मेल या मेल: किसे प्राथमिकता दी जानी चाहिए?
किसी संवाददाता को पत्र या पत्र भेजना एक बहुत व्यापक प्रथा है। भले ही आज मेल की सिफारिश करने की संभावना है, यह स्पष्ट है कि मेल संदेशों के प्रसारण में अधिक गति की गारंटी देता है। हालाँकि, पेशेवर संदर्भ में ऐसे अवसर आते हैं जहाँ ईमेल का उपयोग करना पत्र की तुलना में अधिक फायदेमंद होता है। उस ने कहा, विनम्र भावों के उचित उपयोग की उपेक्षा नहीं की जानी चाहिए। मेल या मेल: कुछ परिस्थितियों में क्या पसंद किया जाना चाहिए और कौन से विनम्र सूत्र उपयुक्त हैं?
पत्र कब भेजें?
कुछ विशिष्ट संदर्भों में पत्र भेजने की सलाह दी जाती है। कभी-कभी यह कानून है जिसके लिए आपको ऐसा करने की आवश्यकता होती है।
कामकाजी दुनिया में, इस्तीफे का पत्र भेजने, बर्खास्तगी साक्षात्कार के लिए कॉल करने या अनुरोध या निर्णय को एक पत्र में औपचारिक रूप से परिवीक्षा अवधि को तोड़ने के लिए प्रथागत है।
ग्राहक-आपूर्तिकर्ता संबंधों के संबंध में, हम एक पत्र के पते, अवैतनिक चालान के लिए औपचारिक नोटिस, दोषपूर्ण उत्पाद की डिलीवरी के बाद माफी या ऑर्डर की डिलीवरी की औपचारिक सूचना की आवश्यकता वाली परिस्थितियों के बीच उद्धृत कर सकते हैं।
आपको पेशेवर ईमेल कब भेजना पसंद करना चाहिए?
व्यवहार में, एक पत्र भेजना पेशेवर संदर्भ में होने वाले दैनिक आदान-प्रदान के लिए उपयुक्त है। यह मामला तब होता है जब किसी संभावित ग्राहक को एक उद्धरण भेजने, एक ग्राहक को एक अतिदेय चालान के बारे में पुन: लॉन्च करने या किसी सहकर्मी को दस्तावेज़ भेजने की बात आती है।
लेकिन यह जानना एक बात है कि पेशेवर ईमेल का उपयोग कब करना है और दूसरी बात यह है कि विनम्र भावों का अच्छा उपयोग करना है।
अनुवर्ती ईमेल के लिए संरचना क्या है?
एक ग्राहक का अनुवर्ती ईमेल आम तौर पर 7 भागों में संरचित होता है। हम इनमें से उद्धृत कर सकते हैं:
- व्यक्तिगत विनम्र सूत्र
- हुक
- प्रसंग
- परियोजना
- कॉल टू एक्शन
- संक्रमण
- अंतिम विनम्र वाक्यांश
ईमेल की शुरुआत में विनम्र सूत्र के संबंध में, इसे वैयक्तिकृत करने की अनुशंसा की जाती है। आप उदाहरण के लिए कह सकते हैं: "नमस्ते + अंतिम नाम / प्रथम नाम"।
जहां तक अंतिम विनम्र सूत्र का सवाल है, आप इसे अपना सकते हैं: "आपकी वापसी लंबित है, मैं कामना करता हूं कि आपका दिन अच्छा रहे और निश्चित रूप से उपलब्ध रहें"। यह विनम्र सूत्र उस ग्राहक के लिए उपयुक्त है जिसके साथ आपका कुछ व्यापक व्यावसायिक संबंध है या ग्राहक जिसे आप विशेष रूप से जानते हैं।
जब किसी ऐसे ग्राहक की बात आती है जिसके साथ आपने दैनिक संबंध विकसित नहीं किया है, तो ईमेल की शुरुआत में विनम्र सूत्र "श्रीमान ..." या "सुश्री ..." प्रकार का होना चाहिए। ईमेल के अंत में विनम्र सूत्र के लिए, आप "अपनी वापसी के लिए लंबित, कृपया मेरी सर्वोत्तम भावनाओं का आश्वासन स्वीकार करें" सूत्र का उपयोग कर सकते हैं।
क्लाइंट को उद्धरण प्रेषित करने के लिए, संरचना लगभग समान है। हालाँकि, किसी सहकर्मी को दस्तावेज़ भेजने के लिए, आपको नमस्ते कहने से कोई नहीं रोकता है। ईमेल के अंत में, "ईमानदारी से" या "दयालु संबंध" जैसे विनम्र भावों की भी सिफारिश की जाती है।
