, les coordonnées de votre entreprise et un lien vers votre profil LinkedIn, par exemple. Cela permettra à vos collègues et contacts professionnels de vous reconnaître facilement et d’en apprendre davantage sur vous et votre rôle au sein de l’entreprise. Une signature bien conçue peut contribuer à renforcer votre image professionnelle et à vous faire remarquer par vos supérieurs.
Collaborez efficacement grâce aux libellés partagés
Gmail offre la possibilité de créer des libellés partagés, ce qui facilite grandement la collaboration avec vos collègues. Les libellés partagés vous permettent de classer et d’organiser les e-mails liés à des projets ou des sujets spécifiques, et d’y donner accès à d’autres membres de votre équipe. Cela favorise la communication et le partage d’informations au sein de l’équipe, améliorant ainsi votre efficacité au travail.
Pour créer un libellé partagé, accédez à la section “Libellés” dans les paramètres de Gmail et cliquez sur “Créer un nouveau libellé”. Nommez votre libellé et attribuez-lui une couleur pour le rendre facilement identifiable. Une fois que vous avez créé votre libellé, vous pouvez le partager avec d’autres membres de votre équipe en cliquant sur l’icône de partage à côté du nom du libellé. Entrez simplement les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le libellé et elles pourront alors accéder aux e-mails associés à ce libellé.
En utilisant les libellés partagés pour collaborer avec vos collègues, vous pourrez travailler plus efficacement sur des projets communs, éviter les doublons d’efforts et faciliter la prise de décision. Cela aura un impact positif sur votre productivité et pourra vous aider à vous démarquer comme un membre clé de l’équipe.
