Gmail વડે તમારી કાર્યક્ષમતા વધારવાની: મૂળભૂત બાબતો
Gmail માત્ર એક મેસેજિંગ પ્લેટફોર્મ કરતાં વધુ છે. તે એક શક્તિશાળી સાધન છે જે, જ્યારે તેની સંપૂર્ણ ક્ષમતાનો ઉપયોગ કરે છે, ત્યારે તમે તમારા વ્યવસાયિક સંચારનું સંચાલન કરવાની રીતને બદલી શકો છો. જે કર્મચારીઓનું એકાઉન્ટ તેમની કંપની દ્વારા પ્રી-કોન્ફિગર કરવામાં આવ્યું છે, તેમના માટે Gmail ના તેમના દૈનિક ઉપયોગને ઑપ્ટિમાઇઝ કરવા માટે કેટલીક ટિપ્સ જાણવી જરૂરી છે.
પ્રથમ, કીબોર્ડ શૉર્ટકટ્સનો ઉપયોગ તમારા સામાન્ય કાર્યોને મોટા પ્રમાણમાં ઝડપી બનાવી શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, ફક્ત "c" દબાવીને, તમે એક નવો ઈમેલ કંપોઝ કરી શકો છો. આ શોર્ટકટ્સમાં નિપુણતા મેળવીને, તમે દૈનિક ધોરણે કિંમતી સમય બચાવશો.
આગળ, Gmail ની "સૂચિત જવાબ" સુવિધા એ લોકો માટે એક અજાયબી છે જેઓ દરરોજ ઘણા બધા ઇમેઇલ મેળવે છે. આર્ટિફિશિયલ ઈન્ટેલિજન્સ માટે આભાર, Gmail તમારા ઈમેલના ટૂંકા અને સંબંધિત જવાબો આપે છે, જેનાથી તમે એક ક્લિકમાં જવાબ આપી શકો છો.
ઉપરાંત, "પૂર્વવત્ મોકલો" સુવિધા જીવન બચાવનાર છે. ખૂબ ઝડપથી ઈ-મેલ મોકલ્યાનો અફસોસ કોને થયો નથી? આ ફંક્શન સાથે, તમારી પાસે "મોકલો" પર ક્લિક કર્યા પછી ઈ-મેલ મોકલવાનું રદ કરવા માટે થોડી સેકંડ છે.
છેલ્લે, તમારા ઇનબૉક્સને વ્યક્તિગત કરવાથી તમારી કાર્યક્ષમતામાં પણ સુધારો થઈ શકે છે. તમારા ઈમેઈલને રંગબેરંગી લેબલ્સ સાથે ગોઠવીને અને "પ્રાધાન્યતા" સુવિધાનો ઉપયોગ કરીને, તમે મહત્વપૂર્ણ ઈમેઈલને ઓછા મહત્વના ઈમેઈલથી સરળતાથી અલગ કરી શકો છો.
એકંદરે, Gmail ઘણી બધી વિશેષતાઓ પ્રદાન કરે છે જેનો ઉપયોગ સમજદારીપૂર્વક કરવામાં આવે ત્યારે, તમારા ઇમેઇલ અનુભવને વધુ સરળ અને વધુ કાર્યક્ષમ બનાવી શકે છે.
ફિલ્ટર્સ અને નિયમો સાથે ઈમેલ મેનેજમેન્ટને ઑપ્ટિમાઇઝ કરો
ઈમેઈલ મેનેજમેન્ટ ઝડપથી એક મુશ્કેલ કાર્ય બની શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે તમે દરરોજ સેંકડો સંદેશાઓ પ્રાપ્ત કરો છો. સદભાગ્યે, Gmail તમારા ઈમેઈલને અસરકારક રીતે સૉર્ટ કરવા, ગોઠવવા અને મેનેજ કરવા માટે શક્તિશાળી સાધનો પ્રદાન કરે છે.
Gmail ની સૌથી ઉપયોગી સુવિધાઓમાંની એક ફિલ્ટર બનાવવાની ક્ષમતા છે. ધારો કે તમને તમારી સેલ્સ ટીમ તરફથી નિયમિત રિપોર્ટ્સ પ્રાપ્ત થાય છે. આ ઇમેઇલ્સને મેન્યુઅલી સૉર્ટ કરવાને બદલે, તમે એક ફિલ્ટર સેટ કરી શકો છો જેથી કરીને "રિપોર્ટ" શબ્દ ધરાવતી તમામ ઇમેઇલ્સ આપમેળે ચોક્કસ ફોલ્ડરમાં મૂકવામાં આવે. આ તમને તમારા ઇનબોક્સને સ્વચ્છ અને વ્યવસ્થિત રાખવા દે છે.
વધુમાં, Gmail નિયમોનો ઉપયોગ અમુક ક્રિયાઓને સ્વચાલિત કરવા માટે કરી શકાય છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે ન્યૂઝલેટર્સ અથવા પ્રચારોથી પરેશાન ન થવા માંગતા હો, તો તમે તેમને આપમેળે આર્કાઇવ કરવા અથવા તેઓ આવતાની સાથે જ તેમને વાંચેલા તરીકે ચિહ્નિત કરવા માટે એક નિયમ બનાવી શકો છો.
અન્ય મૂલ્યવાન ટિપ "અદ્યતન શોધ" સુવિધાનો ઉપયોગ કરી રહી છે. કોઈ ચોક્કસ સંદેશ શોધવા માટે હજારો ઈમેઈલની તપાસ કરવાને બદલે, તમને જોઈતા ઈમેલને ઝડપથી શોધવા માટે અદ્યતન શોધ માપદંડનો ઉપયોગ કરો. તમે તારીખ દ્વારા, પ્રેષક દ્વારા અથવા જોડાણ દ્વારા પણ શોધી શકો છો.
આ સાધનોનો ઉપયોગ કરીને, તમે અસ્તવ્યસ્ત ઇનબૉક્સને એક સંગઠિત કાર્યસ્થળમાં ફેરવી શકો છો, જેનાથી તમે સૌથી મહત્વપૂર્ણ એવા કાર્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકો છો અને તમારી રોજિંદી ઉત્પાદકતામાં સુધારો કરી શકો છો.
મહત્તમ કાર્યક્ષમતા માટે અન્ય Google એપ્લિકેશનો સાથે એકીકરણ
Gmail નો સૌથી મોટો ફાયદો એ છે કે તે અન્ય Google એપ્લિકેશનો સાથે એકીકૃત રીતે એકીકૃત થવાની ક્ષમતા છે. ટૂલ્સ વચ્ચેની આ સિનર્જી વપરાશકર્તાઓને તેમની કાર્યક્ષમતા વધારવા અને તેમના દૈનિક કાર્યોમાં મૂલ્યવાન સમય બચાવવા માટે પરવાનગી આપે છે.
ગૂગલ કેલેન્ડરનું ઉદાહરણ લો. જો તમને એપોઈન્ટમેન્ટની વિગતો અથવા આગામી ઈવેન્ટ સાથેનો ઈમેઈલ મળે, તો Gmail આપમેળે તે ઈવેન્ટને તમારા Google કેલેન્ડરમાં ઉમેરવાનું સૂચન કરી શકે છે. માત્ર એક ક્લિક સાથે, ઇવેન્ટ સાચવવામાં આવે છે, તમને મેન્યુઅલી વિગતો દાખલ કરવાની ઝંઝટ બચાવે છે.
તેવી જ રીતે, Google ડ્રાઇવ સાથે એકીકરણ એ એક મુખ્ય વત્તા છે. જ્યારે તમે જોડાણ સાથેનો ઈમેઈલ પ્રાપ્ત કરો છો, ત્યારે તમે તેને સીધો તમારી ડ્રાઈવમાં સાચવી શકો છો. આ ફક્ત તમારા દસ્તાવેજોને ગોઠવવાનું સરળ બનાવે છે, પરંતુ કોઈપણ ઉપકરણમાંથી ઝડપી અને સરળ ઍક્સેસ માટે પણ પરવાનગી આપે છે.
છેલ્લે, Gmail ની Tasks સુવિધા એ તમારી ટૂ-ડૂ સૂચિનું સંચાલન કરવા માટેનું એક શક્તિશાળી સાધન છે. માત્ર એક ક્લિકથી, ઈમેલને ટૂ-ડૂમાં ફેરવો. તમે સમયમર્યાદા સેટ કરી શકો છો, સબટાસ્ક ઉમેરી શકો છો અને તમારી સૂચિને અન્ય Google એપ્લિકેશન્સ સાથે સિંક પણ કરી શકો છો.
આ એકીકરણનો લાભ લઈને, વપરાશકર્તાઓ એક સીમલેસ વર્ક ઇકોસિસ્ટમ બનાવી શકે છે, જ્યાં દરેક ટૂલ અન્ય લોકો સાથે એકીકૃત રીતે વાતચીત કરે છે, જેનાથી ઇમેઇલ્સ અને સંબંધિત કાર્યોનું સંચાલન સરળ અને વધુ કાર્યક્ષમ બને છે.
