Gmail ફોલ્ડર્સ સાથે કાર્યક્ષમ સંસ્થા
ઈ-મેઈલના સંચાલનમાં કાર્યક્ષમતા જરૂરી છે, ખાસ કરીને એ વ્યાવસાયિક વાતાવરણ જ્યાં દરેક મિનિટ ગણાય છે. Gmail, વ્યાવસાયિક વિશ્વમાં એક અગ્રણી સંચાર સાધન તરીકે, વપરાશકર્તાઓને તેમના ઇમેઇલ્સને શ્રેષ્ઠ રીતે ગોઠવવામાં મદદ કરવા માટે અદ્યતન સુવિધાઓ પ્રદાન કરે છે. અસરકારક સંગઠન માટેના પ્રથમ પગલાઓમાંનું એક ફોલ્ડર્સનો ઉપયોગ છે.
અન્ય ઇમેઇલ સેવાઓથી વિપરીત, Gmail વાસ્તવમાં "ફોલ્ડર્સ" શબ્દનો ઉપયોગ કરતું નથી. તેના બદલે, તે "લેબલ્સ" ઓફર કરે છે. જો કે, કાર્યક્ષમતા સમાન છે. લેબલ્સ તમને તમારા ઇમેઇલ્સને અલગ ફોલ્ડરમાં મૂકવાની જેમ વર્ગીકૃત કરવાની મંજૂરી આપે છે. વ્યક્તિગત ઈમેઈલથી વર્ક ઈમેઈલને અલગ કરવાની અથવા પ્રોજેક્ટ અથવા વિષયો વચ્ચે તફાવત કરવાની આ એક સરળ અને અસરકારક રીત છે.
લેબલ બનાવવું એ બાળકોની રમત છે. Gmail ઇન્ટરફેસના ડાબા ફલકમાં, ફક્ત “વધુ” પર ક્લિક કરો, પછી “નવું લેબલ બનાવો” પર ક્લિક કરો. તમારી જરૂરિયાતો અનુસાર તેને નામ આપો, અને વોઇલા! તમે હવે આ "ફોલ્ડર" માં ઈમેઈલને ખેંચી અને છોડી શકો છો અથવા ફિલ્ટર્સ સેટ કરી શકો છો જેથી અમુક ઈમેઈલ ત્યાં આપમેળે નિર્દેશિત થાય.
લેબલનો વિવેકપૂર્ણ ઉપયોગ તમારા ઇનબૉક્સને એક સંગઠિત કાર્યસ્થળમાં ફેરવી શકે છે, જ્યાં દરેક ઇમેઇલનું સ્થાન હોય છે. આ માત્ર અવ્યવસ્થિત ઇનબૉક્સ જોવાના તણાવને ઘટાડે છે, પરંતુ મહત્વપૂર્ણ માહિતી શોધવા અને પુનઃપ્રાપ્ત કરવાનું પણ સરળ બનાવે છે.
Gmail લેબલ્સ વડે કાર્યક્ષમતા વધારવી
લેબલ્સ ઉપરાંત, Gmail તમારા ઈમેલને વ્યવસ્થિત કરવા માટે બીજી શક્તિશાળી સુવિધા આપે છે: લેબલ્સ. લેબલ્સ જેવું જ હોવા છતાં, લેબલ્સ એક ઇમેઇલને બહુવિધ લેબલ્સ રાખવાની મંજૂરી આપીને વધારાની લવચીકતા પ્રદાન કરે છે. તેને ટેગીંગ સિસ્ટમ તરીકે વિચારો, જ્યાં દરેક ઈમેલ બહુવિધ વિષયો અથવા શ્રેણીઓ સાથે સંકળાયેલ હોઈ શકે છે.
લેબલ્સ ખાસ કરીને વ્યાવસાયિક સંદર્ભમાં ઉપયોગી છે. ઉદાહરણ તરીકે, કોઈ ચોક્કસ પ્રોજેક્ટ સંબંધિત ઈમેલને "અર્જન્ટ" અથવા "રિવ્યૂ" તરીકે પણ લેબલ કરી શકાય છે. આ સુસંગતતા અને મહત્વના આધારે ઇમેઇલને પ્રાધાન્ય આપવા અને સૉર્ટ કરવામાં મદદ કરે છે.
ઈમેલમાં લેબલ ઉમેરવા માટે, ફક્ત તેને પસંદ કરો અને પછી પૃષ્ઠની ટોચ પરના લેબલ આયકન પર ક્લિક કરો. પછી તમે હાલના લેબલ્સમાંથી પસંદ કરી શકો છો અથવા એક નવું બનાવી શકો છો. લેબલવાળી ઈમેઈલ મુખ્ય ઇનબોક્સમાં દેખાશે, પરંતુ ડાબી તકતીમાં ચોક્કસ લેબલ પર ક્લિક કરીને પણ જોઈ શકાય છે.
લેબલોનો ફાયદો એ છે કે તમારી ઈમેઈલની સ્પષ્ટ ઝાંખી પૂરી પાડવાની તેમની ક્ષમતા. માત્ર થોડી ક્લિક્સ સાથે, તમે ચોક્કસ પ્રોજેક્ટ, ટીમ અથવા વિષય સાથે સંકળાયેલા તમામ ઇમેઇલ્સ જોઈ શકો છો. વ્યવસાયિક વિશ્વમાં જ્યાં માહિતી રાજા છે, Gmail લેબલ્સ વ્યવસ્થિત અને કાર્યક્ષમ રહેવા માટે એક મૂલ્યવાન સંપત્તિ છે.
Gmail ટૅબ્સ વડે તમારા ઇનબૉક્સને ઑપ્ટિમાઇઝ કરો
Gmail ટૅબ્સ એ એક નવીનતા છે જેણે અમારા ઇનબૉક્સ સાથે ક્રિયાપ્રતિક્રિયા કરવાની રીતને બદલી નાખી છે. એક જ ઈમેલ સૂચિને બદલે, Gmail હવે તમારા ઇનબૉક્સને "મુખ્ય", "પ્રચાર", "સામાજિક" અને "અપડેટ્સ" જેવા અનેક ટૅબમાં વિભાજિત કરે છે. આ વિભાગ મહત્વપૂર્ણ ઈમેઈલને નીચી પ્રાથમિકતા સૂચનાઓથી અલગ કરવામાં મદદ કરે છે.
વ્યાવસાયિક સંદર્ભમાં, આ કાર્યક્ષમતા આવશ્યક છે. ક્લાયંટ, સહકર્મીઓ અથવા ઉપરી અધિકારીઓના ઈમેઈલ "મુખ્ય" ટેબમાં આવે છે, તે સુનિશ્ચિત કરે છે કે તેઓ ઓછા મહત્વપૂર્ણ સૂચનાઓના દરિયામાં ડૂબી ગયા નથી. આનાથી તાત્કાલિક ઈમેલનો ઝડપથી પ્રતિસાદ આપવાનું અને પ્રાથમિકતાઓને અસરકારક રીતે સંચાલિત કરવાનું શક્ય બને છે.
જો તમે નિયમિતપણે ન્યૂઝલેટર્સ અથવા રિપોર્ટ્સ પ્રાપ્ત કરો છો, તો તે આપમેળે "અપડેટ્સ" ટૅબ પર નિર્દેશિત થઈ શકે છે. તેવી જ રીતે, પ્રોફેશનલ સોશિયલ નેટવર્કની સૂચનાઓ, જેમ કે LinkedIn, "સોશિયલ નેટવર્ક્સ" ટૅબ પર રીડાયરેક્ટ કરી શકાય છે. આ સંસ્થા તમારા મુખ્ય ઇનબૉક્સને સાફ રાખે છે.
તમારી જરૂરિયાતો અનુસાર આ ટેબ્સને કસ્ટમાઇઝ કરવાનું પણ શક્ય છે. જો કોઈ ઈમેલ ખોટી રીતે વર્ગીકૃત થયેલ હોય, તો તમે તેને યોગ્ય ટેબમાં ખેંચી અને છોડી શકો છો. સમય જતાં, Gmail તમારી પસંદગીઓ શીખશે અને તે મુજબ આપમેળે ઇમેઇલનું વર્ગીકરણ કરશે.
નિષ્કર્ષમાં, Gmail ટૅબ્સ એ તમારા વ્યવસાયિક ઇમેઇલ્સને મેનેજ કરવા અને ગોઠવવા માટેનું એક શક્તિશાળી સાધન છે. તેઓ ખાતરી કરે છે કે નિર્ણાયક માહિતી ક્યારેય ઘોંઘાટમાં ખોવાઈ ન જાય અને તમને વધુ સંરચિત અને કાર્યક્ષમ રીતે કાર્ય કરવાની મંજૂરી આપે છે.
