ગેરહાજર સંદેશાઓ મહત્વપૂર્ણ કાર્ય લેખન છે. પરંતુ ઘણા કારણોસર, તેઓને અવગણી શકાય છે. આ તેમના લેખનના સંદર્ભ દ્વારા અને કેટલીકવાર તેઓની અસરને ધ્યાનમાં ન લઈને સમજાવવામાં આવે છે.
ખરેખર, ગેરહાજરીનો સંદેશ એક સ્વચાલિત સંદેશ છે. સમય અંતરાલ અથવા નિર્ધારિત સમયગાળાની અંદર પ્રાપ્ત કોઈપણ સંદેશના પ્રતિસાદ તરીકે મોકલ્યો. કેટલીકવાર રજા પર જવાના સંદર્ભમાં સંદેશ તૈયાર કરવામાં આવે છે. આ સમયગાળો, જ્યારે તમે કદાચ પહેલેથી જ તમારું મન બીજે ક્યાંક રાખ્યું હોય, તો તમારો સંદેશ લખવાનો શ્રેષ્ઠ સમય ન હોઈ શકે.
સ્વચાલિત ગેરહાજરી સંદેશને રૂપરેખાંકિત કરવાનો અર્થ શું છે?
કામના સંદેશની ગેરહાજરી ઘણી રીતે મહત્વપૂર્ણ છે. તેનો ઉપયોગ તમારી ગેરહાજરીના તમારા બધા કર્મચારીઓને સૂચિત કરવા માટે થાય છે. તે એવી માહિતી પ્રદાન કરે છે કે જે તમને પાછા ફરવાની રાહ જોતી વખતે તેમની પ્રવૃત્તિઓ ચાલુ રાખવા દે છે. આ માહિતી મુખ્યત્વે તમારી પુન recoveryપ્રાપ્તિની તારીખ છે, તમારો સંપર્ક કરવા માટે કટોકટી સંપર્ક વિગતો અથવા કટોકટીમાં સંપર્ક કરવા માટેના કોઈ સાથીની સંપર્ક વિગતો. આ બધાને ધ્યાનમાં રાખીને, ગેરહાજરીનો સંદેશ એ કોઈપણ વ્યાવસાયિક માટે સંદેશાવ્યવહારની આવશ્યક ક્રિયા છે.
કઈ ભૂલો ટાળવા છે?
ગેરહાજરીના સંદેશના મહત્વને જોતાં, ઘણા પરિમાણોને ધ્યાનમાં લેવું આવશ્યક છે જેથી તમારા સંભાષણ કરનારને આંચકો પહોંચાડવો અથવા તેનો અનાદર ન કરવો. માન-અણગમો કરતાં અવાજ માનવી વધુ સારું. તેથી તમે OUPS, pff, વગેરે જેવા અભિવ્યક્તિઓનો ઉપયોગ કરી શકતા નથી. તમારે બધા હિસ્સેદારોની પ્રોફાઇલ ધ્યાનમાં લેવાની જરૂર રહેશે. આમ, જ્યારે તમારા ઉપરી અધિકારીઓ અથવા ગ્રાહકો, સપ્લાયર્સ અથવા જાહેર અધિકારીઓ તમને સંદેશા આપતા હોય ત્યારે સહકાર્યકરો સાથે વાત કરી રહ્યાં હોય તેવું લખવાનું ટાળો.
આ અસુવિધાને ટાળવા માટે, આઉટલુક દ્વારા આંતરિક કંપની મેલ્સ માટે ગેરહાજર સંદેશ અને બાહ્ય મેઇલ્સ માટે બીજો સંદેશ હોવું શક્ય છે. કોઈ પણ સંજોગોમાં, સુવ્યવસ્થિત ગેરહાજરી સંદેશ પેદા કરવા માટે તમારે બધી પ્રોફાઇલ ધ્યાનમાં લેવાની રહેશે.
આ ઉપરાંત, માહિતી ઉપયોગી અને ચોક્કસ હોવી આવશ્યક છે. "હું આવતી કાલથી ગેરહાજર રહીશ" જેવા અસ્પષ્ટ સંદેશાઓ ટાળો, જેને જાણીને કે જેને પણ આ માહિતી પ્રાપ્ત થશે તે આ "આવતીકાલે" ની તારીખ જાણી શકશે નહીં.
અંતે, કોઈ પરિચિત અને કેઝ્યુઅલ સ્વરનો ઉપયોગ કરવાનું ટાળો. ખરેખર, નજરમાં વેકેશનની ઉમંગ તમને વધુ પડતા પરિચિત સ્વરનો ઉપયોગ કરવાનું કારણ બની શકે છે. અંત સુધી વ્યાવસાયિક રહેવાનું યાદ રાખો. મૌખિક રીતે સાથીદારો સાથે, આ થઈ શકે છે, પરંતુ ખાસ કરીને વર્કિંગ પેપર્સના સંદર્ભમાં નહીં.
કયા પ્રકારનો ગેરહાજરી સંદેશ પસંદ કરવો?
આ બધી મુશ્કેલીઓ ટાળવા માટે, પરંપરાગત શૈલી પસંદ કરો. આમાં તમારા પ્રથમ અને છેલ્લા નામો, તમે પ્રાપ્ત કરેલા સંદેશ પર પ્રક્રિયા ક્યારે કરી શકો છો અને કટોકટીના કિસ્સામાં સંપર્ક કરવા માટે વ્યક્તિ (ઓ) નો સમાવેશ થાય છે.
